Mandat og rolle

MANDAT OG ROLLE FOR STAND – STANDARDISERINGSUTVALGET FOR NORSK DAGLIGVAREBRANSJE

Bakgrunn

Utvalget ble opprettet i 1998 etter initiativ fra KK (Kolonialgrossistene Kundeservice) og i samarbeid med DLF (Dagligvareleverandørenes Forening).

Utvalget består av fire representanter og fire vararepresentanter fra hver av bransjeselskapene DLF (Dagligvareleverandørenes forening) og DMF (Dagligvarehandelens Miljøforum AS). I tillegg har GS1 Norge én observatørplass. Lederen og sekretariatet fordeles på DLF og DMF, og roterer mellom DLF og DMF hvert andre år.

Utvalget har utarbeidet flere anbefalinger overfor dagligvarebransjen og disse finnes på STANDs nettsted www.stand.no.

Mandat

Overordnet myndighet er DLF og DMF. Representasjon i STAND og resultater fra STAND sitt arbeid skal forankres i DLF og DMF sine styrer.

STAND skal utarbeide og anbefale relevant rammeverk og retningslinjer som bidrar til bærekraftige og effektive verdikjeder i norsk dagligvarebransje*.

Dette gjelder forhold som berører vare- og informasjonsflyten, som:

• utveksling av masterdata, transaksjonsdata, elektroniske handelsdokumenter og sporingsløsninger
• Emballasjens utforming og merking
• Lastbærere og transport

Forhold knyttet til bærekraft og matsvinn skal vektlegges spesielt.

Utvalget skal i størst mulig grad legge internasjonale standarder til grunn.

STAND sine anbefalinger, i form av standarder og retningslinjer, trer i kraft ved innarbeidelse i de bilaterale leveringsavtalene mellom den enkelte handelsaktør og dens leverandører.

*Retningslinjene er utarbeidet for bruk i dagligvarehandelen. Relevante temaer kan også brukes i KBS og HORECA.

Arbeidsform

• STAND driver sin virksomhet i henhold til et løpende arbeidsprogram. DLF og DMF fremmer forslag om saker som skal behandles. STAND vil tilstrebe at alle saker og spørsmål av felles interesse og som berører hele verdikjeden fra produsent til forbruker blir koordinert gjennom STAND. Prosjekt- og arbeidsgrupper opprettes ved behov. Hvis DLF eller DMF ønsker å gjøre en intern utredning i forkant av at det fremmes som sak for STAND så skal motparten informeres om dette arbeidet så tidlig så mulig.
• STAND sender egne anbefalinger og koordinerer anbefalinger fra andre som forutsetter godkjennelse av DLF og DMF.
• STAND setter godkjente anbefalinger ut i livet gjennom publisering på internett, medlemsmøter og eventuelt fagseminarer. Anbefalingene gis en felles utforming slik at det går klart frem at de er godkjent av DLF og DMF.

Standardiseringsarbeidet

Standardene skal være av høy kvalitet og kunne aksepteres generelt i dagligvarebransjen. Følgende rutiner for utarbeidelse, iverksetting og oppfølging av alle anbefalinger legges til grunn:

• STAND definerer arbeidet og oppretter prosjekt- eller arbeidsgruppe
• Fastsettelse av hensikt og formål med standarden
• Vurdering av kost/nytte av tiltaket.
• Forankring hos berørte parter, gjennom høringer og lignende
• Kvalitetssikring i DLF og DMF sine faggrupper
• Fastsettelse av ikrafttreden for nye standarder
• Revisjoner klare innen 1. september
• STAND godkjenner standarden og anbefaler den for godkjenning hos DLF og DMF

Konkurranseforhold

Standardene skal være åpne og frivillige i dagligvarebransjen. STANDs virksomhet og anbefalinger skal til enhver tid være innen rammen av gjeldende konkurranselovgivning.

Finansiering

Partene dekker selv sine kostnader ved deltakelse i STAND.

STAND disponerer et mindre budsjett for kjøp av eksterne tjenester. Dette er finansiert 50/50 industri og handel, hvor Tradesolution AS bistår med praktisk fakturering. Eventuell deltakelse i internasjonale fora på vegne av STAND avtales særskilt.

Samordning i bransjen

Det finnes i dag flere organer og utvalg som arbeider med standardisering innen eller i tilknytning til dagligvarebransjen. STAND har et ansvar for å utnytte ressursene best mulig gjennom koordinering av innspill og ideer, unngå dobbeltarbeid og å styrke gjennomføringskraften gjennom fokusering av tiltakene ved ensartet, gjenkjennbar presentasjon.

STAND sine standarder legges på hjemmesiden, og andre standarder som for eksempel GS1 kobles opp med link fra STAND sin hjemmeside slik at bransjens representanter kan finne omforente standarder og retningslinjer via en hjemmeside: www.stand.no

Godkjent av styret i DMF 30.6.05 og av styret i DLF 31.8.05. Sist revidert september 2023.
Partene kan ved behov foreta endringer i mandatet.

Om DMF

DMF koordinerer felles overordnede utfordringer i verdikjeden knyttet til bærekraft og redusert miljøbelastning. DMF arbeider med hovedfokus på logistikk, redusert utslipp fra transport, emballasje, lastbærere, verdikjedeoptimalisering, trygg mat, retur og gjenvinning av emballasje. Arbeidet skjer prosjektrettet gjennom faggrupper der kjedene deltar med spesialister innen det enkelte fagområde. Eierskap og koordinering av selskaper der dagligvarekjedene har felles eierskap, eksempelvis Grønt Punkt Norge og Norsk lastebærerpool, er lagt til DMF.

DMF eies av NorgesGruppen ASA, COOP Norge SA og REMA 1000 Norge AS.

Les mer på www.dmf.no

Om DLF

DLF er en interesseorganisasjon for uavhengige merkevareleverandører i dagligvare- og serveringsmarkedet. Vi arbeider for et dynamisk marked med sunn og rettferdig konkurranse for merkevarer, til beste for forbrukeren. Våre over 100 medlemmer står for omlag 95 % av omsetningen av merkevarer i norske dagligvarebutikker, kiosker, bensinstasjoner, restauranter og annen storhusholdning.

Foreningens strategi og tiltak identifiseres og utvikles gjennom medlemmenes aktive deltakelse i fagkomiteer, nettverk, løpende arbeidsgrupper og andre aktiviteter.

Les mer på www.dlf.no.

Lær om STAND

Dette er STAND

Effektivisering, rasjonalisering og optimalisering av varestrømmen

Standardiseringsutvalget for Norsk Dagligvarebransje representerer handelen gjennom Dagligvarehandelens Miljøforum (DMF) og industrien gjennom Dagligvareleverandørenes Forening (DLF).

STAND er etablert av aktørene i bransjen og skal utarbeide og overvåke nødvendige løsninger og tiltak som bidrar til effektivisering, rasjonalisering og optimalisering av varestrømmen, samt å sørge for at disse blir satt ut i livet. Dette gjelder alle forhold som berører vareflytens logistikk (data, databaser, informasjon, produkter/varer, merking med GS1 sine standarder, emballasje, paller, transport, sporing etc).

STAND er etablert med formål å bidra til effektivisering og kostnadsreduksjoner i verdikjeden frem til forbruker, og er juridisk bindende først når det henvises til disse retningslinjene i kommersielle avtaler mellom leverandør og kunde.

Retningslinjene er utarbeidet for bruk i norsk dagligvarehandel. Anvendelse i andre kanaler (KBS, netthandel, storhusholdning) må avtales eksplisitt mellom partene.

Mer om STAND

Ny leverandør til dagligvarebransjen

328 Datadeling

Bakgrunn

Bransjeavtalen om reduksjon av matsvinn ble inngått mellom myndighetene og en samlet matbransje i juni 2017. Målet med avtalen er å halvere matsvinnet i Norge innen 2030, i tråd med FNs bærekraftmål. Et regjerings oppnevnt Matsvinnutvalg leverte 3.1.24 en rapport med anbefalinger til nye og forsterkede tiltak for å nå halveringsmålet. Et av anbefalte tiltak er standardisert og økt datadeling i verdikjeden. STAND har utarbeidet denne standarden på oppdrag fra Matsvinnutvalget.

Formål

Standarden definerer format og utvekslingsfrekvens for innkjøpsprognoser fra grossist til leverandør i dagligvarebransjen. Formålet med standarden er å bidra til betydelig reduksjon av matsvinn, men også effektivisering av vare- og informasjonsflyten i bransjen. Videre har standarden kontinuerlig forbedring som siktemål. Det skal skje gjennom utveksling av definerte KPI-er og gjennom strukturert bilateral dialog.

For å oppnå disse målene forutsettes det også at leverandørene er i stand til å sende ordrebekreftelser med god kvalitet til grossistene. Med dette menes ordrebekreftelse ned på varelinjenivå og at det oppgitte volum/antall produkter kan leveres til ønsket leveringstidspunkt. Se delprosess Bekrefte ordre i STAND.

Når det gjelder utveksling av andre type opplysninger mellom grossist og leverandør, kan f.eks. grossistens salg til butikk, POS data i butikk og lagerbeholdninger utveksles. Denne type utvekslinger avtales og gjennomføres bilateralt.

Omfang

• Standarden omfatter innkjøpsprognoser fra grossist til leverandør i dagligvarebransjen. Det betyr at direktedistribusjon fra leverandør til butikk ikke inngår i denne standarden. 
• Innkjøpsprognosene inkluderer både dagligvare, KBS og HoReCa. 
• Fra grossist kommer tallene for innkjøpsprognoser samlet, dvs. totaltall pr. grossist (kjede). 
• Innkjøpsprognosene oppgis likt for alle type produkter og produktholdbarhet. Det betyr at i standarden behandles alle varegrupper og holdbarhetsdager likt.
• Innkjøpsprognosene oppgis på artikkelnivå dvs. D-pak (SKU).

Tidshorisont for innkjøpsprognosene: Med tidshorisont menes tidsrommet fram til datoen som grossist henter varene hos leverandør (ex works).

Del A Prognosehorisonten er 13 uker fram i tid. Det skal oppgis innkjøpsprognose fra grossist til leverandør for hver enkelt uke. Den oppgis som sum på ukenivå.

Del B For kommende tre uker, dvs.: U-1, U-2 og U-3 skal innkjøpsprognoser oppgis pr. dag.

 

Innkjøpsprognosene som grossist sender til leverandør, omfatter:

Utveklingsfrekvens

Utvekslingsfrekvens for innkjøpsprognosene er ukentlig. Hyppigere utvekslingsfrekvens kan avtales bilateralt for U-1, U-2 og U-3.

Utvekslingsformat

Innkjøpsprognoser fra grossist til leverandør sendes i filformatet Excel fra grossist til leverandør. Filene sendes på e-post. Det er ikke behov for eksplisitt identifikasjon av grossist og leverandør i disse e-postene. E-postene sendes fra/til e-post-adresser som man på forhånd er blitt enige om. 

a) Fil A inneholder innkjøpsprognoser pr. uke for uke 1 – 13.

Kolonnetekster er EPD nummer, varetekst, antall enheter for ukenummer (år + kalenderuke). 

Last ned skjema.

b) Fil B inneholder innkjøpsprognoser pr. dag for de tre neste ukene (U–1, U–2 og U–3).

Kolonnetekster er EPD nummer, varetekst, antall enheter for dag som grossist henter hos leverandør

Last ned skjema.

Innholdet i Excel-arkene angis på følgende måte. 

EPD-nummer (fil A og fil B) identifiserer bestillingsenhet (D-pak) fra grossist til leverandør. Se EPD-basen som driftes av Tradesolution. Her er EPD-nummer definert med 8 siffer. 

Produktnavn/beskrivelse. Vi anbefaler å benytte samme beskrivelse som er registrert i EPD-basen.  Lengden er på inntil 30 alfanumeriske tegn. 

Antall enheter pr. uke. Med dette menes antall bestillingsenheter (D-pak), dersom ikke annet er avtalt mellom partene. Her registreres det antall enheter av EPD-nummer i innkjøpsprognosen for uke 1 – 13. Ukenummer angis med «år-ukenummer» i formatet «åååå-uu» fra uke 1 til 13. Det er avsatt 13 kolonner. 

Antall enheter pr. dag. Med dette menes antall bestillingsenheter (D-pak), dersom ikke annet er avtalt mellom partene. Her registreres det antall enheter av EPD-nummer i innkjøpsprognosen pr. dag som grossist henter hos leverandør for de tre neste ukene U-1, U-2, U-3. Dag angis med år-måned-dag i formatet «åååå-mm-dd». Det er avsatt 15 kolonner.

Kontinuerlig forbedring

For å måle effekt av tiltak og sikre kontinuerlig forbedring skal relevante KPIer utveksles mellom partene. 

Primær KPI er prognoseavvik – innkjøpsprognose fra grossist til leverandør – Skal utveksles

Restholdbarhet i % – skal utveksles

Andre KPIer – Anbefales utvekslet:

Regelmessig bilateral dialog

Utveksling- og evaluering av relevante KPIer inngår i den bilaterale dialogen mellom kjede/grossist og leverandør. Bransjen har en klar ambisjon om å øke denne dialogen.  

Det er viktig at det etableres bilaterale arenaer hvor kjeder og deres leverandører kan avstemme gjensidige forventninger og resultater I den grad arenaen ikke allerede er etablert, kan begge parter ta initiativ til å avtale dette, dog ligger ansvaret hos grossist. Arenaen skal etableres for alle leverandører, store som små. Møtene kan være fysiske eller digitale.  Dialogen bør være regelmessig, men frekvens vil variere basert på begge parters behov. Det legges til grunn at relevante funksjoner med tilstrekkelig beslutningsmyndighet deltar fra begge sider.

Gjennomføre produksjon

I denne delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har, som kan være relevant ved produksjon av et produkt som skal omsettes i varehandelen.

I prosessen inngår å produsere selve produktet og pakke disse sammen til en salgsenhet, normalt en D-pak, ferdig emballert og merket.

Områder som beskrives er:

• Total holdbarhetstid på produktet
• Mulig bruk av dynamisk holdbarhet
• Sporbarhetskrav på råvarer, innsatsfaktorer, emballasje og ferdige varer
• Merking av sporbarhet på F-pak og D-pak
• 2D-merking på F-pak
• Etiketter på D-pak
  • Innhold, og hva som skal strekkodemerkes
  • Plassering
  • Krav ved bruk av GS1-128

314 Rutiner omfattet av retningslinjene

Rutiner omfattet av retningslinjene

Lovmessig forankring av retningslinjene

 Retningslinjene er bl.a. basert på norsk eller europeisk regelverk om mattrygghet og sporbarhet:

• Lov om produktansvar av 23.12.1988
• Lov om matproduksjon og mattrygghet mv. av 19.12.2003 (Matloven)
• Forskrift om internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen (IK-mat forskriften)
• EU Food Law (Forordning EC 178/2002)
• Directive 94/62/EC on packaging and packaging waste

Hver og en plikter å sette seg inn i det regelverk som gjelder for de produkter din virksomhet omsetter.

Lovverket stiller ikke krav til hvordan sporing skal utføres, og hvilke systemer som sporingsinformasjon skal registreres i. Manuelle systemer kan være tilstrekkelig så lenge kravene til sporing og sporingsinformasjon er ivaretatt. 

Rutiner

Retningslinjene dekker to rutiner

• Krav til, og hvordan utforme beredskapsrutiner
• Iverksetting av tiltak dersom en hendelse eller krise skulle oppstå

Utarbeide beredskapsrutiner

I dette inngår

• Utarbeide en risikoanalyse
• Utarbeide en beredskapsplan
• Krav til sporing av produkter
• Krav til sporingsinformasjon og merking

Prosessene

Prosessorienterte standarder

STAND standardene består av et sett med prosessorienterte standarder som følger verdikjeden i dagligvarebransjen. Dette er en stor endring fra tidligere da standardene var mer oppgaveorienterte. All informasjon i de gamle standardene er med i de nye, men er nå strukturert etter prosesser. 

Relevante prosesser hos, og mellom, merkevareleverandør, grossist og detaljist er beskrevet med 7 hovedprosesser som til sammen har 21 delprosesser. 

Du finner standardene under her og på forsiden av nettsiden. For å finne det du er ute etter kan du klikke deg inn på riktig delprosess her, du kan gå inn på riktig hovedprosess på forsiden og bla deg nedover i venstre-menyen eller du kan bruke søkefunksjonen.  

Under Nedlastinger finner du PDF-versjoner av hovedprosesser, delprosesser og noen andre nyttige dokumenter.

---

Alle endringer til prosessene finner du her (endringslogg) pr 16. desember 2019

---

Produktutvikling

Denne prosessen vil variere fra virksomhet til virksomhet, og fra produkt til produkt.

STAND har ingen føringer til hvordan denne skal utføres, men har utformet retningslinjer innen følgende hovedområder:

• Optimalisering og krav til utforming av F-pak, D-pak og Pall med tilhørende emballasjemateriell
• Gyldige paller og krav til disse
• Merking av F-pak, D-pak og Pall
• Holdbarhetstid og vurderinger knyttet til denne
• Retningslinjer for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking, med krav til sporing, sporingsinformasjon og merking

Produksjon

Prosessen er en generisk beskrivelse av en produksjonsprosess, og kan variere i ulike produksjonsbedrifter. Rekkefølge på aktiviteter som er beskrevet kan også være forskjellig fra hvordan dette utføres i din virksomhet.

Produksjon omfatter følgende delprosesser:

• Planlegge, forberede og tilrettelegge for produksjon
• Gjennomføre produksjon
• Palletering og innlagring
• Logging av sporingsinformasjon

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:

• • Vurdering av holdbarheten på råvarene som inngår i produksjon, og fastsettelse av total holdbarhet på ferdigvarer, type holdbarhet og vurdering av muligheten for dynamisk holdbarhet
  • Gyldige paller og krav til disse
  • Emballasjekrav, alle pakningsnivåer
  • Sporbarhetskrav på råvarer, innsatsfaktorer og ferdige varer
  • Krav til produktmerking på F-pak, D-pak og pall, innhold og plassering
  • Krav til bygging av pall
  • Bruk av mellomleggsplater
  • Bruk av plastring for sikring av pall gjennom verdikjeden

Utvikle et produkt

Leverandørene oppfordres til å ha et tett samarbeid både med emballasjeleverandører og kunder ved utvikling av nye produkter.

Dagligvarebransjen er emballasjeintensiv og næringslivet møter økende krav og forventninger fra både myndigheter og forbrukere om redusert bruk av både jomfruelig- og fossilt materiale og er miljøvennlige emballasjeløsninger. Det samme gjelder redusert matsvinn. Når et produkt skal utvikles er derfor gjennomtenkte valg viktige for at bransjen skal lykkes med å møte både eksisterende og fremtidige miljøkrav og -mål.

Dagligvarebransjen tok tidlig ansvar for emballasje gjennom aktivt eierskap i materialselskapene for emballasje og Grønt Punkt Norge. Dagligvarebransjen etablerte tidlig selskapet Matvett, som arbeider for at mat som produseres blir spist. STAND anbefaler at disse organisasjonene kontaktes dersom man trenger inspirasjon eller søker mer kunnskap om gode miljøvalg i egne produktutviklingsprosesser.

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:

• Optimalisering og krav til utforming av F-pak, D-pak og Pall med tilhørende emballasjemateriell
  • Modulsystemet
  • Fyllingsgrad
  • Topplastmerkingssystemet
  • Automatlager hos distributør – økt forståelse av depalleteringsprosess
  • Sjekkliste
• Gyldige paller og krav til disse
• Krav til merking
  • Retningslinjer for merking med 2D strekkode på F-pak
  • Formål med merking av D-pak og Pall
  • Produktinformasjon på D-pak, med eksempel på D-pak etikett
  • Retningslinjer for merking av D-pak
  • Produktinformasjon på Pall, med eksempel på Pall etikett
  • Merking av transportinformasjoner
  • Retningslinjer for etiketter på pall
  • Krav til strekkoder ved merking med GS1-128 på Pall
• Holdbarhetstid
  • Fastsette total holdbarhetstid på et produkt, og krav til merking
  • Fordeling av holdbarhetstid mellom aktørene i verdikjeden
  • Bruk av dynamisk holdbarhet
  • Bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhetstid
• Sporbarhet på et produkt
  • Retningslinjer for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking
  • Krav til sporing av varer, og hvilke produktområder som er omfattet av dette
  • Krav til sporingsinformasjon og merking
  • Alternative måter å spore en vare i verdikjeden

Endringslogg

Krav til utforming av F-pak

F-pak er den enheten forbruker kjøper i butikk.

F-pak skal tilpasses slik at butikkhyller og annen innredning utnyttes optimalt. I tillegg skal selgende informasjon på F-pak være synlig, selv når pakningen står på et brett i hyllen.

F-pak skal være lett å åpne og å bruke.

F-pak skal sammen med D-pak og Pall tilpasses modulsystemet, se modulsystemet.

Luft i emballasjen skal begrenses til det som er nødvendig for å beskytte produktet, og eventuelt sikre mot svinn (små verdifulle F-pak).

Mengde (pakningsinnhold) i F-pak fastsettes av produsent, fortrinnsvis i dialog med distributør/kjede.

Fyllingsgrad skal beregnes. Dette er beskrevet i fyllingsgrad.

På nye produkter forventes det at fyllingsgrad er høyere enn snittet for varegruppen den tilhører.

Måling av fyllingsgrad relatert til lanseringsvinduene ble frem til 2018 utført av DMF. Ved overgang til ny vareinndeling ble historiske data uaktuelle, da tidslinjen og grupperingene fra 2014 ble brutt.

Arbeidet med å øke fyllingsgraden i dagligvarebransjen er viktig både ut fra et miljøperspektiv og ut fra effektivitetshensyn.

I samarbeid med bransjens aktører har Tradesolution jobbet med å utvikle nye rapporter for måling av fyllingsgrad i dagligvarebransjen. Leverandører og kjeder som har tilgang til EPD-basen kan se fyllingsgrad for de produkter de har tilgang til direkte i basen. Her kan du se målt fyllingsgrad på basisprodukt og beregnet fyllingsgrad for andre forpakninger. Logg deg inn via denne linken og kontakt gjerne EPD-basens helpdesk på epd@tradesolution.no hvis du har spørsmål.

Last ned aktiv pdf her.

Søk test side

Lær om standardene

Test

testlookup

Kontakt

For generelle henvendelser:
support@stand.no

For leverandørspesifikke spørsmål:
Thomas Weihe
Verdikjededirektør
Dagligvareleverandørenes forening
thomas.weihe@dlf.no

For kjedespesifikke spørsmål:
Torbjørn Nyberget
Seniorrådgiver Logistikk
Dagligvarehandelens Miljøforum
torbjorn.nyberget@dmf.no

Datadeling

Bakgrunn

Bransjeavtalen om reduksjon av matsvinn ble inngått mellom myndighetene og en samlet matbransje i juni 2017. Målet med avtalen er å halvere matsvinnet i Norge innen 2030, i tråd med FNs bærekraftmål. Et regjerings oppnevnt Matsvinnutvalg leverte 3.1.24 en rapport med anbefalinger til nye og forsterkede tiltak for å nå halveringsmålet. Et av anbefalte tiltak er standardisert og økt datadeling i verdikjeden. STAND har utarbeidet denne standarden på oppdrag fra Matsvinnutvalget.

Formål

Standarden definerer format og utvekslingsfrekvens for innkjøpsprognoser fra grossist til leverandør i dagligvarebransjen. Formålet med standarden er å bidra til betydelig reduksjon av matsvinn, men også effektivisering av vare- og informasjonsflyten i bransjen. Videre har standarden kontinuerlig forbedring som siktemål. Det skal skje gjennom utveksling av definerte KPI-er og gjennom strukturert bilateral dialog.

For å oppnå disse målene forutsettes det også at leverandørene er i stand til å sende ordrebekreftelser med god kvalitet til grossistene. Med dette menes ordrebekreftelse ned på varelinjenivå og at det oppgitte volum/antall produkter kan leveres til ønsket leveringstidspunkt. Se delprosess Bekrefte ordre i STAND.

Når det gjelder utveksling av andre type opplysninger mellom grossist og leverandør, kan f.eks. grossistens salg til butikk, POS data i butikk og lagerbeholdninger utveksles. Denne type utvekslinger avtales og gjennomføres bilateralt.

Omfang

• Standarden omfatter innkjøpsprognoser fra grossist til leverandør i dagligvarebransjen. Det betyr at direktedistribusjon fra leverandør til butikk ikke inngår i denne standarden. 
• Innkjøpsprognosene inkluderer både dagligvare, KBS og HoReCa. 
• Fra grossist kommer tallene for innkjøpsprognoser samlet, dvs. totaltall pr. grossist (kjede). 
• Innkjøpsprognosene oppgis likt for alle type produkter og produktholdbarhet. Det betyr at i standarden behandles alle varegrupper og holdbarhetsdager likt.
• Innkjøpsprognosene oppgis på artikkelnivå dvs. D-pak (SKU).

Tidshorisont for innkjøpsprognosene: Med tidshorisont menes tidsrommet fram til datoen som grossist henter varene hos leverandør (ex works).

Del A Prognosehorisonten er 13 uker fram i tid. Det skal oppgis innkjøpsprognose fra grossist til leverandør for hver enkelt uke. Den oppgis som sum på ukenivå.

Del B For kommende tre uker, dvs.: U-1, U-2 og U-3 skal innkjøpsprognoser oppgis pr. dag.

 

Innkjøpsprognosene som grossist sender til leverandør, omfatter:

Utveklingsfrekvens

Utvekslingsfrekvens for innkjøpsprognosene er ukentlig. Hyppigere utvekslingsfrekvens kan avtales bilateralt for U-1, U-2 og U-3.

Utvekslingsformat

Innkjøpsprognoser fra grossist til leverandør sendes i filformatet Excel fra grossist til leverandør. Filene sendes på e-post. Det er ikke behov for eksplisitt identifikasjon av grossist og leverandør i disse e-postene. E-postene sendes fra/til e-post-adresser som man på forhånd er blitt enige om. 

a) Fil A inneholder innkjøpsprognoser pr. uke for uke 1 – 13.

Kolonnetekster er EPD nummer, varetekst, antall enheter for ukenummer (år + kalenderuke). 

Last ned skjema.

b) Fil B inneholder innkjøpsprognoser pr. dag for de tre neste ukene (U–1, U–2 og U–3).

Kolonnetekster er EPD nummer, varetekst, antall enheter for dag som grossist henter hos leverandør

Last ned skjema.

Innholdet i Excel-arkene angis på følgende måte. 

EPD-nummer (fil A og fil B) identifiserer bestillingsenhet (D-pak) fra grossist til leverandør. Se EPD-basen som driftes av Tradesolution. Her er EPD-nummer definert med 8 siffer. 

Produktnavn/beskrivelse. Vi anbefaler å benytte samme beskrivelse som er registrert i EPD-basen.  Lengden er på inntil 30 alfanumeriske tegn. 

Antall enheter pr. uke. Med dette menes antall bestillingsenheter (D-pak), dersom ikke annet er avtalt mellom partene. Her registreres det antall enheter av EPD-nummer i innkjøpsprognosen for uke 1 – 13. Ukenummer angis med «år-ukenummer» i formatet «åååå-uu» fra uke 1 til 13. Det er avsatt 13 kolonner. 

Antall enheter pr. dag. Med dette menes antall bestillingsenheter (D-pak), dersom ikke annet er avtalt mellom partene. Her registreres det antall enheter av EPD-nummer i innkjøpsprognosen pr. dag som grossist henter hos leverandør for de tre neste ukene U-1, U-2, U-3. Dag angis med år-måned-dag i formatet «åååå-mm-dd». Det er avsatt 15 kolonner.

Kontinuerlig forbedring

For å måle effekt av tiltak og sikre kontinuerlig forbedring skal relevante KPIer utveksles mellom partene. 

Primær KPI er prognoseavvik – innkjøpsprognose fra grossist til leverandør – Skal utveksles

Restholdbarhet i % – skal utveksles

Andre KPIer – Anbefales utvekslet:

Regelmessig bilateral dialog

Utveksling- og evaluering av relevante KPIer inngår i den bilaterale dialogen mellom kjede/grossist og leverandør. Bransjen har en klar ambisjon om å øke denne dialogen.  

Det er viktig at det etableres bilaterale arenaer hvor kjeder og deres leverandører kan avstemme gjensidige forventninger og resultater I den grad arenaen ikke allerede er etablert, kan begge parter ta initiativ til å avtale dette, dog ligger ansvaret hos grossist. Arenaen skal etableres for alle leverandører, store som små. Møtene kan være fysiske eller digitale.  Dialogen bør være regelmessig, men frekvens vil variere basert på begge parters behov. Det legges til grunn at relevante funksjoner med tilstrekkelig beslutningsmyndighet deltar fra begge sider.

125 Måling servicegrad

God servicegrad i hele verdikjeden er i dag en forutsetning for rasjonell og konkurransedyktig vareflyt, noe som i sin tur forutsetter at prestasjonene kan måles og følges opp.
Måling og evaluering av servicegrad er avgjørende for å kunne prioritere og gjennomføre tiltak med sikte på kontinuerlige forbedringer. For bruk av Servicegrad, se også  Kontinuerlig forbedring under prosess 8
Datadeling.

Partene står fritt i å avtale om måling av servicegrad skal inngås eller ikke.
Dersom partene er enige om å inngå avtale, anbefaler STAND at STANDs definisjoner benyttes.

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:

• Hensikt med måling av servicegrad
• Måltall og hvilke forutsetninger som gjelder for disse
• Definisjoner av ulike typer måltall, med eksempler
  • Prioriterte måltall
  • Sammensatte måltall

108 Sortiment

STAND Sortiment beskriver anbefalte aktiviteter, prosesser og frister ved sortimentsendringeri profilkjedene i norsk dagligvarehandel.

Som hovedregel skal nye produkter lanseres i L1 og L3. Ved relanseringer, bytter og spesielt viktige nyheter kan produkter også lanseres i L2 etter nærmere avtale med kunde.

Det er et omforent ønske fra både dagligvareleverandører, distributører og dagligvarekjeder at aktørene i fellesskap bidrar til mest mulige effektive prosesser ved gjennomføring av sortimentsendringer.
Regelmessig bilateral dialog under prosess 8 Datadeling.

Standardens formål er å bidra til å opprettholde varetrykk hos detaljist, unngå utsolgtsituasjoner i verdikjeden samt redusere kostnader, retur og ukurans.

Dette kan oppnås ved:

• Samarbeid og åpenhet i gjennomføringen av sortimentsendringer
• Tydelighet mht ansvar og frister
• Presisjon i prognoser
• Klare regler for avvikshåndtering

Standarden omfatter følgende delprosesser:

• Grunndataregistrering og produktpresentasjon
• Listing, full informasjonsbredde, prognose og leveringsevne
• Bestilling og levering
• Produktbilder og kontrollmåling
• Rutine ved forsinkelser
• Evasluering

Tidsfristene er knappe, og for å få til vellykkede sortimentsendringer er det av stor betydning at den anbefalte standardens tidslinje og tidsfrister følges.

En forutsetning for suksess er følgende rettesnor for arbeidet:
Riktig første gang – til rett tid

115 Bestilling

Prosessen er en generisk beskrivelse av noen elementer i en bestillingsprosess.
Den har fokus på samhandlingsaktivitetene mellom leverandør og distributør, eller mellom leverandør og detaljist.
Den beskriver ikke interne aktiviteter hos den enkelte aktør.

Bestilling omfatter følgende delprosesser:

• Ordre
• Bekrefte ordre

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:

• Ordre- og ordrebekreftelsesprosess ved bruk av EDI for leveranser fra leverandør til distributør eller detaljist, og cross-docking leveranser
• Hvilke EDI-meldinger som skal brukes for gitte distribusjonsformer, samt frister for når disse skal sendes EDI utvekslingsavtale
• Innhold i EDI-meldingene, og hvordan disse skal implementeres, for følgende meldinger
  • Ordre
  • Ordrekvittering
  • Ordrebekreftelse
• Bruk av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhet, for produkter som omfattes av dette
• Vurdering av leveringsevne på bestilte produkter
• Se også prosess 8 Datadeling med
  siktemål om å forbedre ordreprosessen og reduksjon av
  matsvinn.

Video

175 Krav til utforming av Pall og palletering

Krav til utforming av Pall og palletering

Pall er den enhet D-pak stables på/pakkes i for transport til distributør.

Utforming av Standardpall (Helpall og Lavpall)
En Standardpall skal inneholde samme produkt (samme GTIN) med et fast antall D-pak, i et fast pallmønster, med likt antall D-pak per lag, og hvor merking av entydig produktinformasjon på pallen er mulig.

Pallkonstruksjonen skal inneholde minst mulig luft.

Helpall
Pallhøyde skal være maksimum 1200 mm inkl. pall. Alle varer med pallehøyde over standard 1200mm med maksimumsmål 1250mm, må avtales bilateralt med kjede
Toleransegrense for eksisterende varer er 1249 mm.

           

 

Lavpall
Pallhøyde skal være maksimum 600 mm inkl. pall.
Lavpall kan benyttes for lavfrekvente produkter og produkter med kort holdbarhet.

 

Prinsipper for konstruksjon av et pallmønster, sentrale i beregning av topplastvekt, ref Topplastmerkingssystemet.

Ved oppbygging av et pallmønster gjelder følgende:

• En ferdig emballert pall skal være formstabil og håndteringsvennlig
• Pall skal tåle vanlig transport, håndtering og lagring gjennom verdikjeden
• For artikkel-rene paller skal alle lag inneholde samme antall D-pak, og i et fast pallemønster
• Krav om likt antall D-pak på hver pall/ like lag fra pall til pall, med mulighet for variasjon mellom lagene
• Pallen skal ikke ha overheng
• D-pak bør stå på pall slik den eksponeres i butikk
• Ikke lim mellom pallelag eller mellom pakninger i samme pallelag
• Hvis transportetikett eller produktetikett festes direkte på D-pak skal etiketten ikke overlappe mellom 2 D-pak enheter, hverken horisontalt eller vertikalt.
• Høyde på pall er brutto 1200 mm. Toleransegrense for pallehøyde på eksisterende varer er 1249 mm

 

Typer pallmønster
Ved bygging av pall skal D-pak plasseres iht et gitt pallmønster. Disse er betegnet som forbandstabling og søylestabling. Paller kan også bygges som en kombinasjon av forbandstabling og søylestabling.

Forbandstabling
Forbandstabling innebærer at enhetene på annethvert lag ligger forskjellig og derved låser hverandre i større eller mindre grad, men det reduserer trykkstyrken med ca. 40%.

Eksempel på god pallutnyttelse og stabling i forband, for god stabilitet.

 

Søylestabling
Søylestabling innebærer at enkeltenheter stables på hverandre uten å overlappe med andre enheter. Denne stableformen gir maksimal styrke mht. trykkbelastning pga. at hjørnene har større krenkingsstivhet enn sidene, men stableformen gir dårlig stabilitet uten ekstra sikring med strekkfilm, stropp, bånd eller lignende.

Eksempel på søylestabling i de nederste pallelagene, og forbandstabling på toppen. Med å kombinere disse oppnås god stablestyrke på de nederste lagene samtidig som pallen blir låst på toppen.
Dette er ofte et godt alternativ til mellomleggsplater.

Bruk av plast for sikring av pall gjennom verdikjeden

• Krympe/strekkfilm må ikke være så stram at pakningene blir deformerte
• Krympe/strekkfilm må slutte tett om pallen
• Ingen plasthaler må henge løst
• Krympe/strekkfilm må ikke tildekke lysåpningene på pall
• Krympe/strekkfilm må ikke festes rundt pallebein

Bruk av mellomleggsplater
Mellomleggsplater skal begrenses til et minimum, og kun brukes dersom dette er nødvendig for å sikre kvalitet og transportdyktighet på pallen.
Mellomleggsplater er å foretrekke dersom alternativet til dette er samlekartonger, «ører» på D-pak eller bruk av hjørnelister.
Der mellomleggsplater brukes, gjelder følgende krav:

• Mellomleggsplaten som skal brukes for standard europall skal ha målene 750 mm * 1150 mm, altså 50 mm mindre enn lengde og bredde på aktuell lastbærer
• Mellomleggsplaten skal være av stiv kartong eller bølgepapp.
  • Stivheten på platen skal bestå følgende test: Om kortsiden på platen henger 500 mm ut i fra en plan flate (f.eks. et bord), må mellomleggsplaten ikke bøye ned mer enn 50 mm, se illustrasjon under
• Ikke flere enn én mellomleggsplate mellom hvert lag
• Mellomleggsplaten må ligge løst og være flat
• Det skal kun benyttes hel mellomleggsplate, dvs. uten hull eller perforeringer
• Ved spørsmål så oppfordres det til å ta kontakt med emballasjeleverandør

Se også Automatlager hos distributør – økt forståelse av depalleteringsprosess

Eksempel på mellomleggsplate som ikke har riktig kvalitet. Platen er et tynt ark og er ikke egnet i automatanlegg

 

Eksempel på hva som skjer ved bruk av mellomleggsplate av type «tynt ark».
Arket blir hengende ned i maskinen. Det blokkerer for sensorer som sjekker at laget er separert fra resten av pallen. Maskinen stopper opp, og manuell feilretting må bistå før maskinen igjen kan igangsettes.

 

Eksempel på Pall som har mellomleggsplater som er for store – stikker utenfor pall.
Er ikke egnet.

 

Mellomleggsplater med hull. Er ikke egnet. 

 

 

173 Modulsystemet

For å sikre en effektiv utnyttelse av produksjonsfasiliteter, transport, lager og detaljistsystemer etc. må alle forpakningsnivåer – F-pak, D-pak og Pall – tilpasses modulsystemet.

Modulsystemet tar utgangspunkt i fysiske mål; lengde, bredde og høyde.

Utgangspunktet for modulsystemet er en Grunnmodul.
Denne har målene 600 mm * 400 mm i grunnflate, og må tilpasses en høyde som på en Standardpall (Helpall) utgjør 1050 mm eks. pall, 1200 mm inkl. pall.

Alle varer med pallehøyde over standard 1200mm med maksimumsmål 1250mm, må avtales bilateralt med kjede.

 

Eksempel på optimalisert pall med grunnmodul 600 x 400 mm

Eksempler på størrelser som er mye brukt på D-pak, og som er tilpasset grunnmodul

132 Fordeling av total holdbarhetstid på et produkt

Fordeling av total holdbarhetstid på et produkt

Reduksjon av matsvinn er et overordnet mål i samfunnet. Matsvinn knyttet til at grenseverdier for holdbarhet mellom partene i verdikjeden passeres, utgjør en betydelig del.
Kartlegging viser at matsvinn reduseres betydelig dersom butikk og forbruker disponerer en større del av den totale holdbarhetstiden.

Det er derfor en målsetting at produsent og distributør forbruker minst mulig av tilgjengelig tid, og at mest mulig tid er eksponert mot forbruker.

Dagligvarebransjen har definert en Tabell for fordeling av total holdbarhetstid på en vare som regulerer ansvaret for, og forventninger mottaker av varer har, knyttet til holdbarhet. Netthandelsaktører med b2c salg defineres som detaljister ved fordeling av totalholdbarhet

Ved mindre overskridelser av tabellens grenseverdier forutsettes at aktørene søker løsninger som gir lavest mulig matsvinn.

Partene oppfordres til å utvikle resultattyper og samarbeide for å redusere forbruk av holdbarhetstid.

164 Varslingsskjema til bruk ved tilbakekalling, tilbaketrekking eller sperring av en vare

Varslingsskjema til bruk ved tilbakekalling, tilbaketrekking eller sperring av en vare

Dette er avtalt skjema som skal brukes ved tilbakekalling, tilbaketrekking eller sperring av en vare, dersom Tradesolutions RECALL-portal ikke benyttes.

Skjema kan lastes ned her for direkte ifylling.

206 Bruk av EDI i varehandelen

Bruk av EDI i varehandelen

EDI – Electronic Data Interchange – brukes i dagligvarebransjen til å utveksle handelsdokumentene Ordre, Ordrekvittering, Ordrebekreftelse, Pakkseddel, Faktura og Fakturakvittering.

EDI finnes i ulike former, fra helautomatiserte løsninger hos kunde og leverandør, til web-løsninger hvor informasjon blir registrert manuelt.

EDI benyttes for alle distribusjonsformer.

Oversikt over EDI-meldinger, og i hvilke prosesser de er brukt

Hvilke EDI-meldinger som skal brukes varierer med distribusjonsform.

En oversikt over dette, sammen med frister for når meldingene skal sendes er beskrevet i EDI-melding, distribusjonsform og frister.

Før EDI tas i bruk er det nødvendig å avklare hvilke meldinger som skal benyttes, meldingsformater, utvekslingsmåter, elektroniske meldingsadresser, mm. Dette gjøres i EDI Utvekslingsavtale.

Her spesifiseres også andre bilaterale forhold i tilknytning til utveksling av EDI-meldinger.

Hvordan komme i gang med EDI er beskrevet i Implementere EDI i varehandelen.

For å ta EDI i bruk må handelsddokumentene oversettes til et EDI format.
Følgende formater er tilgjengelig og beskrevet i:

• Meldingsbeskrivelse EANCOM for Ordre, Ordrekvittering, Ordrebekreftelse, Pakkseddel, Faktura, Fakturakvittering
• Meldingsbeskrivelse XML for Ordre, Ordrekvittering, Ordrebekreftelse, Pakkseddel, Faktura, Fakturakvittering

Ved revidering av EDI-formatene dokumenteres dette i Endringslogg gjeldende versjon vs tidligere versjoner

147 Formål med merking av D-pak og pall

Formål med merking av D-pak og pall

Hensikten med en standard for merking av D-pak og Pall med påfølgende elektronisk informasjonsutveksling (EDI) er å:

• Oppnå en effektiv vareflyt fra produsent og fram til forbruker
• Sikre sporbarhet gjennom verdikjeden, som er viktig i tilfelle en hendelse eller krise skulle oppstå som krever en tilbakekalling eller tilbaketrekking av varen

Basis for dette er merking av hver enkelt pall med unik SSCC.

Denne koden er hovednøkkelen i den elektroniske informasjonsutvekslingen (EDI-pakkseddel) og kobles til informasjon om hvilke GTIN som pallen består av, antall D-pak og parti/batch/lot-nummer, og eventuelt holdbarhetsinformasjon.

SSCC er den viktigste nøkkelen ifm. sporing av paller, se 162 Anbefalt sporingsmetode i verdikjeden. Av den grunn kan en SSCC ikke gjenbrukes før etter minimum 6 år.

Se anbefalt sporingsmetode i verdikjeden

Effektivisering og sporing oppnås primært gjennom:

• Synkronisering av produktinformasjoner mellom de ulike leddene i verdikjedene.
  Hensikten er at alle aktørene skal sitte med korrekt og sammenfallende produktinformasjon om produktene. Mellom leverandør og kjede i norsk dagligvare benyttes EPD-basen for innhenting, kvalitetssikring og distribusjon av produktinformasjoner.

• Elektronisk informasjonsutveksling (EDI) mellom aktørene.
  Hensikten er å redusere manuelle operasjoner og redusere ledetiden i verdikjeden. De mest brukte EDI-meldingene er ordre, ordrebekreftelse, pakkseddel og faktura.

• Standardisert merking av ytteremballasje.
  Hensikten er å bidra til raskere og mer effektiv forsendelse, distribusjon og varemottak av produktene. Her benyttes et felles merkingskonsept for dagligvarebransjen; GS1-128.

For å sikre en rasjonell vare- og informasjonsflyt i distribusjonskjeden anbefaler STAND en enhetlig merking av D-pak og Pall.
Dette forenkler merkingen hos produsent/leverandør, forsendelse ved transportør/speditør og varemottak hos distributør/butikk.

Merkingskonseptet gjelder også for andre typer transportenheter enn paller.

For fisk og fiskevarer gjelder følgende:

STAND har vedtatt at det henvises til Norsk Standard NS-17099:2020 «Informasjonsteknologi — Fiskeri- og akvakulturprodukter — Krav til etikettering av distribusjonsenheter og paller i handel med fiskeri- og akvakulturprodukter» for varer som faller inn under denne kategorien. Denne erstatter dagens Norsk Standard NS9405:2014 «Fisk og fiskevarer. Krav til merking av distribusjonsenheter og paller ved omsetning av fisk og fiskevarer og gjelder fra 30. september 2020

Den kan bestilles hos Standard Norge.

169 Optimalisering av F-pak, D-pak, Pall og emballasje – sentralt ved utvikling av nye/endring av eksisterende varer

Optimalisering av F-pak, D-pak, Pall og emballasje – sentralt ved utvikling av nye/endring av eksisterende varer

Dagligvarebransjen har en felles målsetting om å kunne:

• • Effektivisere vareflyt
  • Redusere miljøpåvirkning
  • Fremme salg
  • Redusere svinn

når produkter skal utvikles/endres.

For å oppnå dette er det avgjørende å standardisere og optimalisere pakninger/emballasje på produktet på alle forpakningsnivåer – F-pak, D-pak og Pall.

STAND har derfor utarbeidet en standard for dette, som gjelder for alle forpakningsnivåer.

Målgruppe for standarden er ledere og alle som jobber med produktutvikling, sortiment og logistikk i verdikjeden.

Ved å etterleve standarden optimaliseres prosesser i verdikjeden, og det kan tas ut gevinster på en rekke områder som:

Lager

• Formstabile Paller og D-pak
• Riktig kvalitet på Paller og D-pak for effektiv håndtering gjennom lager

Uttransport

• Tåler samstabling
• Unngår svinn og skader

Inntransport

• Høy fyllingsgrad
• Dobbeltstabling av paller
• Unngår transportskade

Butikk

• Effektiv varepåfylling
• Salgsvennlig, god synlighet ved eksponering i D-pak
• Optimal bruk av hylleplass
• Lavt matsvinn, ved riktig antall F-pak i D-pak
• Lavt matsvinn, ved bruk av 2D strekkode med dynamisk innhold

Forbruker

• Optimal og brukervennlig emballasje
• Tydelig, korrekt og utfyllende varedeklarasjon
• Kildesorteringsmerking
• Utvidet produktinformasjon ved bruk av 2D strekkoder

I tillegg vil optimalisering av emballasje gjennom etterlevelse av standarden gi redusert miljøbelastning i alle ledd av verdikjeden, som en del av bransjeavtalen med myndighetene.

Emballasjen skal være:

Lett å kildesortere
For at emballasjen skal kunne gjenvinnes, er det viktig at den kildesorteres riktig av sluttbruker og dermed kommer inn i riktig gjenvinningsstrøm. Det er en del grep man kan gjøre når man utformer emballasjen, som øker sannsynligheten for at den sorteres riktig. Denne informasjonen er oppsummert på https://www.grontpunkt.no/design-for-kildesortering

Gjenvinnbar
For at emballasjen skal kunne material-gjenvinnes og bli til nytt råmateriale som kan brukes til å lage nye produkter, er det viktig at dette er tatt hensyn til i emballasjedesignet og materialvalget. For å finne ut hvor godt gjenvinnbar emballasjen er og hvilke grep man kan gjøre for å forbedre dette kan man legge inn emballasjen i https://kalkulator.grontpunkt.no

I monomateriale hvis mulig
Den enkleste måten man kan gjøre det mer intuitivt for sluttbruker å kildesortere emballasjen riktig, og gjøre det lettere å gjenvinne emballasjen, er ved å sørge for at emballasjen kun består av ett materiale.

Av gjenvunnet materiale hvis mulig
Mye emballasje gjenvinnes, men det er for lav etterspørsel etter gjenvunnet materiale. Ved å benytte gjenvunnet materiale når man utvikler ny emballasje sikrer man at de sirkulære materialstrømmene fungerer og dermed både reduserer behovet for jomfruelig råmateriale og miljøbelastningene disse medfører.

Viktig å merke seg
Alle produkter skal følge GS1 Allocation rules. Dette er internasjonale regler og går i hovedsak ut på at om det skjer endringer på et eksisterende produkt på mer enn 20 % på fysiske dimensjoner, på én eller flere akser, eller på bruttovekt, skal produktet tildeles et nytt GTIN.

For Norge gjelder i tillegg følgende:

• • • For produkter registrert i EPD-basen kreves godkjenning av dagligvarekjedene for å beholde GTIN på alle produkter med endringer også under 20 %.
    • Hyppige kumulative endringer, uten å endre GTIN, for å unngå 20% regelen er uakseptabel praksis. Handelspartnere bør varsles om alle dimensjonsendringer. Akkumulert endring kan føre til problemer for handelspartene, og kan hindre transport og forsyning av produktet.
    • Lokale, regionale eller nasjonale reguleringer, lover og forskrifter kan medføre hyppige endringer av GTIN. Slike regler har forrang over ovenstående regler

Unntak fra standarden

Ved særskilte vilkår, kan unntak fra bransjens standarder og retningslinjer være relevant.
Unntak må avtales særskilt mellom de berørte parter og skal beskrives i sjekkliste for optimalisering av F-pak, D-pak og Pall.

163 Iverksetting av tiltak når en hendelse oppstår

Iverksetting av tiltak når en hendelse oppstår

Når det oppstår en hendelse, må leverandøren av produktet så raskt som mulig utføre en risikoanalyse.

Risikoanalyse
EUs direktiv om generell produktsikkerhet og mattrygghet/ sporbarhet krever at produsentene tar forholdsregler som gjør det mulig å unngå risiko gjennom

• tilbaketrekking av produkter fra markedet, eller
• effektiv varsling eller tilbakekalling av produkter fra forbrukerne.

Dette forutsetter at bedriftene er kjent med de risikoer produktene måtte utgjøre og har en beredskap som sikrer at man handler raskt, riktig og effektivt ved uønskede hendelser.
I risikovurdering kan det også ligge andre elementer enn mattrygghet. Det er særlig risikoen for at produkter med kvalitetsfeil kommer ut på markedet, noe som kan ha store økonomiske konsekvenser og være til skade for virksomhetens omdømme.
Risikoanalysen tar alltid utgangspunkt i en tenkt eller reell hendelse, noe uforutsett som inntreffer og som innebærer en potensiell risiko.
Graden av risiko må fastslås (sannsynlighet x konsekvens).
Det må utarbeides prosedyrer, beredskapsrutiner o.l. som sikrer at hendelsen håndteres på en rask, riktig og effektiv måte. Dette omfatter også kommunikasjonstiltak internt i bedriften, mot andre ledd i verdikjeden, mot myndigheter og forbrukere.
Risikoanalysen består av tre elementer som både myndigheter og næring bør arbeide etter på lik måte:

1. Risikovurdering
2. Risikohåndtering (tilbaketrekking/tilbakekalling)
3. Risikokommunikasjon

1. Risikovurdering
Elementene i en risikovurdering er: Produkt, type risiko, sannsynlighet og konsekvens.
For produkter som bedriften distribuerer og selger i verdikjeden må følgende vurderes:

• Type risiko
  • forbrukers helse og sikkerhet
  • bedriftens omdømme
  • økonomiske aspekter.
• Sannsynligheten for at en hendelse inntreffer er i de fleste tilfeller en ren subjektiv vurdering og kan for eksempel graderes
  1. = Lav (sjeldent forekommende)
  2. = Middels (forekommer av og til)
  3. = Høy (ofte forekommende)
• Konsekvensen, spesielt den helsemessige, er også en subjektiv vurdering som kan graderes på samme måte som sannsynligheten
  1. = Lav
  2. = Middels
  3. = Høy

Sammenstilling og behandling av ovennevnte faktorer gir en vurdering av risiko som bedriften må ta stilling til.

Leverandøren må gjøre en «worse-case» risikovurdering der leverandøren vurderer risiko ved at produktet kan brukes på en annen måte enn hva som er hensikten.

2. Risikohåndtering (tilbaketrekking/tilbakekalling)
Med bakgrunn i risikovurderingen, må det tas stilling til hvilke tiltak som skal settes i verk ovenfor produktet.

Eksempler på tiltak:

a) Tilbaketrekking
Tilbaketrekking betyr at produktene trekkes tilbake fra distribusjonskjeden/butikk. Hensikten er å hindre at ytterligere produkter kommer ut til forbruker.

Tilbaketrekking innebærer ingen form for varsling til forbruker. I enkelte tilfeller hvor produktet kan ha blitt solgt til forbruker, gjennomføres likevel bare en tilbaketrekking i distribusjonskjeden/butikk. Det forutsettes da at produktet ikke medfører noen form for helsefare og at det gjelder et lite kvantum.

b) Tilbakekalling
Tilbakekalling er prosedyren som iverksettes når produktet kan ha kommet ut til forbruker.

Det er en mulig høy risiko for at produktene kan være helsefarlige.

Det er avgjørende for bedriften at tilbakekallingen blir gjort kjent for offentligheten.

I henhold til matloven har aktørene varslingsplikt.

Bedriften må vurdere mulige alternativer sammen med involverte parter inkl. myndigheter, på basis av forskrifter, prosedyrer, beredskapsrutiner og lignende. Det må tydelig beskrives hvordan produktene skal håndteres og hvem som har ansvar for dette.

Eksempler på håndtering:

• Distributør/detaljist kaster produktet på stedet
• Produktet destrueres på godkjent avfallshåndteringsanlegg
• Produktet returneres til distributør og videre til leverandør
• Forbruker skal kaste eller returnere produktet

Partene må avklare hvem som har ansvaret, eksempelvis skal distributøren levere produkter til leverandør eller skal leverandøren hente produkter selv hos distributør/detaljist.

Leverandøren må også vurdere om det er nødvendig å informere myndighetene om hendelsen. Blir forbruker informert er det viktig at leverandøren har kapasitet til å håndtere eventuelle kundehenvendelser.

3. Risikokommunikasjon
Åpen og korrekt informasjon skal kommuniseres til kunder (evt. leverandører), presse og myndigheter.

Distributørene har bygget opp egne systemer og rutiner for varsling av krisesituasjoner og sperring av produktene mot sine distribusjonslagre og detaljister.

På denne måten sikres en enhetlig og effektiv håndtering av tilbaketrekking, tilbakekalling eller sperring internt i bedriftene.

Alarm/varsling
Dersom en krisesituasjon oppstår, skal varsling om tilbakekalling eller tilbaketrekking gis til ett varslingspunkt som partene er enige om på forhånd. Hos distributørene kan varslingspunktet være distributørens kvalitetsavdeling, varesikringsavdeling eller distribusjonslagre (avtales mellom leverandør og kunde). Varslingspunktet skal alltid være betjent.

Bruk av RECALL-portal/varslingsskjema
Ved varsling om tilbakekalling/tilbaketrekking skal alltid Tradesolution sin RECALL-portal eller Varslingsskjema til bruk ved tilbakekalling, tilbaketrekking eller sperring benyttes. Varslingsskjema vil fases ut over tid, på et tidspunkt STAND beslutter.

Her kan du se en animasjon som viser hvordan en tilbakekalling foregår i praksis, vha ReCall-portal:

RECALL-portal/varslingsskjemaet kan også brukes i situasjoner som ikke medfører helsemessig risiko, men hvor man ønsker å hente inn produkter med kvalitetsfeil.

All skriftlig varsling til distributørene/distribusjonslagrene skal bekreftes gjennom muntlig samtale.

Distributørene har bygget opp egne systemer og rutiner for varsling av krisesituasjoner og sperring av produktene mot sine distribusjonslagre og detaljister. Det anbefales at leverandørene setter seg grundig inn i disse.

Informasjon til myndigheter og media
Det anbefales at involverte parter (leverandør og kunde) gjensidig informerer hverandre før man går videre ut med informasjon.

Det er viktig at myndigheter og media informeres på riktig tidspunkt. Hvilken informasjon som kreves, avhenger av hendelsens/krisens alvorlighetsgrad og omfang.

Tilleggsinformasjon
Ytterligere informasjon om saken kan omfatte:

• Kopi av pressemeldinger
• Nærmere opplysninger om risiko eller faremomenter ved inntak
• Info om når produktet kan forventes å være tilgjengelig igjen (friskmeldt) i de tilfelle alle produktene trekkes tilbake
• Hvor man kan finne supplerende informasjon
• En presis beskrivelse av håndtering av varen, både hos distributør og detaljist

Avslutning av saken
Det er viktig at hendelsen/krisen avblåses når den er kommet under kontroll. Opplysninger som bør kommuniseres er:

• Tidspunktet for når et friskmeldt produkt igjen er tilgjengelig
• Identifikasjon (kjennetegn) på et friskmeldt produkt
• Økonomiske forhold (avregning, kreditering)

I de tilfeller hvor produktet skal destrueres skal dette foregå på et godkjent destruksjonsanlegg, og uten at det er fare for kontaminering.

156 Definisjoner – sammensatte måltall

Definisjoner – sammensatte måltall

De prioriterte måltallene kan kombineres på ulike måter, til sammensatte måltall.

STAND har definert 3 eksempler:

Måltall Leveringsgrad ordre – tilgjengelighet

Måltallet «Leveringsgrad ordre» viser andel av ordrene som er riktig levert.

Definisjon:

Antall komplett leverte ordrer	= Leveringsgrad for ordre
Totalt antall bestilte ordrer

 

En komplett levert ordre inneholder alle bestilte salgsenheter, i riktig antall

Tilgjengelighet vil i hovedsak bli målt som det prioriterte måltallet «Riktig mengde – tilgjengelighet», men for å kunne beregne de sammensatte måltallene nedenfor, er det en forutsetning at «Leveringsgrad ordre – tilgjengelighet» beregnes.

Komplette ordrer til riktig tid – tilgjengelighet & pålitelighet

Måltallet beskriver både tilgjengelighet og pålitelighet i samhandlingen.

Måltallet er sammensatt av måltallene:

• Leveringsgrad ordre – tilgjengelighet
• Til riktig tid – pålitelighet.

Definisjon:

Tilgjengelighet uttrykt pr ordre –  antall forsinkede eller for tidlige leverte ordrer	= Komplette ordrer til riktig tid
Totalt antall ordrer

Kun én feil pr. ordre telles

Målingen av «Komplette ordrer til riktig tid» skal skje på ankomststedet. Ved Incoterms Ex Works er dette leverandørens rampe

Den perfekte ordren

Dette er det mest krevende måltallet og måler alle typer avvik ift. komplette ordrer.

Måltallet er sammensatt av tre tidligere definerte måltall:

• Leveringsgrad ordre – tilgjengelighet
• Til riktig tid – pålitelighet
• Korrekt administrasjon – sikkerhet

Definisjon:

Antall komplette leverte ordrer – forsinkede eller for tidlig leverte ordrer – ordrer med manglende eller feilaktige dokumenter – ordrer med kredit-/debetnotaer	= Den perfekte ordren
Totalt antall ordrer

Kun én feil pr. ordre telles

Dersom både leverandørens og kundens forpliktelser tas hensyn til i måltallet, representerer måltallet den prestasjon som partene skaper i fellesskap.

Eksempler på utregning av servicegrad for sammensatte måltall finner du her.

155 Definisjoner – prioriterte måltall

Definisjoner – prioriterte måltall

Måltallene tar utgangspunkt i tre viktige dimensjoner i begrepet «servicegrad»:

• Mengde – tilgjengelighet
• Tid – pålitelighet
• Administrasjon – sikkerhet

De prioriterte måltallene bør følges og evalueres kontinuerlig med fokus på nivå, trender og utvikling.

Måltall Riktig mengde – tilgjengelighet

Måltallet «Riktig mengde» måler tilgjengelighet som presisjon i levert mengde.

Definisjon:

Antall leverte salgsenheter	= Tilgjengelighet
Antall bestilte salgsenheter

 

Med antall bestilt menes det antall som kunden i utgangspunktet har bestilt.
Ikke levert kvantum utgjør avvik i leveringsgrad.

Måltall Til riktig tid – pålitelighet

Måltallet «Til riktig tid» måler pålitelighet som presisjon i leveringstiden.

Måltallet benyttes for å måle overholdelse av tidsfrister definert i avtalen mellom partene.
Måltallet kan brukes langs flere dimensjoner i verdikjeden.
Eksempler kan være om ordrer er sendt til riktig tid, om ordrebekreftelser er sendt til riktig tid, om leveransen er hentet til riktig tid, om pakkseddel er sendt til riktig tid, etc.

Definisjon (med eksempel ordre):

Antall forsinkede eller for tidlig leverte ordrer	= Pålitelighet
Totalt antall ordrer

 

Forsinket eller for tidlig måles ut fra om utveksling/leveranse er innenfor avtalt tidsvindu.
Ved leveringsbetingelse Incoterms Ex Works skjer målingen av leverandørens pålitelighet på leverandørens rampe.
Leveringen er mottatt når ordren/leveransen etc., er kvittert for.

Måltall Korrekt administrasjon – sikkerhet

Måltallet «Korrekt administrasjon» måler sikkerhet som overensstemmelse mellom hva som er bestilt i ordren og hva som er levert og er blitt fakturert, det vil si riktig vare uten feil og med korrekt dokumentasjon.

Definisjon:

Antall ordrer uten kredit-/debetnotaer	= Sikkerhet
Totalt antall ordrer

 

Korrekt administrasjon innebærer at pakksedler, fraktbrev, fakturaer etc. er komplette og feilfrie i forhold til leveringen.
Kun kredit- og debetnotaer som berører den fysiske leveransen tas med i målingen.
Måltallet kan også brukes for å måle kvaliteten på ordrer fra kunden.

Eksempler på utregning av servicegrad for prioriterte måltall finnes i dette dokumentet

319 Iverksetting av tiltak dersom en hendelse eller krise skulle oppstå

Iverksetting av tiltak dersom en hendelse eller krise skulle oppstå

 

Alarm/varsling

En hendelse kan oppstå i alle ledd i verdikjeden, hos forbruker, detaljist, distributør eller hos leverandøren selv. Det er viktig at leverandøren så raskt som mulig blir varslet.

Varsel om hendelse skal gis til ett varslingspunkt hos hver enkelt aktør. Varslingspunktet skal være avtalt på forhånd, og alltid være betjent/tilgjengelig.

Bransjen har besluttet at for produkter som er registrert i Tradesolution EPD skal Tradesolution sin ReCall-portal brukes for sperring, tilbakekalling eller tilbaketrekking. Tilgang fås ved henvendelse til epd@tradesolution.no

For produkter som ikke er registrert i Tradesolution EPD kan Varslingsskjema til bruk ved tilbakekalling, tilbaketrekking eller sperring av en vare benyttes forutsatt at dette er avtalt mellom leverandør og kjede. Varslingsskjema kan lastes ned fra Nedlastinger.

Krav til informasjon som skal følge alarm/varsling

For å identifisere omfang av alarm/varsling skal alltid produktets GTIN/EPD, best før dato, batch-/Lot nummer og SSCC på berørte paller oppgis. Dette gjelder uavhengig av om produktet er registrert i Tradesolution EPD eller ikke.

Ved å benytte portalen sikres leverandøren

Forutsetning for å bruke portalen er at produktet er registrert i Tradesolution EPD.

Produkter som ikke er registrert i Tradesolution EPD må følges opp på annen måte. Dette er ikke definert i retningslinjene.

Ved å benytte portalen sikres leverandøren

• Enklere, raskere og mer effektiv registrering, samt kvalitetssikring av den nødvendige produktinformasjonen
• Trygghet for at nødvendig informasjon blir distribuert raskt og effektivt til alle aktuelle mottakere
• Forenkling av dialogen mellom partene
• All dialog og informasjonsutveksling gjøres i portalen og vil kunne logges og lagres.

Her kan du se en animasjon som viser hvordan en tilbakekalling kan utføres i praksis, vha ReCall-portal.

ReCall-portalen kan også brukes i situasjoner hvor man ønsker å trekke tilbake produkter med kvalitetsfeil.

Distributørene har bygget opp egne systemer og rutiner for varsling av krisesituasjoner og sperring av produktene videre mot sine distribusjonslagre og detaljister. Dette ligger ikke i ReCall-portalen.

Følgende rutine gjelder ved registrering av en hendelse eller krise

1. Registrere ny sak
2. Bestemme alvorlighet og helsefare
3. Varsle berørte parter/mottakere
4. Registrere distribusjon og hva som skal gjøres med produktet
5. Angi sporingsinformasjon for berørte partier
6. Beskrive ytterligere tiltak som skal gjennomføres, med pressemeldinger og annen tilleggsinformasjon
7. Avslutte saken

Den praktiske gjennomføringen av rutinen er beskrevet her Rutine ved registrering av en hendelse eller krise, i Tradesolution ReCall portal.

Konklusjon

Bransjen bidrar gjennom retningslinjene til at forbrukernes krav og forventning til trygge produkter blir tilfredsstilt, forutsatt at en samlet bransje etterlever retningslinjene.

Om en hendelse eller krise skulle oppstå finnes det rutiner og verktøy som på en enkel, rask og sikker måte begrenser eventuelle skadevirkninger.

En nøyaktig og avgrenset tilbakekalling eller tilbaketrekking vil være mulig.

Dette reduserer kostnader for alle aktører i verdikjeden, og minimerer et mulig omdømmetap.

316 Krav til sporingsinformasjon og merking

Krav til sporingsinformasjon og merking

Sporingsinformasjonen har som hovedformål å legge et grunnlag for effektiv sperring, tilbaketrekking eller tilbakekalling av produkter.

Sentral sporingsinformasjon er:

• GTIN (Global Trade Item Number) – Unik identifikasjon av produkter
• GLN (Global Location Number) – Unik identifikasjon av aktører, hentesteder, leveringssteder oa.
• SSCC (Serial Shipping Container Code) – Unik identifikasjon av lastbærere/paller
• Batch-/lot nummer – Et entydig partibegrep, definert av leverandør/produsent
• Holdbarhetsdato – Enten Best før eller Siste forbruksdag

Det er et krav at produktene merkes for å muliggjøre sporing.

Merkingen må være påført produktets emballasje og være leselig.

For ferdigvarer omsatt mellom leverandør og distributør/detaljist gjelder følgende:

Informasjon som skal være merket:

• Leverandørens navn
• Varebetegnelse
• Varenummer identifisert med et GTIN.
• Best før dato/siste forbruksdag dersom det er krav om dette
• Batch/Lot-nummer dersom det er krav om dette

Lastbærer (for eksempel pall) skal være merket med SSCC.

Avsender skal i sitt system ha oversikt over hvilken mottaker produktet er sendt til, og likeledes skal mottaker ha oversikt over hvilken avsender produktet er mottatt fra. Både avsender og mottaker skal være identifisert med GLN.

Avsender skal registrere i sitt system:

• Mengde som er sendt
• Forsendelsesdato
• Mottaksdato (hvis denne er kjent)

Mottaker skal registrere i sitt system:

• Mengde som er mottatt
• Forsendelsesdato (hvis denne er kjent)
• Mottaksdato

For råvarer og andre innsatsfaktorerer gjelder følgende:

• GTIN skal brukes for identifikasjon av innsatsfaktor/råvare dersom dette finnes
• GLN skal brukes for identifikasjon av leverandører av avsender dersom dette finnes

Mer om sporingsinformasjon og hvordan produktet kan spores i verdikjeden er beskrevet her Anbefalt sporingsmetode i verdikjeden.

119 Plukke, pakke og merke leveransen

I denne delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har, som kan være relevant ved effekuering og klargjøring av leveranse til kunde.
Dette inkluderer plukk av vare, pakking og merking av leveransen, klart til henting/forsendelse.

Områder som beskrives er:

• Vurderinger knyttet til holdbarhet
  • 
Fordeling av total holdbarhet på et produkt med fordelingstabell
  • Ekspedering av kundeordre relatert til holdbarhet på produktet
Inngåelse av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhetstid
• Emballering/palletering
  • Krav til utforming av D-pak og emballasje, med modulsystemet, fyllingsgrad og topplastmerkingssystemet, samt spesielle krav knyttet til varer og paller for at dette skal fungere i distributørens automatlager
  • Krav til utforming av Pall og palletering
  • Plassering av D-pak på Pall
  • Gyldige paller og krav til disse
• Krav til merking
  • Formål med merking av D-pak og Pall
  • Produktinformasjon på D-pak, med eksempel på D-pak etikett
  • Retningslinjer for for merking av D-pak
  • Produktinformasjon på Pall, med eksempel på Pall etikett
  • Merking av transportinformasjoner
  • Retningslinjer for etiketter på pall
  • 
Krav til strekkoder ved merking med GS1-128 på Pall
• Sporbarhet på leveransen
  • Krav til sporing av varer, og hvilke produktområder som er omfattet av dette
  • Krav til sporingsinformasjon og merking
  • Alternative måter å spore en vare i verdikjeden
• 
Ansvarsovergang for en vare ved Ex Works leveringsbetingelse

167 Krav til sporingsinformasjon og merking

Krav til sporingsinformasjon og merking

Sporingsinformasjonen har som hovedformål å legge et grunnlag for effektiv tilbaketrekking/tilbakekalling av næringsmidler og andre produkter som et ledd i forbrukernes forventninger til trygge produkter.

Sporingsinformasjon omfatter også råvarer og andre innsatsfaktorer brukt i produksjon av ferdigvarer, ref. Produktområder omfattet av retningslinjer for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking.

Sporingsinformasjon og merking
EU Regulativ 178/2002 krever at produktene merkes for å muliggjøre sporing.
Merkingen må være påført produktets emballasje og være leselig.

Informasjon som skal være merket på produktet:

• Leverandørens navn
• Varenummer/varebetegnelse

I tillegg skal avsender i sitt system ha oversikt over hvilken mottaker produktene er sendt til, og likeledes skal mottaker ha oversikt over hvilken avsender produktene er mottatt fra.

Informasjon som kan merkes på produktene og som vil forenkle arbeidet:

• Best før dato
• Siste forbruksdag
• Batch/Lot nr
• Identifikasjon av lastbærer (for eksempel pall)

I tillegg anbefales:

avsender å registrere:

• Mengde som er sendt
• Forsendelsesdato
• Mottaksdato (hvis denne er kjent)

mottaker å registrere:

• Mengde som er mottatt
• Forsendelsesdato (hvis denne er kjent)
• Mottaksdato

168 Krav til sporing av varer

Krav til sporing av varer

Lovverket krever at den enkelte bedrift skal ha systemer for å kunne dokumentere hvilke produkter som er kjøpt fra den enkelte leverandør, og hvilken kunde som har kjøpt bedriftens ferdigvarer.
Dette inkluderer også råvarer og andre innsatsfaktorer som er omfattet av lovverket, ref. Produktområder omfattet av retningslinjer for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking.

Det er ikke krav i lovverket til hvilke typer systemer som skal brukes til dette.
Sporing kan i den enkleste form være manuelt basert, mens andre har et avansert IT-system for å følge opp dette.

Sentralt i lovgivningen står den enkelte bedrifts plikt til å foreta en risikoanalyse over hvilken helserisiko produktene representerer, og hvordan bedriften vil forholde seg til dette når det gjelder sporbarhet.

Bedrifter kan praktisere mer omfattende systemer for sporing enn hva minimumskravene i lovverket pålegger, men dette er enten basert på selvpålagte krav eller avtaler med, og pålegg fra avtalepartene.

Sporing
Sporing er basert på å følge den fysiske varestrømmen.
Alle parter skal kunne spore sine produkter ett ledd fremover og ett ledd bakover.

Sporing ett ledd fremover:
Sporing ett ledd framover betyr den adresse produktene er levert til
Et fakturasystem som inneholder informasjon om varenummer/varenavn, kundenummer/kundenavn og fakturadato er tilstrekkelig for å kunne spore ett ledd framover i verdikjeden.

Hvis bedriften har et partibegrep, bør dette være inkludert i fakturaen, pakkseddelen og lignende, eller at bedriftens eget ekspedisjonssystem er direkte knyttet mot fakturaen.

Sporing ett ledd bakover:
Sporing ett ledd bakover betyr den adressen produktene er levert fra.
Bedriften må føre en logg på mottatte produkter som beskriver hvilke produkter som er kjøpt fra hvem og i hvilken kvantitet på dato.

Dersom adressene for hvor produkter leveres fra eller leveres til ikke er i samsvar med det juridiske eierskapet til produktene og fakturagangen, bør dette avtales separat mellom partene.

318 Utarbeide en beredskapsplan

Utarbeide en beredskapsplan

Dersom uønskede hendelser eller kriser oppstår er det viktig å være godt forberedt.

Mulige scenarier for hva som kan oppstå bør være tenkt igjennom, og hvordan dette skal håndteres.

Det må utarbeides en beredskapsplan som gjør at man kan takle situasjonen på en rask, riktig og effektiv måte. Beredskapsplanen må til enhver tid være korrekt og tilgjengelig for alle involverte.

I beredskapsplan inngår:

• Å utpeke et kriseteam, med ansvar for sporbarhet, tilbakekalling og tilbaketrekking.
• Interne og eksterne kontaktlister for raskt å nå alle som involveres eller blir berørt av en eventuell hendelse eller krise
• Opplæring og øvelser i virksomhetens rutiner og instrukser for hvordan hendelser eller kriser skal håndteres. Øvelser bør være så realistiske som mulig, og gjennomføres med nærmeste ledd i verdikjeden
• Denne må være enkelt tilgjengelig og kan eksempelvis bestå av
  • en kortfattet oversikt over kriseteam med deres roller og ansvarsområder
  • virksomhetens interne retningslinjer for håndtering av hendelser/kriser
  • kontaktlister
  • annen relevant dokumentasjon som er viktig å ha tilgang til om en hendelse eller krise skulle oppstå

Se mer om beredskapsplan her

317 Utarbeide en risikoanalyse

Utarbeide en risikoanalyse

Sentralt i lovgivningen står den enkelte bedrifts plikt til å foreta en risikoanalyse over hvilken helserisiko produktene representerer, og hvordan bedriften vil forholde seg til dette når det gjelder sporbarhet.

Analysen har som formål at den skal redusere/forhindre risiko gjennom

• tilbaketrekking av produkter fra markedet, eller
• effektiv varsling eller tilbakekalling av produkter fra forbrukerne.

Dette forutsetter at aktørene er kjent med de risikoer produktene måtte utgjøre og har en beredskap som sikrer at man reagerer raskt, riktig og effektivt ved uønskede hendelser. En riskoanalyse bør derfor utføres på nye produkter basert på en tenkt relevant hendelse, slik at den kan iverksettes så raskt som mulig dersom en virkelig hendelse skulle inntreffe for produktet.

Risikoanalysen består av tre elementer som både myndigheter og næring bør arbeide etter på lik måte:

• Risikovurdering
• Risikohåndtering
• Risikokommunikasjon

Se mer om risikoanalyse her.

177 Topplastmerkingssystemet

Topplastmerkingssystemet

Anbefaling til industri og handel
Systemet gir sikkerhet for at det blir et minimum av produktskader og det å muliggjøre en automatisert og effektiv lassplanlegging i hele bransjen.

Det henstilles til industrien å jobbe sammen med sine leverandører med mål om at størst mulig godsmengde tilfredsstiller anbefalingen og at alle varer blir merket med tillatt topplast.

 

Del A
Kostnadseffektiv varetransport forutsetter bl.a. optimal utnyttelse av kapasitetsfaktorene vekt og volum. Forholdet mellom varenes snittvekt og volum er i hovedsak slik at biler skal kunne utnyttes fullt ut. Virkeligheten er imidlertid at grunnet forskjellige høyder på pallene ikke er mulig å laste biler og f.eks. containere på en slik måte at volumet utnyttes. Dette innebærer betydelige og unødige ekstrakostnader i forsyningskjeden.

Utvikling av et felles system for å bestemme den belastning en pall tåler basert på at emballasjeforbruket skal være optimalt, vil innebære at hele bransjen kan oppnå bedre transportutnyttelse og derved en vesentlig kostnadsreduksjon, også i et nasjonaløkonomisk perspektiv, og bidra til positive konsekvenser for miljøet.

Forutsetninger
Systemet er basert på følgende forutsetninger:

• Sekundæremballasjen skal beskytte primæremballasjen og produktet under lagring, håndtering og transport frem til produktet gjøres tilgjengelig for forbruker i butikken
• Emballasjen må tåle den dynamiske belastning ved at to paller med produkter står på hverandre under reelle transportforhold.
• Industrien er ansvarlig for å utvikle riktig emballasje for sine produkter gjennom bevisst satsning på total økonomisk optimalisering. Sikkerhetsfaktor fastsettes av vareprodusent

Merking
Ved bruk av topplastmerkingssystemet modifiseres STANDs anbefaling om at en pall skal tåle egen vekt ved at pallene merkes med en tilleggsopplysning om maksimal topplast.

Med tillatt topplast skal forstås vekten på den pall som kan settes oppå en angitt pall uten at emballasjen eller produktene i emballasjen på den underliggende pallen påføres skade under normal håndtering og transport.
Merk at det er en spesifikk vekt som skal oppgis og ikke en vektklasse. Bruk av enkeltvekter gir størst fleksibilitet og derved mulighet for å optimalisere utnyttelse av transportapparatets lasteevne.

Tillatt topplast skal vises på følgende måte:

1. Som del av standard palletikett (GS1 pall- eller produktetikett med eget felt)
2. På transportetikett (GS1 transportetikett med eget felt)
3. På egen etikett (Unntaksvis når det ikke er praktisk mulig med a) eller b).

 

Transportetikett med topplastinformasjon:

Palletikett med topplastinformasjon:

DEL B
Emballasjedesign
Det anbefales at det tas utgangspunkt i hvordan en ferdig transportenhet/pall skal se ut, og så basere design og utvikling av D-pak og F-pak på dette. Det forutsettes et nært samarbeide med «Space» om utformingens egnethet i butikkhyllen.

Styrkeberegning
Det forutsettes at det normalt utføres styrkeberegning for D-pak sin evne til å motstå trykkbelastning, se DEL C.
Praktisk testing kan være eneste mulighet for å bestemme emballasjens evne til å tåle trykkbelastning.

Kompresjonstest
For all emballasje unntatt en enkel kasse av bølgepapp hvor beregning kan være tilstrekkelig, forutsettes det at det foretas kompresjonstest av D-pak samt D-pak fylt med F-pak uansett om F-pak skal gi en del av bærestyrken eller ikke.
Norske pappleverandører, har utarbeidet egne beregnings- og testprosedyrer for bølgepapp.
For annen emballasje benyttes produsentenes normer, eventuelt et uavhengig testinstitutt, se DEL C.

Sikkerhetsfaktor
For å komme frem til maksimalt tillatt topplast for en emballasjeenhet og for en pall med enheter, må det tas hensyn til alle forhold som har med design, materiale og bruksområde å gjøre.
Dette skjer i praksis ved at beregnede verdier reduseres med en prosentvis reduksjon for forskjellige forhold som svekker emballasjen.
I tillegg brukes en sikkerhetsfaktor avhengig av transportforhold som skal kompensere for eventuelle uforutsette påvirkninger som emballasjen og pallen kan bli utsatt for på sin vei.
Se DEL C for mer utførlig informasjon.

Transporttest
Det anbefales at systemet i den enkelte bedrift inneholder krav til transporttest som standard.
I alle tilfeller hvor det er snakk om en ny eller normavvikende emballasje og også for alle tilfeller hvor konsekvensene av brekkasje kan være spesielt store, utføres en transporttest for å sikre at produktet oppfører seg som forutsatt, også under ugunstige forhold.

En transporttest må derfor utføres over en strekning som vil medføre at emballasjen blir utsatt for minst de påvirkninger som vanlig transport kan gi.
Dette er industriens/produsentens ansvar.

Kostnad

• Oppgradering av innsatsen rundt emballasjeutvikling
• IT system for lassplanlegging med effektiv bruk av topplastinformasjon
• Oppgradering av merkeutstyr

Besparelse

• Reduserte transportkostnader
• Redusert brekkasje
• Redusert returtransport
• Færre feil og korreksjoner under utvikling av emballasje
• Riktigere plassering av varene på lager

 

DEL C
Styrkeberegning (eksempel)

 

Sikkerhetsfaktor
Det er flere forhold som påvirker valg av sikkerhetsfaktor for transport. Disse kan deles i følgende hovedgrupper;

• selve emballasjen
• hvordan emballasjen er stablet på pallen (pallmønster)
• emballasjens plassering på pallen (overheng/underheng)
• miljøpåvirkningene fra temperatur

Riktig sikkerhetsfaktor er vareprodusentens ansvar.

Sikkerhetsfaktoren skal ta høyde for forhold som ikke kan forutsettes/forutses og derved legge inn i beregningene på en enkel måte.
Det må derfor ved bruk av sikkerhetsfaktor vurderes om det aktuelle kravet ligger innenfor normal transport og håndtering eller ikke. Fastsettelse av sikkerhetsfaktor er et forhold mellom emballasjeprodusent og vareprodusent, men det er vareprodusent som er ansvarlig for at det ikke oppstår brekkasje under transport til forbruker.

Eksempel på sikkerhetsfaktor
Faktoren kan være satt til SF = 3,5. Det betyr at dersom emballasjen er spesifisert til å tåle en trykkbelastning på 350kg, vil den godkjennes og merkes for belastning på 100kg under den type dynamiske forhold som inntreffer under normal transport og håndtering i Norge.

Emballasjen
Utgangspunktet for emballasjens styrke er valg av materiale og konstruksjon.
Et svakt materiale kan utformes slik at det gir en konstruksjon med stor styrke og et sterkt materiale kan svekkes gjennom valg til galt formål (inkompatible materialer), feil bearbeiding (stress, brudd eller knekkanvisninger), dårlig kunnskap etc.
Dette gjelder perforering, rivetape, trykk som presser sammen bølgen («fluten») i bølgepapp, påsetting av etiketter etc.

I tillegg vil spesielt fuktighet svekke emballasjen og derved styrken vesentlig.
Reduksjon av styrke pga. disse forholdene vil normalt være del av det arbeidet som emballasjeleverandøren utfører som del av utviklingsarbeidet.

Pallmønster
Det finnes i prinsippet to forskjellige måter å stable varer på en pall på (pallmønstre); forbandmønstre og søylemønster.

Forbandmønstre innebærer at enhetene på annethvert lag ligger forskjellig og derved låser hverandre i større eller mindre grad, men det reduserer trykkstyrken med ca. 40 %.

Søylemønster innebærer at enkeltenheter stables på hverandre uten å overlappe med andre enheter. Denne stableformen gir maksimal styrke mht. trykkbelastning pga. at hjørnene har større krenkings-stivhet enn sidene, men stableformen gir dårlig stabilitet uten ekstra sikring med strekkfilm, stropp, bånd eller lignende.

 

139 Gyldige paller

Gyldige paller

Her er en animasjon som viser hvilke paller som er godkjent til bruk i varedistribusjonen.

Kravspesifikasjoner kan lastes ned her:

Krav til godkjente Europaller
Kravspesifikasjon gjenbruks 1/1 pall i plast
Kravspesifikasjon gjenbruks 1/2 pall i plast
Kravspesifikasjon gjenbruks 1/3 pall i plast (fra NLP)
Kravspesifikasjon for gjenbruks 1/4 pall i plast
Kravspesifikasjon gjenbruks 1/2 pall i tre
Kravspesifikasjon for 1/3 og 1/2 engangspall i papp

172 Krav til utforming av D-pak og emballasje

Krav til utforming av D-pak og emballasje

D-pak er den enheten som detaljist kjøper.
D-pak forekommer i ulike former, som kartong, gjenbrukskasse/pallboks, samlekartong og lignende.

Den viktigste oppgaven til D-pak er å sikre F-pak fra den er produsert til den står ferdig eksponert i en detaljisthylle.

Antall F-pak i en D-pak fastsettes av produsent, fortrinnsvis i dialog med distributør/kjede.

D-pak skal være tilpasset modulsystemet, slik at plukk og samlasting kan foregå rasjonelt.

Fyllingsgrad skal beregnes. Dette er beskrevet i fyllingsgrad.

D-pak må være konstruert slik at den tåler belastningen som kreves i verdikjeden.

Automatlagre krever at D-pak må være godt emballert så den kan løftes, stables, klemmes og håndteres med forskjellige mekaniserte anordninger, se Automatlager hos distributør – økt forståelse av depalleteringsprosess.

Krav til utforming og emballasje

Når D-pak utformes må det tas utgangspunkt i modulsystemet.
Det innebærer at D-pak optimalt ikke skal være mindre enn 100 x 150 mm, og ikke større enn 400 x 600 mm.

 

Eksempel på beste praksis:
Modultilpasset D-pak.

 

Eksempel på en ikke egnet D-pak

D-pak er ikke modultilpasset.

 

Størrelsen på D-pak må ta hensyn til hylleplassens mål for den aktuelle produktgruppen.
Kortsiden på D-pak skal være front, der dette er hensiktsmessig.

Det må finnes en enkel og tydelig åpningsanvisning, gjerne med illustrasjon. 

Emballasjen må kunne åpnes uten å bruke kniv.

Når F-pak eksponeres i D-pak bør minst mulig av D-pak-emballasjen synes i front. 

D-pak skal ikke veie over 15 kg.

D-pak skal være i gjenvinnbar papp eller eventuelt plast.

Eksempel på en ikke egnet D-pak

Lokk/plastfilm mangler, som kan medføre at F-pak faller ut under intern-transport.

 

Plastkasser – samtlige varianter – må ta høyde for å fungere ved automathåndtering.

D-pak må være formstabil.

Eksempel på beste praksis
D-pak er formstabil.

Eksempel på beste praksis
Formastabile D-pak som slutter tett om innholdet, og er sterke nok til ikke å deformeres.
Tåler belastning ved inntransport (2 paller i høyden), samt håndtering gjennom verdikjeden.

Eksempel på en ikke egnet D-pak
Ikke formstabil. Tåler ikke belastning ved inntransport (2 paller i høyden), eller håndtering gjennom verdikjeden.

D-pak som kun er emballert i plastfolie skal ha brett/trau under.

Eksempel på beste praksis
D-pak på brett/trau med plast rundt.

D-pak skal ha rette sider.
Eksempel på beste praksis
D-pak med rette sider.

 

Lim-kvalitet og mengde lim på D-pak må være slik at limte flater ikke løsner.
Eksempel på beste praksis
Lim-kvalitet og mengde lim er slik at limte flater ikke løsner.

 

Konstruert eksempel på en ikke egnet D-pak
For lite lim/for få lim-punkter medfølger at klaffer spriker med påfølgende stans i automatanlegg.

D-pak skal være stablebar og «ører» skal kun brukes der det er nødvendig i forhold til stabilitet.
Må «ører» likevel brukes, skal disse ikke være over 5mm, og skal ikke brukes i kombinasjon med mellomleggsplater.

D-pak skal ikke ha løst lokk.
Lokk må være festet til trau/brett på en slik måte at det ikke løsner under håndtering. Det anbefales at det brukes lim-punkter eller en form for låsmekanisme.

D-pak skal ha et tyngdepunkt i forhold til grunnflate som gjør at den kan håndteres på transportbånd.
Forholdet høyde/bredde bør være under 1,7 for å sikre at varene ikke faller under interntransport i automatlager.

Eksempel på beste praksis
Forholdet høyde/bredde er under 1,7.

Eksempel på en ikke egnet D-pak
Forholdet høyde/bredde er over 1,7 som gjør at D-pak kan falle under interntransport.

 

Eksponeringsfront på D-pak skal ikke være under 30 mm uavhengig av hvilken løsning som velges.
Selgende informasjon på F-pak skal være synlig.

Emballasjens bæreevne

Under utforming av produkt og emballasje må det tas hensyn til at yttermålene for ferdig D-pak, brett og annet, under belastning av ovenpå-liggende produktemballasje, pga. buling, ligger innenfor marginen. I praksis kan denne være fra 0,5 til 1,0 cm. 

Optimal transport forutsetter utnyttelse av transportsystemenes lastekapasitet (vekt og høyde).

Emballasjen skal som hovedregel minimum kunne bære en tilsvarende pall (2 identiske paller) uten at det oppstår brekkasje eller klemskader ved transport og lagerhåndtering.
Unntak fra dette skal spesifiseres og merkes på pallen.

Metode for beregning av bæreevne er beskrevet i Topplastmerkingssystemet

Emballasjen skal tåle samlasting med andre varer for frakt ut i detaljist, på en rasjonell måte.

For å oppnå bransjens felles målsetting om en effektiv vareflyt, redusert negativ miljøpåvirkning, fremmet salg og redusert svinn, er det viktig å ha fokus på:

• Topplast
• Stablebarhet
• Modultilpasning

Spesielt for Gjenbrukskasser/pallbokser
I utgangspunktet ønskes D-pak i papp, eller i kombinasjon med plast.
Gjenbrukskasser er et alternativ til D-pak i bølgepapp, men skal avtales bilateralt.

Spesielt for Samlekartonger
Bruk av samlekartonger minimeres og skal avtales bilateralt.

Samlekartong aksepteres i de tilfeller der D-pak løsning ikke er mulig fordi D-pak ikke tilfredsstiller kravene til styrke, stabilitet eller størrelse og der bruk av mellomleggsplate på pall ikke er mulig.

Samlekartong må merkes slik at den tydelig skiller seg fra D-pak, og skal ikke veie mer enn 15 kg.

201 Ordre

Ordre

Sende ordre

En bestilling sendes i form av en EDI ordre, og spesifiserer varer/ytelser som bestilles under de betingelser som er avtalt mellom selger og kjøper.

Ordren skal oppfylle bilaterale avtaler spesifisert i EDI utvekslingsavtale.

I ordren angis bl.a. kjøper og selger, produkt, mengde, ønsket leveringsdato og leveringssted.

Ordren skal sendes i henhold til avtalt ordrestopptid.

Mulige korreksjoner som kan gjøres på en ordre etter at den er avsendt:

• Kansellering av ordren kan gjøres på følgende alternative måter:
  • Det avtales på telefon at leverandør skal sende en EDI ordrebekreftelse, med 0 i antall på alle varelinjer
  • Det avtales på telefon at ordren slettes manuelt i systemet hos begge parter
• Tilleggs-ordre for leveranse på samme tid som hoved-ordre må gjøres innenfor avtalt ordrestopptid for hoved-leveransen. Dette gjøres ved å legge en ordinær EDI ordre på de produkter og kvanta som skal bestilles i tillegg.
• Endringer på en avsendt ordre kan gjøres på følgende alternative måter:
  • Det avtales at det skal sendes en EDI ordrebekreftelse med 0 på de varelinjer som skal endres, hvorpå det sendes en ny EDI ordre på de varelinjer som skulle endres
  • Det avtales på telefon at opprinnelig ordre slettes, og at det deretter sendes ny EDI ordre
  • Det avtales på telefon at det sendes en EDI ordrebekreftelse med 0 på alle varelinjer, og at det deretter sendes ny EDI ordre

Spesielle forhold knyttet til Ordre

Ordrenummeret skal være unikt for hver bestilling som sendes fra en kjøper.

Leverandør skal avvise en bestilling med ordrenummer som er mottatt og behandlet tidligere.

For enkelte produkter gjelder at det foreligger en bilateral avtale om hvordan holdbarhetstid skal fordeles mellom partene.  Se Inngåelse av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhetstid.

For EXW leveringsbetingelser gjelder at én ordre skal bare omfatte én leveranse fra ett hentested til ett leveringssted og én ønsket leveringsdato.
For leveringsbetingelser hvor leverandør er ansvarlig for transport gjelder det samme, bortsett fra at ordren kan inneholde leveranser fra flere hentesteder.

Motta ordre og returnere ordrekvittering
Leverandør skal om dette er avtalt i EDI utvekslingsavtale returnere en EDI ordrekvittering, umiddelbart etter at bestilling er mottatt.

Ordrekvittering har som funksjon å bekrefte ovenfor kunden at leverandør har mottatt ordren. Ordrekvittering inneholder ingen informasjon på om kunden får levert de bestilte varer eller ikke. 

Motta ordrekvittering
Når ordrekvittering mottas gir det kunden en forsikring på at ordren ble mottatt av leverandør,

Hvordan ordrekvittering eventuelt brukes videre av kunden i interne systemer omfattes ikke av retningslinjene.

184 Rutine ved forsinkelser fra leverandør/EMV

Rutine ved forsinkelser fra leverandør/EMV

Enhver forsinkelse skal umiddelbart varsles med den informasjon som er tilgjengelig på varslingstidspunktet. Melding skal sendes kategori og logistikk.

Ved forsinkelse skilles mellom varslede og ikke varslede.

Les mer om:

Rutine ved varslede forsinkelser

Rutine ved ikke-varslede forsinkelser

Gjeldende frister finnes under nedlastinger.

193 Tilbakemelding på listing/hovedsortiment og bekrefte leveringsevne (A3-A6 i tidslinje)

Tilbakemelding på listing/hovedsortiment og bekrefte leveringsevne (A3-A6 i tidslinje)

Tilbakemeldingen fra kjede skal inneholde:

• Sortimentsklassifisering per profilkjede (ny og gammel klassifisering)
• Valgt inn- og utfasingsmetode (tidsstyrt eller beholdningsstyrt)
  • Inkl oversikt hvilke produkter som er linket
• Produkter som delistes
• Tidspunkt for tilbakemelding om sortiment er senest U‐8.

Dersom kjedenes sortimentsvalg fører til at leverandør beslutter å kansellere eller utsette lansering skal dette meldes til aktuelle kjeders kategoriansvarlig senest fredag i U-6.

Avvik fra ordinær nedtrapping må kommuniseres tydelig i rimelig tid.

Ved vareknapphet hos leverandør er det volum bekreftet i U-6 (A4 i tidslinje) som er førende for avvikshåndtering ref.
rutine ved forsinkelse fra leverandør/EMV.
Dog gjelder at ordrebekreftelse på bestillinger (A6) levert senest ila tirsdag i U-3 er å betrakte som bindende avtale. Ordrebekreftelser skal gis onsdag U-3 (A6.1). Gjeldende frister finnes under nedlastinger.

171 Fyllingsgrad

Fyllingsgrad uttrykker forholdet mellom mengde produkt (målt i volum) og emballasjens volum.
Emballasjesystemet består av F-pak og D-pak.

Eksempel på måling av fyllingsgrad for en flaske (F-pak):

Luft i varestrømmen er kostnadsdrivende og belaster miljøet i hele verdikjeden.
Alle produkter må derfor optimaliseres, slik at fyllingsgrad og omløpshastighet sikrer:

• Godt varetrykk i butikk
• Lite matsvinn (størrelsen på D-pak må tilpasses omløpshastighet og holdbarhet)
• Minimal miljøbelastning

I denne animasjonen vises hvordan fyllingsgrad regnes ut for ulike produkter

Mer om fyllingsgrad, og flere eksempler på hvordan fyllingsgrad beregnes, finnes på hjemmesiden til Tradesolution, www.tradesolution.no.

185 Kommunikasjon og datautveksling

Kommunikasjon og datautveksling

Leverandør og kjede holder hverandre oppdatert i alle forhold som kan ha relevans for vellykket sortimentsendring.

Salgs- og beholdningsdata gjøres tilgjengelig så snart de foreligger.

Måltall

Servicegrad – til grossist og til butikk – måles og utveksles. For definisjon av servicegrad henvises det til dokument Servicegrad-hensikt, typer måltall og forutsetninger med eventuelle presiseringer i kjede-/leverandøravtalen. Ved betydelig avvik i servicegrad er sortimentskoding og prognose derfor naturlige referansepunkter.

192 Grunndataregistrering og Produktpresentasjon følger en tidslinje

Grunndataregistrering og Produktpresentasjon følger en tidslinje

Varer distribuert over distributør, via, crossdock eller direkte til detaljist følger samme løp.

Tidslinjen indikerer aller siste frist for gjennomføring av respektive aktivitet.
Mange av aktivitetene er sekvensielle, hvor oppstart forutsetter at tidligere aktiviteter er avsluttet.

Der det er mulig, oppfordres det til gjensidig involvering så tidlig som mulig i prosessen for å redusere kostnader og usikkerhet. Se også kommunikasjon og datautveksling.

Kjedene vil operere med ulike formularer, men de inneholder i store trekk det samme.

Gjeldende frister finnes under nedlastinger.

174 Plassering av D-pak på Pall

Plassering av D-pak på Pall

Det er en forutsetning for å opprettholde styrke, at D-pak plasseres innenfor pallens kanter med en liten margin.
Enheter som plasseres på eller utenfor kanten kan få knekkskader med påfølgende redusert bæreevne/risiko for skade.

Pallarealet skal utnyttes best mulig med produkter.  Ved å følge modulsystemet sikres god utnyttelse av pallen, og reduserer risikoen for at lasten forskyver seg under transport.

Overheng aksepteres ikke.

149 Produktinformasjon på pall med eksempel på pall etikett

Produktinformasjon på pall med eksempel på pall etikett

Standarden skiller på ulike typer paller avhengig av enhetens innhold.

Det er kun Standardpall og Eksponeringsenhet som kan ha en entydig merking av produktinformasjon som gjelder for hele pallen.

Standardpall
Pall som inneholder samme produkt (samme GTIN) med fast antall D-pakog hvor merking av entydig produktinformasjon på pallen er mulig.

Det anbefales at Standardpall bare inneholder D-pak med samme batch/lot-nummerog holdbarhetsdato.

Det finnes to ulike typer Standardpall:

• Standardpall med høyde 120 cm
• Standardpall med høyde 60 cm (Lavpall)

Lavpall benyttes for lavfrekvente produkter og for produkter med kort holdbarhet.

Et produkt kan bare pakkes på én type Standardpall, enten 120 cm høyde eller 60 cm høyde.

Standard pall med høyde 120 cm

 

 

Standard pall med høyde 60 cm (Lavpall)

 

Standardpall merkes både med produkt- og transportinformasjoner.

Siden produktinformasjon og transportinformasjon som regel er kjent på ulike tidspunkter, er den praktiske løsningen å merke enheten med to ulike etiketter:

1. Etikett med produktinformasjon (inkl. SSCC)
2. Etikett med transportinformasjon

 

Produktinformasjoner på GS1 produktetikett for standardpall
SSCC(kollinummer)

Skal merkes med GS1-128 AI 00 på GS1 Produktetikett på hver enkelt Standardpall i klartekst og med strekkode. SSCC gir en unik identifikasjon av hver enkelt pall. Pga sporing skal en SSCC ikke gjenbrukes før etter minimum 6 år. Strekkoden med SSCC skal skrives på nederste linje av strekkodene. Det anbefales å ha SSCC alene på linjen.

GTIN – Global Trade Item Number
Standardpaller skal merkes med GTIN. Det kan gjøres på følgende måter:

• Primært skal GTIN for D-pak benyttes
• GS1-128 AI 02 skal benyttes. Det kreves også oppgitt antall D-pak på pallen med GS1-128 AI 37
• Pallens eget unike GTIN kan også brukes, med GS1-128 AI 01.

Varetekst
Produktets varetekst skal komme i klartekst på pallens produktetikett. Varetekst skal baseres på varetekst i EPD-basensom består av produktnavn, egenskaper og varemerketekst. Varetekstene som merkes på pall skal stemme overens med varetekstene i pakkseddelen og fakturaen.

Batch/lot nummer.
GS1-128 AI 10 genereres av produsent og brukes for å kunne spore varen tilbake til bestemte produksjonsserier.

Dersom alle D-pak på pallen har samme batch/lot-nummer, angis dette på etiketten i klartekst og strekkode. Dersom pallen inneholder D-pak med ulike batch/lot-nummer, utelates batch/lot-nummer på etiketten. Men da må alle unike batch/lot-nummer oppgis i elektronisk pakkseddel.

Holdbarhetsinformasjon
GS1-128 AI 15 skal merkes alle paller som har «Best før dato» påført
F-pak. Alternativt kan «siste forbruksdato» GS1-128 AI 17 benyttes til holdbarhetsmerking.

Netto vekt (i gram)
GS1-128 AI 3103 skal merkes for produkter med variabel vekt. Med nettovekt menes vekt av produkt eksklusiv emballasje (den samme vekten som blir fakturert).

Brutto vekt (i hele kg)
skal merkes i klartekst på hver enkelt pall. Med bruttovekt menes vekt av varer, emballasje og pall (lastbærer).

Max. stablevekt (i hele kg)
skal merkes i klartekst.
Paller som ikke kan stables merkes med: Tåler ikke topplast.

Temperaturkrav
skal merkes i klartekst dersom produktet har temperaturkrav.

Produktmerking på Standardpall

Oversikt over produktinformasjon som skal eller kan merkes på Standardpall:
Opplysning	Klartekst	GS1-128 (strekkode)	AI	Format
SSCC (kollinummer)1)	Skal merkes	Skal merkes	00	n2 + n18
GTIN for pallen2)	Kan merkes	Kan merkes	01	n2 + n14
GTIN for D-pak inne i pallen	Skal merkes	Skal merkes	02	n2 + n14
Antall D-pak inne i pallen	Skal merkes unntatt når pall er definert som D-pak	Skal merkes unntatt når pall er definert som D-pak	37	n2 + n..8
Varetekst	Skal merkes	Merkes ikke
Batch/Lot nr3)	Skal merkes	Skal merkes	10	n2 +an..20
Best før dato4)	Skal merkes dersom F-pak har påtrykt best før dato	Skal merkes dersom F-pak har påtrykt best før dato	15	n2 + n6
Netto vekt	Skal merkes for varer med variabel vekt	Skal merkes for varer med variabel vekt	3103	n4 + n6
Brutto vekt	Skal merkes	Kan merkes	3300	n4 + n6
Max. stablevekt	Skal merkes	Merkes ikke
Temperaturkrav	Skal merkes, hvis produktet har temperaturkrav	Merkes ikke
1) SSCC skal angis på produktetikett, men tillates brukt på begge etiketter forutsatt at det brukes nøyaktig samme nr. 2) Kan i særtilfelle brukes i en overgangsperiode. 3) Dersom Batch/Lot nr. er utelatt på D-pak, eller ulike Parti/Batch/Lot nr. på D-pak skal dette ikke merkes på pall. 4) Alternativt kan siste forbruksdato GS1-128 AI 17 benyttes til holdbarhetsmerking.

 

Eksempel på GS1 produktetikett for standardpall

Eksponeringsenhet

En enhet definert som D-pak og som inneholder et fast antall F-pak, beregnet for eksponering hos detaljist.

Eksponeringsenheten kan være 1/1-pall, 1/2-pall eller 1/3-pall.

Hver Eksponeringsenhet har en egen lastbærer.

Eksponeringenheter av størrelse 1/2-pall eller 1/3-pall plasseres på en slavepall. Dette utgjør samlet en transportenhet.

Dersom slavepall utelates må dette avtales bilateralt. Eksempelvis kan man for 1/2-paller med god stabilitet plaste disse sammen, og utelate slavepallen. Dette muliggjør bedre utnyttelse av pallen ved at eksponeringsenheten kan bygges høyere, og derved få plass til flere varer på pallen.

 

Eksponeringsenheter merkes med SSCC på to nivåer:

• På laveste nivå merkes Produktetiketten for Eksponeringsenhetsom D-pak med tillegg av SSCC. Produktetiketten merkes på hver Eksponeringsenhet.
• For hele pallen merkesStandard transportetikett for Dagligvare.Dersom Eksponeringsenhet er 1/1-pall, merkes denne som en Standardpall.

Merking av Eksponeringsenheter gir økt sporbarhet i verdikjeden

Produktinformasjoner på GS1 produktetikett for Eksponeringsenhet

SSCC(kollinummer)
Skal merkes med GS1-128 AI 00 på GS1 Produktetikett på hver enkelt Eksponeringsenhet i klartekst og med strekkode. SSCC gir en unik identifikasjon av hver enkelt pall. Strekkoden med SSCC skal skrives på nederste linje av strekkodene. Det anbefales å ha SSCC alene på linjen. Pga sporing skal en SSCC ikke gjenbrukes før etter minimum 6 år.

Strekkoden med SSCC skal skrives på nederste linje av strekkodene. Det anbefales å ha SSCC alene på linjen.

GTIN – Global Trade Item Number
Salgs-/kampanjepallskal merkes med GTIN. Det kan gjøres på følgende måter:

• Primært skal GTIN for D-pak benyttes
• GS1-128 AI 01 skal benyttes

Varetekst
Produktets varetekst skal komme i klartekst på pallens produktetikett. Varetekst skal baseres på varetekst i EPD-basen som består av produktnavn, egenskaper og varemerketekst. Varetekstene som merkes på pall skal stemme overens med varetekstene i pakkseddelen og fakturaen. 

Batch/lot-nummer
GS1-128 AI 10 genereres av produsent og brukes for å kunne spore varen tilbake til bestemte produksjonsserier.

Dersom alle D-pak på pallen har samme batch/lot-nummer, angis dette på etiketten i klartekst og strekkode. Dersom pallen inneholder D-pak med ulike batch/lot-nummer, utelates batch/lot-nummer på etiketten. Men da må alle unike batch/lot-nummer oppgis i elektronisk pakkseddel.

Holdbarhetsinformasjon
GS1-128 AI 15 skal merkes alle paller som har «Best før dato» påført

F-pak. Alternativt kan «siste forbruksdato» GS1-128 AI 17 benyttes til holdbarhetsmerking.

Netto vekt (i gram)
GS1-128 AI 3103 skal merkes for produkter med variabel vekt. Med nettovekt menes vekt av produkt eksklusiv emballasje (den samme vekten som blir fakturert).

Brutto vekt (i hele kg)
skal merkes i klartekst på hver enkelt pall. Med bruttovekt menes vekt av varer, emballasje og pall (lastbærer).

Max. stablevekt (i hele kg)
skal merkes i klartekst.

Paller som ikke kan stables merkes med: Tåler ikke topplast.

Temperaturkrav
skal merkes i klartekst dersom produktet har temperaturkrav.

 

Produktmerking på Eksponeringenhet

Oversikt over merking av produktinformasjon som skal eller kan merkes på Eksponeringenhet:
Opplysning	Klartekst	GS1-128 (strekkode)	AI	Format
SSCC (kollinummer)	Skal merkes	Skal merkes	00	n2 + n18
GTIN for D-pak	Skal merkes	Skal merkes	01	n2 + n14
Varetekst	Skal merkes	Merkes ikke
Batch/Lot nr1)	Skal merkes	Skal merkes	10	n2 +an..20
Best før dato2)	Skal merkes dersom F-pak har påtrykt best før dato	Skal merkes dersom F-pak har påtrykt best før dato	15	n2 + n6
Temperaturkrav	Skal merkes, hvis produktet har temperaturkrav	Merkes ikke
Leverandørens artikkelnummer	Skal merkes	Merkes ikke
1) Dersom Batch/Lot nr. er utelatt på D-pak, eller ulike Batch/Lot nr. på D-pak skal ikke dette merkes på pall. 2) Alternativt kan siste forbruksdato GS1-128 AI 17 benyttes til holdbarhetsmerking.

 

Eksempel på D-pak etikett med SSCC for Eksponeringsenhet

 

Paller hvor produktinformasjon ikke kan angis på egen palletikett

Blandingspall
To varianter av blandingspall er beskrevet; med og uten mellomlagspall.
På blandingspaller er det ikke mulig å angi produktinformasjon på egen palletikett.

Blandingspall uten mellomlagspall:
Pall bestående av flere ulike produkter.

 

 

Blandingspall med mellomlagspall:
Pall bestående av flere ulike produkter, hvor hvert produkt er stablet i ett eller flere lag, og hvor hvert ulikt produkt er adskilt med pall.

Valg av type blandingspall avhenger blant annet av håndteringskostnader, transport-/miljøkostnader og lagerteknologi og må avtales bilateralt mellom partene.
D-pak’ens emballasje og stabilitet skal tas hensyn til ved valg av blandingspall.

Dersom det brukes mellomlagspall, skal det alltid bestilles hele lag.

Blandingspall (både med og uten mellomlagspall) merkesmed Standard transportetikett for Dagligvare.

Kundepakket pall

Når en leverandør pakker produkter for levering til sluttmottaker, pakkes og merkes produktene med SSCC på to pakningsnivåer.

Kundepakkede enheter merkes for levering til sluttmottaker og transportenhet merkes for levering til transittlager.

På kundepakkede paller er det ikke mulig å angi produktinformasjon på egen palletikett.

 

En kundepakket pall kan være Mix enhet, Rute(ren) enhet eller Kunde(ren) enhet.

• Mix enhet er enhet med varer til to eller flere sluttmottakere og splittes på transittlager.
• Rute(ren) enhet er enhet med varer til to eller flere sluttmottakere på samme rute eller avgang.
• Kunde(ren) enhet er enhet med varer som skal til en og samme sluttmottaker.

Pr. definisjon gjelder dette kundepakkede enheter som ikke trenger å ha egen lastbærer, og bygges opp på en standardisert transportenhet (for eksempel europall).

Mix enhet og Rute(ren) enhet stables i søyler pr. sluttmottager.

Kundepakkede enheter av type Mix enhet splittes ved varemottak på transittlager, og den enkelte kundepakkede enhet videresendes til sluttmottaker. En forutsetning er at alle kundepakkede enheter som befinner seg på en og samme pall, skal til samme transittlager.

134 Tabell for fordeling av total holdbarhetstid på en vare

Tabell for fordeling av total holdbarhetstid på en vare

 

• For varer med total holdbarhet på 150 dager eller mer gjelder at siste frist for levering til distributør skal være minst 100 dager og til detaljist minst 50 Dette betyr at produsent får en større andel av total holdbarhetstid enn øvrige ledd (skjevfordeling). Sesongvarer skal selges med god holdbarhetsmargin for aktuell sesong.
• For varer med total holdbarhet 90 dager eller mindre er tabellen skjevfordelt til fordel for å sikre en størst mulig del av holdbarheten til siste
• For varer med holdbarhet mellom 17 og 42 dager oppfordres det til å vurdere bilaterale avtaler for fordeling av total holdbarhetstid
• For varer med holdbarhet under 17 dager skal det gjøres bilaterale avtaler for fordeling av total holdbarhetstid

Leveringsvilkår regulerer tidspunkt for ansvarsovergang. Leveringsvilkår følger Incoterms 2010 (https://iccwbo.org/resources-for-business/incoterms-rules/)

Definisjon av tabelloverskrifter:

Total holdbarhet:

Produktets totale holdbarhet i dager definert av produsent.

Produsent:

Antall dager av total holdbarhet som produsenten har til rådighet.

Distributør:

Antall dager av total holdbarhet som distributøren har til rådighet frem til levering hos detaljist.

Detaljist/forbruker:

Antall dager av total holdbarhet som er tilgjengelig for detaljist og forbruker.

Total holdbarhet	Produsent	Distributør	Detaljist/forbruker
150	50	50	50
149	49	50	50
148	49	49	50
147	49	49	49
146	48	49	49
145	48	48	49
144	48	48	48
143	47	48	48
142	47	47	48
141	46	47	48
140	46	47	47
139	46	46	47
138	46	46	46
137	45	46	46
136	45	45	46
135	45	45	45
134	44	45	45
133	44	44	45
132	44	44	44
131	43	44	44
130	43	43	44
129	43	43	43
128	42	43	43
127	42	42	43
126	42	42	42
125	41	42	42
124	41	41	42
123	41	41	41
122	40	41	41
121	40	40	41
120	40	40	40
119	39	40	40
118	39	39	40
117	39	39	39
116	38	39	39
115	38	38	39
114	38	38	38
113	37	38	38
112	37	37	38
111	37	37	37
110	36	37	37
109	36	36	37
108	36	36	36
107	35	36	36
106	35	35	36
105	34	35	36
104	34	35	35
103	34	34	35
102	33	34	35
101	33	33	35
100	33	33	34
99	32	33	34
98	32	32	34
97	32	32	33
96	31	32	33
95	31	32	32
94	31	31	32
93	30	31	32
92	30	31	31
91	30	30	31
90	30	30	30
89	29	30	30
88	28	30	30
87	27	30	30
86	26	30	30
85	26	29	30
84	25	29	30
83	25	28	30
82	24	28	30
81	24	27	30
80	23	27	30
79	23	26	30
78	22	26	30
77	22	25	30
76	21	25	30
75	21	24	30
74	20	24	30
73	20	23	30
72	19	23	30
71	19	22	30
70	18	22	30
69	18	21	30
68	17	21	30
67	16	21	30
66	16	20	30
65	15	20	30
64	14	20	30
63	14	19	30
62	14	18	30
61	13	18	30
60	13	17	30
59	13	16	30
58	12	16	30
57	12	15	30
56	12	14	30
55	11	14	30
54	10	14	30
53	10	13	30
52	10	12	30
51	10	12	29
50	10	12	28
49	10	12	27
48	10	11	27
47	10	11	26
46	10	10	26
45	10	10	25
44	10	10	24
43	10	10	23
42	10	10	22
41	9	10	22
40	8	10	22
39	7	10	22
38	7	9	22
37	7	9	21
36	7	9	20
35	7	9	19
34	6	9	19
33	6	9	18
32	6	9	17
31	5	9	17
30	5	9	16
29	5	8	16
28	5	8	15
27	5	8	14
26	4	8	14
25	4	8	13
24	4	7	13
23	4	7	12
22	4	6	12
21	4	6	11
20	3	6	11
19	3	6	10
18	3	5	10
17	3	5	9

202 Bekrefte ordre

Bekrefte ordre

Behandle ordre og sende Ordrebekreftelse

Ved mottak av ordre skal leverandøren sjekke at ordren oppfyller bilaterale avtaler spesifisert i EDI utvekslingsavtale.

Frist for sending av Ordrebekreftelse

Ordrebekreftelsen skal sendes senest 3 timer etter ordrestopptid. Dersom det ikke er mulig å overholde 3-timers frist, kan det avtales bilateralt hva fristen skal være.

For leveranser med bestilling og henting samme dag gjelder bilaterale frister

Bilaterale frister skal avtales skriftlig mellom partene.

Sjekk av leveringsdyktighet

Det skal sendes en ordrebekreftelse som bekrefter det leverandøren med høy grad av sannsynlighet forventer vil bli levert. Distributør er innforstått med at det kan oppstå et avvik mellom hva som bekreftes levert og hva som faktisk blir levert. Ved gjentagende avvik over tid vil partene gå i dialog om hvordan forholdet kan rettes, på en konstruktiv og smidig måte.

Det skal ikke bekreftes mer enn opprinnelig bestilt uten at det foreligger en avtale

Ved sjekk på leveringsdyktighet skal det tas hensyn til eventuelle bilaterale avtaler, som muliggjør at det kan leveres varer som under vanlige vilkår ikke oppfyller kravene til fordeling av total holdbarhetstid mellom aktørene. Se Inngåelse av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhet

Produkter det ikke er bilateral avtale på må ha en restholdbarhet som tilfredsstiller kravene til fordeling mellom aktørene som spesifisert i Tabell for fordeling av total holdbarhetstid på en vare.

Informasjon som skal utveksles ved midlertidig utsolgt

Dersom en vare er midlertidig utsolgt er det et ønske fra distributørene om at tidspunkt for når varen er forventet tilgjengelig for salg, kan returneres i ordrebekreftelsen.  Dette må imidlertid avtales bilateralt. Dersom leverandøren ikke har systemer som gir mulighet til å informere om dette i ordrebekreftelsen skal denne informasjonen utveksles på andre bilateralt avtalte måter. Ved å utveksle informasjon om når en midlertidig utsolgt vare forventes å være tilgjengelig for salg, vil dette kunne brukes aktivt i bestillingen

Reservering av kvantum til en ordrebekreftelse

Når ordrebekreftelsen sendes må leverandør reservere kvantumet som bekreftes levert, til den aktuelle ordren.

Bekreftet kvantum versus hva som kan leveres på leveransetidspunkt

Dersom det i ordrebekreftelsen bekreftes et antall som avviker fra hva som er bestilt, er det hva som er angitt i ordrebekreftelsen som skal inngå i leveransen til kjøper.

Dette gjelder også om leverandør i mellomtiden skulle bli leveringsdyktig.

Krav til ordrebekreftelsen

• Ordrebekreftelsen skal sendes på EDI
• Det skal sendes én ordrebekreftelse per bestilling
• Ordrebekreftelsen skal sendes i henhold til frist
• I ordrebekreftelsen skal det oppgis en kode som gir kunden en rask forståelse av status på bestillingen. Én av følgende koder skal sendes:
  • Ordren er akseptert og leveres fullt ut
  • Ordren er akseptert, men kan ikke leveres fullt ut
  • Ordren er akseptert, men inneholder ett eller flere varenummer som er utgått
  • Ordren er akseptert, men inneholder ett eller flere varenummer som er ukjent
  • Ordren er akseptert og sjekket for vareinformasjon, men beholdningsinformasjon/leveringsdyktighet er ikke kontrollert
  • Ordren er akseptert, men det er avvik på en linje med en ikke-definert årsak
  • Ordren avvist (normalt grunnet syntaktiske feil i selve ordren)

For crossdock gjelder følgende tilbakemelding i tillegg til ovenstående:

• • Ordren er akseptert, men kvantum på en linje er redusert etter avtale med sluttkunde

• Det kan ikke sendes en ny ordrebekreftelse som skal erstatte en tidligere ordrebekreftelse, selv om leveringssituasjonen endres

 

Motta og behandle ordrebekreftelse

En ordrebekreftelse er en endelig avslutning på innkjøpsprosessen, og kunden skal derfor ikke svare på ordrebekreftelsen selv om denne skulle være endret ift. bestilling.

Ordrebekreftelsesnummeret fra leverandøren skal være unikt. Kunden skal avvise en ordrebekreftelse med et ordrebekreftelsesnummer som er mottatt og behandlet tidligere.

Hvordan ordrebekreftelsen brukes videre av kunden i interne systemer omfattes ikke av retningslinjene fra STAND.

 

320 Retningslinjer for merking med 2D strekkode på F-pak

Retningslinjer for merking med 2D strekkode på F-pak

Bakgrunn

Informasjonsbehovet både i handelen og til forbruker øker stadig. Dagens løsning med bruk av EAN-13 strekkode gir ikke muligheter for ytterligere maskinlesbar informasjon. Behovet for mer informasjon har ført til at det er produkter som får påført flere enn én strekkode på F-pak, noe som skaper utfordringer både i kassepunktet og i verdikjeden. Ofte er dette en QR-kode med lenke til en nettside der forbruker kan finne mer informasjon.

Parallelt med behovet for mer kommunikasjon med forbruker vokser det frem et behov i handelsleddet for å få mer kontroll på sporbarhet og utløpsdato på produktene, for å sikre trygg mat og redusere matsvinnet. Dette skjer i de fleste land i verden. I Norge etablerte GS1 Norway sammen med Matvett en arbeidsgruppe bestående av representanter fra merkevareleverandører, dagligvarekjeder, systemleverandører og andre interessenter for å diskutere disse problemstillingene. Disse retningslinjene er et resultat av dette arbeidet, og er nå tatt inn som del av STAND sitt rammeverk for norsk dagligvarebransje.

Formål med bruken av 2D strekkoder i norsk dagligvare

Selv om ikke 2D strekkoder er den eneste løsningen på utfordringene er dette fremtidens databærer, der hvor informasjonsbehovet er større enn bare å identifisere et produkt med GTIN. 2D strekkoder tar mindre plass, kan inneholde mer informasjon om produktet, er et verktøy for å redusere matsvinn og øke matsikkerheten, er mer fleksible, og kan leses av mobiltelefoner. Dette gir mulighet for økt forbrukerkontakt. I tillegg kan 2D strekkoder løse alle behov for informasjonsutveksling i hele forsyningskjeden, inklusiv å kunne linke til nettsider.

Forskjellige typer 2D strekkoder

Det finnes mange forskjellige 2D strekkoder, men bare noen av dem kan brukes i sammenheng med GS1 standardene, som er de standardene som brukes av norsk dagligvarebransje. De forskjellige 2D strekkodene brukes også til forskjellige formål. Dette er regulert i GS1 sitt regelverk, General Specifications. Forskjellen mellom de ulike 2D strekkodene er med på å bestemme hva de kan brukes til.

QR Code

QR Code strekkoden er i GS1 systemet definert til å bare skulle benyttes sammen med GS1 Digital Link URI syntaks. Dette betyr i praksis at denne skal bare benyttes til kommunikasjon med forbruker via en URL som lenker til en nettside med mer informasjon som forbrukeren kan lese med sin mobiltelefon. QR Code har vokst frem til å bli den foretrukne strekkoden for forbrukerkommunikasjon, og de fleste mobiltelefoner i dag er i stand til å lese denne med den innebyggede kamera appen i telefonen. Dette medfører at terskelen for å lese QR Code er lav blant forbrukere og det er mindre behov for opplæring og kommunikasjon for å sette funksjonalitet knyttet QR Code i produksjon. Mer informasjon om QR-koder finner du her.

 

 

GS1 Datamatrix

GS1 Datamatrix er en variant av Datamatrix som bruker GS1 Element String syntaks. Dette er bruken av AI (Applikasjonsidentifikator) struktur. Dette er en måte å strukturere informasjonen i strekkode slik at alle som leser strekkoden forstår innholdet på samme måte uavhengig av hvilken rekkefølge informasjonen ligger og hvor mye informasjon som ligger i strekkoden. GS1 Datamatrix er i henhold til GS1 General Specifications kun tillatt brukt på F-pak med variabel vekt og reseptbelagte medisiner. Men det er tillatt å bruke det i begrensede piloter, for testformål og i lukkede verdikjeder under kontrollerte forhold. Fordelen med GS1 Datamatrix er at den har høy komprimering og feilkorrigering. Den kan trykkes både kvadratisk og rektangulær slik at den kan få plass der hvor det ikke er høyde nok, men bredde nok til å få inn den informasjonen som trengs uten at det går ut over størrelsen og dermed lesbarheten. Men den rektangulære versjonen har en begrensning i mengden data som kan brukes. GS1 Datamatrix er eneste tillatte strekkode på reseptbelagte medisiner. Mer informasjon om GS1 Datamatrix finner du her.

 

 

Innhold i strekkoden

Det er definert et minimumskrav til informasjonsbredde for POS formål.
Dette er:

• GTIN
• best før dato eller siste forbruksdag
• batch/lot nr.
• vekt (for vektvariable varer).

Det er mulig å benytte andre applikasjonsidentifikatorer for interne og eksterne behov, men dette er da opptil hver enkelt aktør å ta i bruk.

102 Utvikle et produkt

Leverandørene oppfordres til å ha et tett samarbeid både med emballasjeleverandører og kunder ved utvikling av nye produkter.

Dagligvarebransjen er emballasjeintensiv og næringslivet møter økende krav og forventninger fra både myndigheter og forbrukere om redusert bruk av både jomfruelig- og fossilt materiale og er miljøvennlige emballasjeløsninger. Det samme gjelder redusert matsvinn. Når et produkt skal utvikles er derfor gjennomtenkte valg viktige for at bransjen skal lykkes med å møte både eksisterende og fremtidige miljøkrav og -mål.

Dagligvarebransjen tok tidlig ansvar for emballasje gjennom aktivt eierskap i materialselskapene for emballasje og Grønt Punkt Norge. Dagligvarebransjen etablerte tidlig selskapet Matvett, som arbeider for at mat som produseres blir spist. STAND anbefaler at disse organisasjonene kontaktes dersom man trenger inspirasjon eller søker mer kunnskap om gode miljøvalg i egne produktutviklingsprosesser.

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:

• Optimalisering og krav til utforming av F-pak, D-pak og Pall med tilhørende emballasjemateriell
  • Modulsystemet
  • Fyllingsgrad
  • Topplastmerkingssystemet
  • Automatlager hos distributør – økt forståelse av depalleteringsprosess
  • Sjekkliste
• Gyldige paller og krav til disse
• Krav til merking
  • Retningslinjer for merking med 2D strekkode på F-pak
  • Formål med merking av D-pak og Pall
  • Produktinformasjon på D-pak, med eksempel på D-pak etikett
  • Retningslinjer for merking av D-pak
  • Produktinformasjon på Pall, med eksempel på Pall etikett
  • Merking av transportinformasjoner
  • Retningslinjer for etiketter på pall
  • Krav til strekkoder ved merking med GS1-128 på Pall
• Holdbarhetstid
  • Fastsette total holdbarhetstid på et produkt, og krav til merking
  • Fordeling av holdbarhetstid mellom aktørene i verdikjeden
  • Bruk av dynamisk holdbarhet
  • Bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhetstid
• Sporbarhet på et produkt
  • Retningslinjer for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking
  • Krav til sporing av varer, og hvilke produktområder som er omfattet av dette
  • Krav til sporingsinformasjon og merking
  • Alternative måter å spore en vare i verdikjeden

170 Krav til utforming av F-pak

Krav til utforming av F-pak

F-pak er den enheten forbruker kjøper i butikk.

F-pak skal tilpasses slik at butikkhyller og annen innredning utnyttes optimalt. I tillegg skal selgende informasjon på F-pak være synlig, selv når pakningen står på et brett i hyllen.

F-pak skal være lett å åpne og å bruke.

F-pak skal sammen med D-pak og Pall tilpasses modulsystemet, se modulsystemet.

Luft i emballasjen skal begrenses til det som er nødvendig for å beskytte produktet, og eventuelt sikre mot svinn (små verdifulle F-pak).

Mengde (pakningsinnhold) i F-pak fastsettes av produsent, fortrinnsvis i dialog med distributør/kjede.

Fyllingsgrad skal beregnes. Dette er beskrevet i fyllingsgrad.

På nye produkter forventes det at fyllingsgrad er høyere enn snittet for varegruppen den tilhører.

Måling av fyllingsgrad relatert til lanseringsvinduene ble frem til 2018 utført av DMF. Ved overgang til ny vareinndeling ble historiske data uaktuelle, da tidslinjen og grupperingene fra 2014 ble brutt.

Arbeidet med å øke fyllingsgraden i dagligvarebransjen er viktig både ut fra et miljøperspektiv og ut fra effektivitetshensyn.

I samarbeid med bransjens aktører har Tradesolution jobbet med å utvikle nye rapporter for måling av fyllingsgrad i dagligvarebransjen. Leverandører og kjeder som har tilgang til EPD-basen kan se fyllingsgrad for de produkter de har tilgang til direkte i basen. Her kan du se målt fyllingsgrad på basisprodukt og beregnet fyllingsgrad for andre forpakninger. Logg deg inn via denne linken og kontakt gjerne EPD-basens helpdesk på epd@tradesolution.no hvis du har spørsmål.

179 Grunndata registrering i EPD (A1 og A3.1 i tidslinje) og kontrollmåling EPD Sjekkpunkt (A8 i tidslinje)

Grunndata registrering i EPD (A1 og A3.1 i tidslinje) og kontrollmåling EPD Sjekkpunkt (A8 i tidslinje)

Eventuelle møter skal avtales i rimelig tid. Begge parter skal bidra til løpende dialog.

Leverandør må registrere tilstrekkelig grunndatainformasjon i EPD-basen til at produktet får tildelt et EPD-nummer Dette er fase 1 av grunndataregistrering, og skal skje senest i U-15 (tidslinje A1).

Resterende relevante grunndatainformasjoner iht definert informasjonsbredde skal etter sortimentsbekreftelse registreres innen U-6 (tidslinje A3.1).  Dette er fase 2 av grunndataregistrering.

Siste frist for innlevering av produkt for kontrollmåling hos EPD Sjekkpunkt/Tradesolution er fredag i U-3 (tidslinje A8).

Det henvises for øvrig til egen prosessbeskrivelse på www.tradesolution.no.

197 Implementere EDI i varehandelen

Implementere EDI i varehandelen

Introduksjon til implementering av EDI i varehandelen hvor STAND sine retningslinjer skal benyttes.

Før utveksling av EDI kan finne sted må det inngås en EDI Utvekslingsavtale.

I denne spesifiseres all relevant informasjon, som:

• Hvilke parter som omfattes av EDI-avtalen
• Kontaktpersoner for ulike funksjoner hos kunde og leverandør
• Adresser som skal brukes ved utveksling av EDI-meldinger
• Hvilke EDI-meldinger som skal utveksles
• Hvilket format og versjon av EDI-meldinger som benyttes
• Hvilken måte EDI-meldingene skal utveksles på

I tillegg skal det i utvekslingsavtalen angis alle bilaterale avtaler knyttet til EDI-samhandling.

Bilaterale avtaler skal inngås på alle områder hvor det fremkommer avvik fra øvrige retningslinjer i STAND, som involverer EDI. Dette kan være på:

• Prosesser
• Tidsfrister
• Innhold i EDI-meldinger

Noen viktige avklaringer

 Gyldige formater på meldinger

STAND støtter to hovedformater;

• EANCOM, basert på UN EDIFACT-format
• XML, egenutviklet og tilpasset EANCOM-format, med unntak av faktura som er tilpasset e2b Faktura

I tillegg aksepterer noen kunder andre formater, men beskrivelse av disse er ikke del av retningslinjene for STAND.

De mest brukte av andre formater er

• EHF, utviklet av DIFI.
• e2b Faktura

Begge disse er XML-basert

Utvekslingsmåter

Det finnes ulike måter å utveksle EDI-meldinger på. Dette er ikke regulert i STAND, men avtales mellom partene. De mest relevante utvekslingsmåter er:

• Utveksle meldinger via en postkassefunksjon. Dette involverer en tredje-part som flytter inn- og utgående meldinger mellom kundens og leverandørens postboks
• Kunde og leverandør avtaler at meldinger sendes direkte til hverandres server uten å gå veien om tredjepart
• Leverandør sender og mottar meldinger via en web-portal

Introduksjon til teknisk dokumentasjon EDI

I det etterfølgende beskrives forhold som uavhengig av hvilket format EDI-meldinger utveksles på, er felles, og må vurderes/tas hensyn til ved implementering av EDI.

Målgruppen for dokumentasjonen er teknisk personale som skal implementere EDI i IT-løsningene hos kunde eller leverandør.

Det anbefales likevel sterkt at dokumentasjonen gjennomgås sammen med forretningssiden hos kunde/leverandør, da det på en rekke områder beskrives detaljert hva som må tas stilling til for at forventet samhandling skal kunne finne sted.

Teknisk dokumentasjon beskriver meldingsflyt og samhandlingsaktiviteter knyttet til dette for alle prosesser hvor EDI blir brukt, og omhandler meldingene:

• Ordre
• Ordrekvittering
• Ordrebekreftelse
• Pakkseddel
• Faktura
• Fakturakvittering

Da meldinger og samhandling kan variere for de enkelte distribusjonsformer er dokumentasjonen delt i tre deler, én for hver av distribusjonsformene:

• Leveranse over distributør
• Leveranse direkte til detaljist
• Crossdock

Retningslinjene legger vekt på at utveksling av meldinger og samhandling skal skje etter enkle og oversiktlige prinsipper som også gjør kontroll og oppfølging enklest mulig.

Til tross for dette må det inngås bilaterale avtaler på en rekke områder. Disse er beskrevet for hver distribusjonsform og prosess i etterfølgende dokumentasjon.

Bilaterale avtaler skal dokumenteres i EDI utvekslingsavtale.

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Om Ordrekvittering skal sendes
• Frist for ordrebekreftelse 
• Om Avvik fra frist på pakkseddel ved EXW
• Om Fakturakvittering skal sendes

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Ordre
  • Om ordretype Prognose skal brukes, og hvordan denne prosessen skal gjennomføres
  • Om ordretype Industriordre/representantordre skal brukes, og hvordan denne prosessen skal gjennomføres dersom denne avviker fra ordinær prosess
  • Ønsket leverings-/hentedato. Om følgende koder skal brukes:
    • Seneste leveringstidspunkt
    • Tidligste leveringstidspunkt
    • Leveringsønske i uke som begynner med…
  • Om Fritekstinformasjonskal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes

• Ordrebekreftelse
  • Om Kvantum som leveres skal sendes. Ikke anbefalt å ta med da avvik fra bestilt legges i et eget felt beregnet for dette
  • Om Tilgjengelighetsdato på vare ved midlertidig utsolgt skal sendes
  • Om Fritekstinformasjon skal kunne sendes, og hvilke tilhørende koder som skal brukes
  • Frist for når ordrebekreftelse skal sendes

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Pakkseddel
  • Om Antall lastbærere som inngår i pallutvekslingsordningenskal sendes
  • Om Antall pallplasser som forsendelsen opptar på bil skal sendes
  • Om Eksponeringsenhet skal sendes på Pakkseddel nivå 3

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Om Enkel eller avansert variant av Fakturakvittering skal sendes

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Om Ordrekvittering skal sendes
• Om Ordrebekreftelse skal sendes
• Frist for ordrebekreftelse 
• Om Pakkseddel skal sendes
• Om Fakturakvittering skal sendes

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Ordre
  • Om ordretype Industriordre/representantordre skal brukes, og hvordan denne prosessen skal gjennomføres dersom denne avviker fra ordinær prosess
  • Ønsket leverings-/hentedato. Om følgende koder skal brukes:
    • Seneste leveringstidspunkt
    • Tidligste leveringstidspunkt
    • Leveringsønske i uke som begynner med…
  • Om Fritekstinformasjonskal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes

• Ordrebekreftelse
  • Om Kvantum som leveres skal angis. Ikke anbefalt å ta med da avvik fra bestilt legges i et eget felt beregnet for dette
  • Om Tilgjengelighetsdato på vare ved midlertidig utsolgt skal angis
  • Om Fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes
  • Frist for når Ordrebekreftelse skal sendes

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Pakkseddel
  • Om Antall lastbærere som inngår i pallutvekslingsordningen skal sendes
  • Om Antall pallplasser som forsendelsen opptar på bil skal sendes
  • Om Eksponeringsenhet skal sendes på Pakkseddel nivå 3
  • Om Mengde (bestilt kvantum) skal sendes (kan bare brukes dersom Ordrebekreftelse ikke benyttes)

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Om enkel eller avansert variant av Fakturakvittering skal sendes

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Om Ordrekvittering skal sendes
• Frist for Ordrebekreftelse 
• Om Avvik fra frist på Pakkseddel ved EXW
• Om Fakturakvittering skal sendes

Spesielle forhold ved Crossdock

Erstatningsvare (alternativ vare)

Bruk av erstatningsvarer må avtales bilateralt. Erstatningsvarer kan benyttes i forbindelse med kundepakkede leveranser.

Prinsippet er at opprinnelig vare som er bestilt, blir erstattet av alternativ vare fra leverandør. Leverandør og kunde har på forhånd avtalt hvilke varer som skal kunne erstattes. Ordrebekreftelse for å beskrive avvik mellom hvilket produkt som er bestilt og hvilket som blir levert benyttes ikke i dette tilfellet.

Det kan forekomme at én varelinje kan bli erstattet med flere erstatningsvarer.

Tilleggs-varelinjer

Bruk av tilleggs-varelinjer må avtales bilateralt. Tilleggs-varelinjer kan benyttes i forbindelse med kundepakkede leveranser.

Prinsippet er at tilleggs-varelinjer benyttes dersom varen ikke er bestilt i opprinnelig ordre, men bestilles i ettertid (for eksempel pr. telefon). Leverandør og kunde har på forhånd avtalt hvilke varer som skal kunne erstattes. Ordrebekreftelse benyttes ikke i dette tilfellet.

Kundepakkede leveranser fra leverandør

Identifisering av sluttkunde/sluttmottaker

Ved kundepakkede leveranser fra leverandør er hovedregelen at sluttmottakeren identifiseres med GLN i ordremeldingen. I spesielle situasjoner hvor leverandøren ikke har tilgang til GLN, kan kunden sende med sluttmottakers navn og adresseinformasjon.

Håndteringsinstruks

Ved kundepakkede leveranser fra leverandør har kundene behov for å få angitt detaljert transportinformasjon/håndteringsinstruks ved crossdocking på transittlager. Denne type informasjon utveksles i ordremeldingen.

Håndteringsinstruks som sendes fra kunde til leverandør, angis som et strukturert fri-tekst felt.

Angivelse av SSCC

Hver enhet av kundepakkede leveranser skal merkes med SSCC. Informasjon om de enkelte enheter og knytning til SSCC sendes i pakkseddelen.

Parter

Ved Crossdock skal Kjøper eller Varemottaker identifiseresamlastingsterminalen. Sluttmottaker skal da identifisere den som mottar varene, som kan være et lager eller en detaljist.

• • Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:
    • Ordre
      • Ønsket leverings-/hentedato. Om følgende koder skal brukes:
        • Seneste leveringstidspunkt
        • Tidligste leveringstidspunkt
        • Leveringsønske i uke som begynner med…
      • Om Fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes

     

    • Ordrebekreftelse
      • Om Kvantum som leveres skal angis. Ikke anbefalt å ta med da avvik fra bestilt legges i et eget felt beregnet for dette
      • Om Tilgjengelighetsdato på vare ved midlertidig utsolgt skal angis
      • Om Fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes
      • Frist for når ordrebekreftelse skal sendes

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Pakkseddel
  • Om Antall lastbærere som inngår i pallutvekslingsordningen skal angis
  • Om Antall pallplasser som forsendelsen opptar på bil skal angis
  • Om Eksponeringsenhet skal angis på Pakkseddel nivå 3
  • Om Erstatningsvare skal kunne leveres
  • Om Tilleggsvarelinjer skal kunne legges på i leveransen/pakkseddelen
  • Om Sluttmottaker av leveransen skal kunne angis på linjenivå

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Om enkel eller avansert variant av Fakturakvittering skal sendes

205 EDI Utvekslingsavtale

EDI Utvekslingsavtale

Skjema kan lastes ned her.

 

205 EDI Utvekslingsavtale – skjema kan lastes ned her

322 QR code med GS1 Digital Link

Strekkodesyntaks
Bruk av GS1 Digital Link

GS1 Digital Link er en standard som er tatt fram for å gi forbrukere en mulighet til å finne mer informasjon om ett produkt ved å lese strekkoden på en vare med mobiltelefonen sin. GS1 Digital Link kan også gi produsenter informasjon om hvor varen leses, i hvilke situasjoner den leses og annen tilleggsinformasjon om forbrukeradferd.

I GS1 Digital Link standarden er det definert flere måter å gjøre dette på.

Man kan enten ha en app som er koblet til en resolver (en slags oversetter) som tolker innholdet i strekkoden og tilpasser det til hvilket ønske eller behov det er for informasjon i den settingen strekkoden leses. Bruker man en resolver kan man lese alle typer strekkoder som inneholder en GS1 identifikator (GTIN, GLN, SSCC, etc.).

Man kan også bruke mobiltelefonens innebyggede kameraapp for å lese strekkoder som inneholder en GS1 Digital Link struktur, men dette stiller krav til hvilken type strekkode som benyttes. For å være sikker på at alle smarttelefoner på markedet er i stand til å tolke informasjonen så bør man bruke QR Code. Dette er den strekkodetypen som støttes av flest telefoner.

I strekkoden legger man inn en url i tillegg til GTIN og evt. tilleggsattributter. Når strekkoden leses av kameraappen på en smarttelefon så vil man bli rutet til den nettsiden med informasjon om produktet som er lagt inn i strekkoden. Bruker man en app med en resolver så kan den url som er lagt inn i strekkoden erstattes med den url som er lagt inn i resolver slik at den som leser koden kan få rettet informasjon avhengig av hvilke valg som er tilgjengelig i den appen som benyttes.

 

Størrelse på strekkoden

Den fysiske størrelsen på en 2D strekkode varierer etter hvor mye informasjon som ligger i den. Oppløsningen på strekkoden (X-dimension) må minimum være 0,375mm og maksimum 0,990mm når man benytter GS1 AI syntaks i strekkoden.
Oppløsningen på strekkoden (X-dimension) må være minimum 0,396 og maksimum 0,990mm når man benytter GS1 Digital Link URI syntaks i strekkoden.

Kvalitet på strekkode og ønsket levetid

2D strekkoder verifiseres etter ISO-standarden ISO/IEC 15415. Dette er en internasjonal standard som beskriver kvalitetskravet til strekkoder og hvor lett lesbare de er. Høyeste karakter er 4.0/20/660. Minimumskravet er 1.5/20/660. Tallene angir; karakter/blenderåpning/bølgelengden for lyset som belyser strekkoden.

Levetiden på en strekkode er avhengig av hvilken type etikettmateriale som benyttes og hvor/hvordan etiketten plasseres på produktet. Det skal velges etikettmateriale/trykkmetode som har minst like lang holdbarhet som vurdert holdbarhet på produktet som skal merkes.

Plassering av strekkoden på produktet

Dersom det plasseres 2 strekkoder på produktet, en lineær og en 2D strekkode for bruk i POS eller en lineær og en GS1 Digital Link for forbrukerkommunikasjon eller to 2D strekkoder for både POS og forbrukerkommunikasjon så skal det tilstrebes at disse plasseres ved siden av hverandre på forpakningen. Da sikrer man at strekkoden blir lest uansett hvilken strekkode som inneholder det man ønsker å lese. Ved å programmere strekkodeleserne til å ignorere den type kode som ikke skal leses vil det ikke skape feilaktige avlesinger.

QR Code med GS1 Digital Link syntaks for kunderettet kommunikasjon

For de produsenter som har ønske om å ha en strukturert måte å kommunisere med forbruker på så er det QR Code med GS1 Digital Link struktur som skal benyttes. Ved å bruke GS1 Digital Link struktur med GTIN kodet inn, åpner man opp for at alle ledd i verdikjeden kan gi rettet informasjon til den som skanner strekkoden. Forbrukeren kan få all tilgjengelig informasjon fra produsenten og/eller handelsleddet. Dette er en strekkode som kan leses av de aller fleste smarttelefoner med dennes innebyggede kamera-app. I tillegg er forbrukerne vant til at QR Code kan leses med smarttelefonen og gi de mer informasjon. Ved å splitte informasjonen som skal benyttes til POS formål og forbrukerrettet kommunikasjon kan også QR Code med informasjon til forbruker fortrykkes på emballasjen og dette vil redusere behovet for endringer av produksjonsutstyret.

QR Code med forbrukerrettet informasjon kan også plasseres på forpakningen sammen med dagens EAN-13 strekkode der det enda ikke er mulig eller ønskelig å ha en 2D strekkode med dynamisk informasjon for POS formål.

 

 

321 GS1 Datamatrix Element String strekkode

Strekkodesyntaks  – Bruk av GS1 Element String (AIer for applikasjonsidentifikasjon)

GS1 applikasjonsidentifikatorer (AI) er numeriske prefikser som brukes i strekkoder for å definere betydningen av og formatere informasjonselementer. AI gjør det mulig å skille forskjellige informasjonselementer fra hverandre i en strekkode. I teksten under eller ved siden av en strekkode fremkommer disse som nummere i en parentes og innholdet i den enkelte AI følger deretter. Det kreves en GS1 strekkode for å kunne benytte AIer.

GS1 har definert over 100 applikasjonsidentifikatorer (AIer). Hver applikasjonsidentifikator er en standard to, tre eller fire siffers tallkode. For hele listen over GS1 applikasjonsidentifikatorer og deres definisjoner, se avsnitt 3.2 i GS1 General Specification.

Strekkode med AI 15 for «Best før dato».

Strekkode med AI 17 for «Siste forbruksdag»

 

Størrelse på strekkoden

Den fysiske størrelsen på en 2D strekkode varierer etter hvor mye informasjon som ligger i den. Oppløsningen på strekkoden (X-dimension) må minimum være 0,375mm og maksimum 0,990mm når man benytter GS1 AI syntaks i strekkoden på F-pak.
Oppløsningen på strekkoden (X-dimension) må være minimum 0,396 og maksimum 0,990mm når man benytter GS1 Digital Link URI syntaks i strekkoden på F-pak.

Kvalitet på strekkode og ønsket levetid

2D strekkoder verifiseres etter ISO-standarden ISO/IEC 15415. Dette er en internasjonal standard som beskriver kvalitetskravet til strekkoder og hvor lett lesbare de er. Høyeste karakter er 4.0/20/660. Minimumskravet er 1.5/20/660. Tallene angir; karakter/blenderåpning/bølgelengden for lyset som belyser strekkoden.

Levetiden på en strekkode er avhengig av hvilken type etikettmateriale som benyttes og hvor/hvordan etiketten plasseres på produktet. Det skal velges etikettmateriale/trykkmetode som har minst like lang holdbarhet som vurdert holdbarhet på produktet som skal merkes.

Plassering av strekkoden på produktet

Dersom det plasseres 2 strekkoder på produktet, en lineær og en 2D strekkode for bruk i POS eller en lineær og en GS1 Digital Link for forbrukerkommunikasjon eller to 2D strekkoder for både POS og forbrukerkommunikasjon så skal det tilstrebes at disse plasseres ved siden av hverandre på forpakningen. Da sikrer man at strekkoden blir lest uansett hvilken strekkode som inneholder det man ønsker å lese. Ved å programmere strekkodeleserne til å ignorere den type kode som ikke skal leses vil det ikke skape feilaktige avlesinger.

Lesbarhet av strekkoden

Lesbarheten av strekkoden er avhengig av størrelse på strekkoden, type strekkodeleser og avstanden fra strekkoden til strekkodeleseren. Følges kravene til størrelse og kvalitet er dette i henhold til industristandard og strekkodene er lesbare på normal avstand med normalt utstyr.

GS1 Datamatrix med AI syntaks for POS formål

GS1 AI strukturen er den måten å strukturere data på som brukes i GS1-128 strekkoden på D-pak og pall i dag. Denne løsningen vil fylle alle de behovene bransjen har til å få bedre sporbarhet helt ut i kassepunktet og den gir de nødvendige informasjonene til å få bedre holdbarhetskontroll, og til å prise ned varer som nærmer seg utløpsdato i tide for å minimere matsvinn i butikk. Det er definert en minimums informasjonsbredde for POS formål.

Dette er:

• GTIN
• Best før dato eller siste forbruksdag
• Batch/lot nr.
• Vekt (for vektvariable varer).

Dette betyr ikke at andre informasjonselementer ikke kan legges inn i strekkoden, men dette vil medføre at strekkodens fysiske størrelse øker. Det er ikke nødvendig med all informasjon i klartekst ved siden av eller under strekkoden, hvis denne informasjonen står et annet sted på etiketten. Dog er det anbefalt at minimum GTIN står i klartekst i forbindelse med strekkoden (som eksemplet nederst).

 

204 Utarbeide dokumentasjon, sende og motta EDI Pakkseddel

Utarbeide dokumentasjon, sende og motta EDI Pakkseddel

Utarbeide dokumentasjon

STAND stiller ingen direkte krav til hvilken dokumentasjon som skal følge eller dokumentere en leveranse, foruten at EDI Pakkseddelalltid skal brukes ved leveranser over distributøreller via crossdock.

For leveranser direkte til detaljistskal det bilateralt avtales om EDI Pakkseddel skal sendes.

Det er likevel innforstått at det kan være behov for dokumentasjon utover dette, som eksempelvis fraktbrev, transportdokumenter eller annen følgedokumentasjon.

Ved visse typer leveranser eller i gitte situasjoner kan det også være lovmessige krav til hvilken dokumentasjon som skal følge varelast.

Partene må bilateralt avtale hvilken dokumentasjon som kreves utover EDI Pakkseddel.

Sende pakkseddel

Når leverandør har plukket, merket og klargjort leveransen for henting (ved leveringsbetingelseEX Works) til avtalt tid og sted, skal han sende en pakkseddel iht. frist.

Én pakkseddel skal kun omfatte én ordre. Unntak fra dette kan forekomme ved crossdock.

Pakkseddelen skal ha referanse til tidligere ordre.

Pakkseddel skal kun inneholde de produkter og det antall som blir levert.
Unntak fra dette kan forekomme ved crossdock, men dette må i tilfelle avtales bilateralt.

Paller skal identifiseres med SSCC(Serial Shipping Container Code), og denne informasjonen skal sendes i pakkseddel.
SSCC er den viktigste sporingsnøkkelen, og knytter de enkelte produkter i leveransen opp til hvilken pall produktene befinner seg på.

Pakkseddel sendes med ulik grad av informasjonsdetaljering, avhengig av hvilken palltype leveransen består av, evt. hva som bilateralt er avtalt.

Normalt gjelder at:

• Standardpall skal sendes på nivå 3
• Blandingspall skal sendes på nivå 3
• Kundepakkede paller skal sendes på nivå 4
• Eksponeringsenhet skal sendes på nivå 4. Nivå 3 kan avtales bilateralt

For Eksponeringsenheter gjelder følgende formulering fra STAND:

«Dagligvarebransjen har et felles mål om at alle leveranser i størst mulig grad skal kunne spores gjennom hele verdikjeden. For Eksponeringsenheter oppnås dette kun gjennom å merke hver enkelt Eksponeringsenhet med en unik identifikator (SSCC) og sende denne i pakkseddel til kunden. Dette sikrer sporbarhet helt ut til detaljist.

I dag er det variabel praksis hos leverandører hvilket nivå av pakkseddel som sendes og brukes på Eksponeringsenheter. Målet er at industri-siden tilrettelegger systemene for å kunne sende og bruke nivå 4 av pakkseddel på Eksponeringsenheter, slik at alle pakksedler som omfatter Eksponeringsenheter sendes på nivå 4 fra 1.1.2020.»

For de som bruker TakeCargo for formidling av transport gjelder følgende:

• Leverandørens sendingsnummer (fraktbrevnummer) skal sendes i pakkseddelmeldingen.
• I Norge benyttes GS1 Sendingsnummer som unik identifikasjon av den enkelte sending. Dokumentasjon på oppbygning og struktur finnes på gs1.no.
• Sendingsnummeret benyttes fortrinnsvis av transportørene. Fra kundene sendes det en Transportinstruks til transportøren (via TakeCargo) som beskriver selve forsendelsen. I transportinstruksen skal sendingsnummer inngå. Det er et krav at det sendingsnummer som sendes i pakkseddelmeldingen også er påført transportdokumentene som overleveres transportøren når godset avhentes.

Pakkseddel kan også sendes til lastbæreraktøren (eksempelvis NLP) med informasjon om antall paller av hver palltype som inngår i palleutvekslingsordningen.
Denne informasjonen muliggjør automatisk oppdatering av pallesaldo mellom kunde og leverandør.
Bruk av pakkseddel for oppdatering av lastbærerinformasjon må avtales med lastbæreraktør før den tas i bruk.

I pakkseddel kan det også oppgis antall pallplassersom leveransen opptar på bil. Denne informasjonen kan distributøren ved leveringsbetingelse Ex Works bruke til å kalkulere transportbehovet, og derved sende riktig størrelse på bil når leveransen skal hentes.

Motta pakkseddel

Ved mottak av pakkseddel kan kunden planlegge og forberede varemottak.
Bruk av pakkseddel forenkler varemottak og inneholder i tillegg til annen informasjon, også sporingsinformasjonpå varelasten.

Pakkseddelnummeret skal være unikt for hver pakkseddel som sendes fra leverandør.
Kjøper skal avvise en pakkseddel med pakkseddelnummer som er mottatt og behandlet tidligere.

Hvordan pakkseddel brukes videre av kunden i interne systemer omfattes ikke av retningslinjer fra STAND.

196 Innlevering til kontrollmåling hos EPD Sjekkpunkt

Innlevering til kontrollmåling hos EPD Sjekkpunkt

Frist for innlevering av produkt for kontrollmåling hos EPD Sjekkpunkt/Tradesolution er fredag i U-3 (Tidslinje A8).

Det henvises til egen prosessbeskrivelse på: www.tradesolution.no
Gjeldende frister finnes under nedlastinger.

195 Produktbilder i Tradesolutions MediaStore

Produktbilder i Tradesolutions MediaStore

Produktbilder av alle nyheter skal i hht tidslinjen være på plass i Tradesolutions MediaStore innen U-3.

Det henvises til egen prosessbeskrivelse på: www.tradesolution.no
Gjeldende frister finnes under nedlastinger.

191 Bestilling fra grossist og levering til detaljist (A6-A10 i tidslinje)

Bestilling fra grossist og levering til detaljist (A6-A10 i tidslinje)

Distributør vil bestille senest tirsdag i U-3 for å dekke forventet behov – til pipelinefillog salg i oppstartsuken.
Dersom begge parter ønsker annen ordreflyt, kan avvik avtales, dog gjelder forpliktelser iht volumbekreftelse A4.

Bestillingen baseres på kjedens planogrammer og/eller andre systemer.

Bestillingens hente-/leveringstid skal gi leverandør mest mulig tid for å sikre total inndekking og eventuell avviksbehandling samtidig som hensynet til kostnadseffektiv inngående varestrøm til distributørene ivaretas.

Gjeldende frister finnes under nedlastinger.

189 Lansering skal ikke utsettes

Lansering skal ikke utsettes

Lansering skal ikke utsettes som følge av store avvik mellom prognose (A4 i tidslinje) og faktisk bestilling. Generelt skal nyheter være klare for henting hos leverandør fra og med mandag U-2, eller til avtalt tid.

188 Rutine ved ikke-varslede forsinkelser

Rutine ved ikke-varslede forsinkelser

Enhver forsinkelse skal umiddelbart varsles med den informasjon som er tilgjengelig på varslingstidspunktet. Melding skal sendes kategori og logistikk.

1. Varsel om utsettelse etter U-6, eller ved forsinkelser lenger enn til mandag U1, håndteres etter rutine for ikke-varslede forsinkelser.
2. Produktene kan være/er bestilt i henhold til plan.
3. Leverandør bekrefter redusert leveringsevne ved ordinær ordrebekreftelse i U-3, (A6.1 i tidslinje)
4. Kunde avgjør eventuelt utsatt leveringstidspunkt senest i U-1. Kunde kan løses fra sortimentsforpliktelse (A3 i tidslinje)
5. Vurdering og beslutning om reaksjonsmønstre ved avvik håndteres av den enkelte kjede.

187 Rutine ved varslede forsinkelser (A7 i tidslinje)

Rutine ved varslede forsinkelser (A7 i tidslinje)

Enhver forsinkelse skal umiddelbart varsles med den informasjon som er tilgjengelig på varslingstidspunktet. Melding skal sendes kategori og logistikk.

1. Leverandør bekrefter leveringsevne av komplett levering i U-6. Dersom leverandør ikke er leveringsdyktig, varsles foreløpig ny leveringsdato, (samme til alle kunder, gitt overholdelse av øvrige frister)
2. Leverandør bekrefter endelig utsatt leveringsdato i U-3. Faktisk utsettelse/utsatt lanseringstidspunkt skal være likt for alle kunder, gitt overholdelse av rutiner/frister i denne standard. Volum fordeles etter nøkkel basert på leverandørs prognose til kjede tidslinje A4. Tidsavvik som ikke påvirker vare i detaljist mandag uke 0, skal løses. Dersom forsinkelsen overstiger tre uker, dvs. lenger enn til mandag uke 1, gjelder rutine for ikke-varslede forsinkelser, se under.
3. Utsatt leveringsdato hensyntas i ordre som sendes i U-3 (A6).
4. Utsettelsen behandles siden i evaluering av lansering bilateralt mellom leverandør og kunde.

183 Prognose og leveringsbekreftelse (A4 i tidslinje)

Prognose og leveringsbekreftelse (A4 i tidslinje)

Ved beholdningsstyrt innfasing vil erstatningsprodukt oftest få et salgsvolum og -profil som utgående produkt. Det vil normalt ikke være behov for egne prognoser men tett dialog om innfasingstid.

Ved tidsstyrt innfasing deles prognosen i tre og fastsettes av leverandør:

1. Oppfylling av pipeline
   Kalkulasjon basert på informasjon fra kunde om listing/antall lokasjoner (lager og hyller) samt mengde pr lokasjon jfr. tidslinje A3. 2.

2. Forbruker kjøp
   Uttrykkes som antall d-pak pr uke gitt listing.

3. Kampanjer
   Kjeder som ønsker å gjennomføre kampanjer på nyheter følger kjedens ordinære frister mht. manus, prognose/forhåndsordre.

 

Leverandør skal bekrefte leveringsevne i U-6.

Tradesolution har utviklet en portal for utveksling av salgsprognoser mellom leverandør og distributør, i første omgang for nylanseringer og sortimentsendringer.

REMA og COOP bruker denne løsningen, mens Norgesgruppen/ASKO benytter egen leverandørportal.

Eksempel på skjermbilde fra prognoseportalen

181 Tidsstyrt eller beholdningsstyrt sortimentsendring

Tidsstyrt eller beholdningsstyrt sortimentsendring

Sortimentsendring kan gjøres beholdningsstyrt eller tidsstyrt.

Beholdningsstyrt sortimentsendring innebærer at utgående vare selges til beholdning er på lavt nivå eller sluttsolgt og at salg av ny vare starter deretter.

Ved beholdningsstyrt sortimentsendring vil ny vare erstatte en utgående vare, og/eller ta over dennes plass i hyllen – link/varekobling benyttes. Salgsstart vil avhenge av beholdninger og omsetning på utgående vare. Leverandør og kjede må avtale hvilke beholdninger som inngår og beregne tidspunkt for overgangen. Kampanjer eller andre tiltak for å forsere endringen kan avtales. Det er naturlig å fastsette en siste frist for levering av utgående vare.

Beholdningsstyrt sortimentsendring innebærer betydelig lavere risiko for tomme hyller og svinn i hele verdikjeden og bør velges så langt det er mulig.

Optimal beholdningsstyrt sortimentsendring forutsetter nært samarbeid mellom leverandør og den enkelte grossist, herunder dialog om varebeholdninger og salgsutvikling. Det vil ikke være forhåndsordre fra grossist i U-3 ved beholdningsstyrt innfasing. Ordre og oppstart avtales bilateralt.

Tidsstyrt sortimentsendring innebærer at det settes en dato for salgsstart av vare. Tidsstyrt sortimentsendring velges når beholdningsstyrt ikke er optimal, f.eks ved innfasing av vare som gis tung salgsstøtte eller hvor varens fysiske egenskaper forutsetter ombygging av hylle. Ved tidsstyrt innfasing skal aktuelle grossistlager og butikker fylles opp samtidig. Volumet for dette er betydelig og må beregnes separat – omtalt som «pipeline fill»

Nyheter som ønskes distribuert i flere handelskjeder lanseres i et av bransjens felles lanseringsvinduer.

180 Produktpresentasjon (A2 i tidslinjen)

Produktpresentasjon (A2 i tidslinjen)

I nyhetsmøtet presenterer leverandør sine nyheter og forslag til sortimentsendringer sammen med:

• Kjedens avtaleskjema (inkl. pris)
• Ferdig PRICAT‐melding
• Vareprøver (gjerne før i forbindelse med planleggingsfasen)
• Forslag til sortimentskoder
• Forslag til innfasingsmetode (tidsstyrt eller beholdningsstyrt)
• Forslag til delisting (tidsstyrt eller beholdningsstyrt)
• Nyhetsoppsummering (i noen kjeder)

176 Sjekkliste for optimalisering av F-pak, D-pak og Pall

Last ned aktiv pdf her.

148 Produktinformasjon på D-pak med eksempel på D-pak etikett

Produktinformasjon på D-pak med eksempel på D-pak etikett

Det er kun produktinformasjoner som skal merkes på en D-pak.
Hvilken informasjon som skal merkes avhenger av type produkt.

Samlekartonger skal merkes som D-pak.

Mulige produktinformasjoner som SKAL eller KAN merkes på D-pak

 GTIN – Global Trade Item Number.

             Omfatter GTIN-8 (8 siffer), GTIN-12 (12 siffer), GTIN-13 (13 siffer) og GTIN-14 (14 siffer).

Alle D-pak skal ha et eget GTIN.

• For D-pak med variabel vekt skal GTIN-14 med et innledende 9-tall benyttes.
• For øvrige produkter anbefales GTIN-13.

Navn på merkevareeier i klartekst.

 Varetekst

• Skal stå i klartekst på D-pak produktetikett
• Skal baseres på varetekst i norsk dagligvares produktregister – EPD-basen, og består av produktnavn, egenskaper og varemerketekst.
• Varetekstene som merkes på D-pak skal stemme overens med varetekstene i pakkseddelen og fakturaen.
• Varetekst bør også inneholde pakningsbeskrivelse: f. eks. Kaffe 12 x 500gr.

Batch/lot nummer

• Nummer som genereres av produsent og som brukes for sporing av partier gjennom hele verdikjeden
• GS1-128 AI 10 skal benyttes.

 Holdbarhetsinformasjon («best-før» dato, alternativt «siste forbruksdato»)

• Skal merkes på alle D-pak som har holdbarhetsinformasjon påført F-pak.
  • GS1-128 AI 15 skal benyttes for «best-før» dato
  • GS1-128 AI 17 skal benyttes for «siste forbruksdato»

Netto vekt

GS1-128 AI 3103 skal merkes for D-pak med variabel vekt.
Med netto vekt menes vekt av produkt eksklusiv emballasje (den samme vekten som blir fakturert).

Leverandørens artikkelnummer
– kan merkes i klartekst.

 

Tabell med oversikt over hva som SKAL eller KAN merkes:

Oversikt over produktinformasjon som skal eller kan merkes på D-pak:
Opplysning	Klartekst	GS1-128 (strekkode)	AI	Format
GTIN for D-pak	Skal merkes	Skal merkes	01	n2 + n14
Navn på merkevareeier	Skal merkes	Merkes ikke
Varetekst	Skal merkes	Merkes ikke
Batch/lot nummer	Skal merkes	Skal merkes	10	n2 + an..20
Holdbarhetsinformasjon	Skal merkes dersom F-pak har påtrykt holdbarhetsinformasjon	Skal merkes dersom F-pak har påtrykt holdbarhetsinformasjon	15, alternativt 17	n2 + n6
Netto vekt	Skal merkes for varer med variabel vekt	Skal merkes for varer med variabel vekt	310X	n4 + n6
Leverandørens art. nr	Kan merkes	Merkes ikke

 

Eksempel på GS1 Produktetikett for D-pak

Eksempel på GS1 Produktetikett for D-pak, for produkt med «Siste forbruksdato» og variabel vekt:

152 Retningslinjer for merking av D-pak

Retningslinjer for merking av D-pak

Type strekkodesymbol
Ved strekkodemerking av D-pak skal GS1-128 strekkode benyttes

Identiske opplysninger
Samme opplysning (GS1-128 AI) skal kun forekomme én gang pr. etikett.

Størrelse og utforming av etiketter
Siden form og størrelse på D-pak er sterkt varierende, vil også størrelse og utforming av etikett kunne variere.

Kvalitet på etiketter
Det er en forutsetning at etikettene er lesbare i alle ledd.
Kvaliteten på GS1-128 strekkoder skal derfor minimum oppfylle utskriftskvalitet med «Grade C» iht. standard ISO/IEC 15416.
For å oppnå «Grade C» ved avlesning anbefales «Grade B» eller bedre ved trykking.
Kvalitet på etiketter og strekkoder kan verifiseres hos GS1 Norway.

Plassering av etiketter på D-pak
Det anbefales at D-pak merkes på to sider.
Dersom merking kun kan foretas på én side, skal etiketten på D-pak stå på samme side som en av de to palletikettene (konsekvent orientering).

Ved søylestabling vil D-pak etiketten være orientert mot den ene palle-etiketten (enten kort eller langside).

Ved forbandstabling vil D-pak etiketten kunne legges mot pallens to etiketter. Det vil si både på kort og langside.

 

Strekkoder
Følgende anbefalinger gjelder for GS1-128 strekkodesymboler:

• Orienteringen av strekkoden skal være slik at strekene er loddrette (stakitt).
• Størrelsesfaktor ligger i intervallet 25 til 94 % av nominell størrelse.
• Minimum høyde på strekkoden er 13 mm.
• Minimum 5 mm høyde på klartekst.
• Plassering av strekkoden skal være slik at bunn av strekkoden er ca 32 millimeter fra bunnflaten på D-pak.
• Strekkodesymbolet, inkludert lysmarger, skal være minst 19 millimeter fra en vertikal kant for å unngå skade på etiketten.
• Dersom høyde på D-pak er mindre enn 50 mm, skal strekkoden plasseres så høyt som mulig, og informasjon som skal skrives i klartekst kan plasseres til venstre for strekkoden

 

Plassering av strekkodesymboler på D-pak

 

Plassering av strekkodesymboler på D-pak med høyde mindre enn 50 mm

 

110 Listing, full informasjonsbredde, prognose og leveringsevne

Denne delprosessen består av disse punktene (A3-A5 i tidslinje)

• Tilbakemelding på listing/hovedsortiment og bekrefte leveringsevne
• Tidsstyrt eller beholdningsstyrt sortimentsendring
• Grunndata registrering – komplettering av full informasjonsbredde
• Prognose og leveringsbekreftelse (A4 i tidslinje)
• Rutine ved forsinkelse fra leverandør/EMV
• Sortimentsendringer utenfor avtalte tidsvinduer

109 Grunndataregistrering og Produktpresentasjon

Prosessen beskriver hvilket løp informasjonen om og den fysiske varen skal følge og dette er illustrert i en tidslinje.

162 Anbefalt sporingsmetode i verdikjeden

Anbefalt sporingsmetode i verdikjeden

Sporing ved bruk av pallemerking og EDI pakkseddel

Den anbefalte metoden for sporing innebærer merking av lastbærere med GS1 merkesystem kombinert med EDI pakksedler (Advance Shipping Notice (ASN)).

For produkter som distribueres gjennom dagligvarekjedenes distribusjonslagre gjelder bransjens omforente retningslinjer for merking av D-pak og Pall, basert på GS1s standarder.
Det er en forutsetning at hvert enkelt ledd i verdikjeden har et system som kan lagre og prosessere paller/logistiske enheter med unik identifikator.

Betydning av SSCC som sporingsnøkkel på leveranser

SSCC er den viktigste sporingsnøkkelen i verdikjeden. Til hver pall identifisert og merket med SSCC knyttes alle produkter som befinner seg på pallen, med full sporingsinformasjon (GTIN, batch/lot og holdbarhetsdato). Denne informasjonen sendes til kjøper i en EDI Pakkseddel.
En forutsetning for at sporingsinformasjonen forblir intakt er at en SSCC ikke gjenbrukes.

Gjenbruk av SSCC vil medføre at en pall kan bli stoppet i varemottaket, ved at mottakers IT-system vil tro at pallen er mottatt tidligere. Mottaker må dermed utstede en ny SSCC for pallen, merke denne og knyttet innholdet på pallen opp til ny SSCC.
Da pallen nå har fått en ny SSCC vil den ikke lenger fungere som en felles sporingsnøkkel i verdikjeden. Ifm. en eventuell tilbakekalling/tilbaketrekking av produkter vil dette kunne være kritisk.

STAND har derfor besluttet følgende:
«For handel i Norge er det et krav at SSCC ikke skal gjenbrukes før etter minimum 6 år. Dette er forankret i Matlovens krav til minimum sporbarhet på 5 år. Dette omfatter også produkter som ligger utenfor Matlovens omfang.»

Sporbarhet hos og fra avsender
Hvert forpakningsnivå (F-pak, D-pak og Pall) har et tildelt unikt GTIN og skal strekkodemerkes.
På F-pak skal GTIN fortrinnsvis merkes med EAN-13 strekkodesymbol.
D-pak skal være merket med en godkjent strekkode og knyttes til pallens unike identifikasjon.
Hver pall skal merkes med en GS1-128 palletikett. Etiketten inneholder en unik identifikasjon (SSCC) som muliggjør knytning mellom D-pak på pall og batch/lot-nummer, lagret i avsenders IT systemer.

Dersom pallen splittes eller endres (for eksempel til en Blandingspall eller Eksponeringsenhet, må den identifiseres med en ny GS1-128 etikett og SSCC. Blandingspaller er ikke merket med produktinformasjon. Produktinformasjonen blir her knyttet mot pallens SSCC ved at hver enkelt D-pak skannes når pallen bygges.

Når avsender har skapt knytningen mellom D-pak og pall, og sikret dette, kan informasjonen benyttes til å lage en EDI pakkseddel.
EDI pakkseddel sendes deretter fra avsender til mottaker av produktene. Partene er identifisert med GLN. Dette gir en entydig og sikker identifikasjon av partene, og er sentral for sporbarhet. Pakkseddelen inneholder all relevant produktinformasjon (GTIN, batch/lot-nummer og holdbarhetsinformasjon) om forsendelsen, samt at den knytter dette opp mot hver enkelt pall ved bruk av SSCC.

Ved forsendelse skanner avsender samtlige utgående paller, og har dermed en éntydig knytning mellom det enkelte produkt, dets tilhørende batcher og hvilken kunde som mottar produktet. Dette muliggjør samtidig en effektiv kontroll på at riktige produkter sendes til kundene.

Avsender sender EDI pakkseddel til mottaker til avtalt tid.

Sporbarhet hos mottaker
Når varene ankommer mottaker, vil hver enkelt pall bli skannet.

All D-pak og palleinformasjon mottas i EDI pakkseddel. Ved bruk av EDI pakkseddel ivaretas sporingsinformasjonen, og forenkler varemottaket betydelig.

Koblingen av produktinformasjon skjer når mottaker skanner SSCC på den enkelte pall. Da kopler mottaker informasjon om produktene (GTIN, batch/lot-nummer og holdbarhetsinformasjon, mot avsenderen (GLN).

For Standardpaller kan all relevant informasjon skannes fra palleetikettene. Dermed får man en kontroll på at det er mottatt riktige produkter samtidig som det kan knyttes sporbarhetsinformasjon tilbake til den enkelte avsender/leverandør. Dette forenkler og sikrer deling av riktig sporingsinformasjon.

Blandingspaller må splittes i varemottaket, og gjennom IT-støtte sikre at korrekt og lovpålagt sporingsinformasjon blir ivaretatt og koblet riktig.

158 Eksempler sammensatte måltall

Eksempler sammensatte måltall

Servicegrad måles i %

Måltall Leveringsgrad ordre – tilgjengelighet

Eksempel 1:
Dersom det blant 10 ordrer mangler 1 salgsenhet i en ordre ved leveringstidspunkt, er servicegrad 90%.

Eksempel 2:
Dersom det blant 10 ordrer mangler 1 salgsenhet i en ordre og 50 i en annen ordre ved leveringstidspunkt, er servicegrad 80%.

Komplette ordrer til riktig tid – tilgjengelighet & pålitelighet

Eksempel 1:
Om det blant 10 bestilte ordrer mangler 6 salgsenheter i én ordre og en annen ordre er forsinket, er servicegrad 80%.

Eksempel 2:
Om det blant 10 ordrer er 2 ordrer som ikke kommer til riktig tid, samt at en av de ordrene som ikke kommer til riktig tid heller ikke er komplett, er servicegrad 80%.

Den perfekte ordren

Eksempel 1:
Om det blant 10 ordrer mangler en salgsenhet i en ordre, en annen ordre leveres for seint og en tredje ordre har generert en kreditnota, er servicegrad 70%.

Eksempel 2:
Om det blant 10 ordrer mangler en salgsenhet i en ordre og den samme ordren leveres for tidlig, samt at en annen ordre med varer er beheftet med en feil og har generert en kreditnota, er servicegrad 80%.

138 Reklamasjon ved Ex Works leveringsbetingelse

Reklamasjon ved Ex Works leveringsbetingelse

Kjøper skal reklamere over feil eller mangler ved varen innen rimelig tid etter at han oppdaget eller burde ha oppdaget feilen eller mangelen.
Selger som vil hevde at reklamasjonsfristen er oversittet, må gjøre dette umiddelbart etter at reklamasjonen er mottatt. Kjøper kan kreve etterlevering, omlevering, prisavslag o.a. iht Kjøpslovens bestemmelser. Alle feil og mangler må skrive seg fra forhold som selger har ansvaret for.

150 Transportinformasjon på pall med eksempel på transportetikett

Transportinformasjon på pall med eksempel på transportetikett

Innhold i Standard transportetikett for Dagligvarebransjen

Oversikt over merking av Standard transportetikett:
Opplysning	Klartekst	GS1-128 (strekkode)	AI	Format
Avsenders navn, gateadresse, postnummer, poststed	Skal merkes	Merkes ikke
Mottakers navn, gateadresse, postnummer, poststed	Skal merkes	Merkes ikke
Navn, adresse etc. for samlastingsterminal	Skal merkes når leveransen går via samlastingsterminal	Merkes ikke
Kjøpers referanse	Skal merkes	Merkes ikke
Brutto vekt	Skal merkes	Kan merkes	3300	n4+n6
Max. stablevekt1)	Skal merkes	Merkes ikke
Temperaturkrav	Skal merkes	Merkes ikke
SSCC (kollinummer)	Skal merkes	Skal merkes	00	n2+n18
1)    Max stablevekt utelates for Blandingspaller.

 

Eksempel på Standard transportetikett for Dagligvarebransjen

 

 

Transportetikett for Standardpall
Standardpall merkes med Standard transportetikett for Dagligvarebransjen
En GS1 produktetikett på en Standardpall krever merking av SSCC, bruttovekt, topplastingsvekt og temperaturkrav.
Disse opplysningene kan derfor utelates fra Standard transportetikett for Dagligvarebransjen.

Dersom både produktetikett og transportetikett benyttes, kan SSCC merkes på begge etikettene forutsatt at samme nummer benyttes.

Transportetikett for Eksponeringsenhet
Transportenheten inneholdende en eller flere Eksponeringsenheter merkes med Standard transportetikett for Dagligvarebransjen.
Transportenheten identifiseres og merkes med egen SSCC.
Dersom Eksponeringsenheten er en 1/1-pall, benyttes samme merking av transportetikett som for Standardpall.

Transportetikett for Blandingspall
Blandingspall (både med og uten palleskille) merkes med Standard transportetikett for Dagligvarebransjen.
Dersom blandingspallen ikke er stablebar, utelates informasjon om topplastingsvekt.

Transportetikett for Kundepakket pall

Den kundepakkede pallen merkes med Standard transportetikett for Dagligvarebransjen.
Merk spesielt: 

Mottakers navn, adresse, etc.
Som mottaker oppgis transittlager og transittlagers leveringsadresse. Pallen skal være merket med transittlagers navn, gateadresse, postnummer og poststed (leveringsadressen) i klartekst. 

Navn, adresse, etc. for distribusjonslager.
I via-feltet angis distribusjonslager. Pallen skal merkes med distribusjonslagerets navn, gateadresse, postnummer og poststed i klartekst.

Transportetikett for Kundepakket enhet

Transportinformasjon.

På denne etiketten er det opprettet et eget felt for Transportinformasjon. Dette er informasjon som kjøper sender til leverandør i sin bestilling, og som leverandøren må skrive på transportetikett for kundepakket enhet.

Format og innhold i Transportinformasjon avtales mellom partene.

Innhold i transportetikett for kundepakket enhet

 

Oversikt over transportetikett for merking av kundepakket enhet:
Opplysning	Klartekst	GS1-128 (strekkode)	AI	Format
Avsenders (leverandørens) navn, gateadresse, postnummer, poststed	Skal merkes	Merkes ikke
Sluttmottakers navn, gateadresse, postnummer, poststed	Skal merkes	Merkes ikke
Navn, adresse etc. for transittlager 1)	Skal merkes	Merkes ikke
Transportinformasjon 2)	Skal merkes	Merkes ikke
Kjøpers referanse 3)	Skal merkes	Merkes ikke
Brutto vekt (i hele kg) 4)	Skal merkes	Kan merkes	3300	n4+n6
Temperaturkrav	Skal merkes dersom produktet har temperaturkrav	Merkes ikke
SSCC-kode (kollinummer)	Skal merkes	Skal merkes	00	n2+n18
1 I via-feltet angis transittlager hvor pallen splittes/crossdockes
2 Transportinformasjon avtales mellom partene
3 Eksempelvis kundens bestillingsnummer
4 Med bruttovekt menes vekt av varer, emballasje og pall (lastbærer)

Eksempel på transportetikett for kundepakket enhet

315 Krav til sporing av produkter

Krav til sporing av produkter

Lovverket krever at den enkelte bedrift skal ha systemer for å kunne dokumentere hvilke produkter som er kjøpt fra den enkelte leverandør, og hvilken kunde som har kjøpt bedriftens ferdigvarer.

Dette inkluderer også råvarer og andre innsatsfaktorer som er omfattet av lovverket.

Det er ikke krav i lovverket til hvilke typer systemer som skal brukes til dette.

Bedrifter kan praktisere mer omfattende systemer for sporing enn hva minimumskravene i lovverket pålegger, men dette er enten basert på selvpålagte krav eller avtaler med, og pålegg fra avtalepartene.

Sporing innebærer å kunne følge den fysiske varestrømmen. Dette omtales gjerne som kjedesporbarhet, og forutsetter at alle aktører oppfyller kravene og følger retningslinjene for sporing.

Med sporing legges til grunn lovverkets krav til at alle parter skal kunne spore sine produkter ett ledd fremover og ett ledd bakover i verdikjeden.

Sporing ett ledd fremover:

Dette betyr til den adresse produktene er levert til.

Et fakturasystem som inneholder informasjon om varenummer/varenavn, kundenummer/kundenavn og fakturadato er tilstrekkelig for å kunne spore ett ledd framover i verdikjeden.

Hvis bedriften har et partibegrep, bør dette være inkludert i fakturaen, pakkseddelen og lignende, eller at bedriftens eget ekspedisjonssystem er direkte knyttet mot fakturaen.

Sporing ett ledd bakover:

Dette betyr den adressen produktene er levert fra.

Bedriften må føre en logg på mottatte produkter som beskriver hvilke produkter som er kjøpt fra hvem og i hvilken kvantitet på dato.

Dersom adressene for hvor produkter leveres fra eller leveres til ikke er i samsvar med det juridiske eierskapet til produktene og fakturagangen, bør dette avtales separat mellom partene.

130 Inngåelse av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhetstid

Inngåelse av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhetstid

Risiko for matsvinn er knyttet til gjenværende holdbarhetstid på et produkt. For å unngå matsvinn har aktørene i dagligvarebransjen blitt enig om å utvise en fleksibilitet i verdikjeden for å kunne håndtere mindre avvik på fordeling av holdbarhetstid. Dette gjøres ved å inngå bilaterale avtaler.

Bilaterale avtaler vil bidra til mer fleksibel fordeling av holdbarheten og derved redusere matsvinn i verdikjeden (produsenter, distributører, detaljist), ved at det tas hensyn til konkrete og spesifikke forhold, som eksempelvis geografisk avstand til kunde/marked, og omsetningsvolum.

Dagligvarebransjen har definert en tabell for fordeling av total holdbarhetstid, basert på en tre-deling mellom produsent, distributør og detaljist/forbruker. Tabellen som er utarbeidet for dette gjelder med mindre annet er bilateralt avtalt.

For produkter med kort holdbarhet (42 dager eller mindre) vil forhold som avstand til markedet og omsetningsvolum være avgjørende for fastsetting av optimal fordeling av holdbarhetstid.

• For produkter med holdbarhet mellom 17 og 42 dager oppfordres det å vurdere å inngå bilaterale avtaler
• For produkter med holdbarhet under 17 dager skal det inngås bilaterale avtaler

Hvordan inngå bilaterale avtaler
Fordelingen av holdbarhet som angitt i tabellene er utgangspunkt for fastsetting av bilaterale avtaler. Alle parter kan ta initiativ til bilaterale avtaler, basert på forventet potensial mht. reduksjon av totalt svinn.

Beskrivelse av hvordan risikodeling skal håndteres, bør inkluderes i avtalene.

Måling av forbrukt holdbarhetstid i verdikjeden er et virkemiddel for å sikre fakta, og overvåke utvikling.

Noen eksempler på situasjoner hvor det kan være aktuelt å inngå bilaterale avtaler:

• Avvikende dato fra tabellene i standarden

Et eksempel på å redusere svinn for varer med kort holdbarhet, er at en leverandør på Østlandet inngår en bilateral avtale med en kunde om bedre dato enn hva som står i tabellene for leveranser til for eksempel Nord-Norge, mens f.eks. Midt- og Vest-Norge får leveranser i henhold til tabellene og med mulighet for avvikende dato for mindre volumer for leveranser til Sør- og Øst-Norge.

• Avvikende dato først i uken

Produkter som leveres i begynnelsen av en uke når raskt frem til distributør/distribunal og butikk før helgen, og er mindre utsatt for enklere datoavvik. Tilsvarende er det mindre hensiktsmessig å levere varer med «siste STAND-dag» eller med datoavvik på fredager, dersom de ikke vil bli mottatt av distributør/distribunal før søndag kveld/mandag.

• Avvikende dato ved kampanjer

I forkant av en kampanjeperiode kan en avtale om levering med noen dagers datoavvik være aktuell, da disse produktene vil ha høyere rullering enn normalt på distributør/distribunal og i butikk. For å redusere risikoen for økt svinn ved lavere rullering enn normalt hos distributør/distribunal og i butikk i slutten av kampanjeperioden, bør man levere bedre dato enn angitt i tabellene.

• Produkt/verdikjedespesifikke vurderinger

Avhengig av produkt/verdikjede kan det være hensiktsmessig å omfordele dager. For eksempel:

Produkt med ujevnt salg i butikk og/eller mye svinn i butikk.

Her kan det være hensiktsmessig å omdefinere dager fra leverandør og/eller distributør til butikkdager.

Produkt med jevnt salg i butikk og/eller lite svinn.

Her kan det være hensiktsmessig å omdefinere dager fra butikk og/eller distributør til leverandør.

207 EDI-melding, distribusjonsform og frister

Oversikt over hvilke meldinger som skal utveksles for de ulike distribusjonsformer, med frister.

309 Retningslinjer og rutiner for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking

Retningslinjer og rutiner for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking

STAND har i sitt rammeverk definert retningslinjer, anbefalinger og beste praksis for hvordan produkter skal omsettes i distribusjonskjeden, og hvordan informasjon om dette skal utveksles mellom partene.

Sentralt i dette er hensynet til forbruker og hans forventning til trygg mat.

Retningslinjene for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking definerer ikke kvalitetskrav til maten, men beskriver hvilke rutiner og prosesser bransjen har etablert for å begrense eventuelle skadevirkninger om det skulle inntreffe en hendelse eller krise knyttet til et produkt.

Beste praksis

Retningslinjene beskriver beste praksis på området.
Ved å følge STAND sitt rammeverk vil retningslinjene være oppnåelig for alle involverte parter.

Noen viktige forutsetninger for beste praksis.

• Rutiner og prosesser må være enkle, forutsigbare og intuitive
• Produkter og leveranser/lastbærere må merkes på en omforent, standardisert og korrekt måte slik at de kan spores gjennom verdikjeden.
• Produktinformasjon må være registrert i Tradesolution EPD
• Detaljert sporingsinformasjon må utveksles digitalt mellom partene, og følge produktene gjennom verdikjeden.
• Tiltak må skje raskt når en hendelse eller krise inntreffer

Ved at en samlet bransje følger STAND sitt rammeverk fullt ut ivaretas forbrukernes krav og forventning til trygg mat.

Målsetting for retningslinjene

Retningslinjene har som mål «Å bidra til å oppfylle forbrukernes forventninger til trygge produkter».

Målgruppe for retningslinjene:

• Alle som kan eller vil bli involvert i en eventuell tilbakekalling eller tilbaketrekking
• Alle som er involvert i produksjon eller merking av produkter og emballasje som omfattes av retningslinjene

Produkter/områder som retningslinjene gjelder for:

• Anbefales benyttet på matvarer og non-food produkter, unntatt legemidler.
• Innsatsvarer, planter, dyr eller næringsmidler
• Materialer og gjenstander som er bestemt til å komme i kontakt med, eller kan ha innvirkning på innsatsvarer eller næringsmidler.

Legemidler er unntatt fra retningslinjene. Her henvises det til eget regelverk, ikke beskrevet her.

Enkelte typer næringsmidler kan være pålagt ytterligere krav om sporing fra myndighetene utover hva som er beskrevet her. Eksempel er EUs nye tobakksdirektiv (EU 2014/40) som skjerper krav til sporbarhet på tobakksprodukter, men som ikke er beskrevet her.

151 Retningslinjer for etiketter på pall

Retningslinjer for etiketter på pall

Plassering av etiketter på pall
Det skal brukes to typer etiketter; etikett for produktinformasjon og etikett for transportinformasjon.

• Minimumskravet er at pallen skal merkes på to sider med begge etikett-typer; kortsiden og høyre langside (sett fra kortsiden).
• Produkt og transportetikett skal stå på de samme sidene.
• Når flere etiketter benyttes på samme side av pallen, skal etikettene plasseres under hverandre. Etiketten som inneholder SSCC plasseres nederst.
• Etikettene skal plasseres slik at nedre del av den laveste strekkoden skal være minimum 400 mm over gulvet, og slik at øvre del av den øverste strekkoden skal være maksimum 800 mm over gulvet.
  Etiketten skal også plasseres minst 50 mm fra den vertikale siden.
  For paller lavere enn 400 mm skal etikettene plasseres så høyt som mulig.
• Dersom man kjenner alle opplysningene på det tidspunktet enheten merkes og det er plass på etiketten, kan all informasjon samles på en etikett.
• For å sikre automatisk avlesning av strekkoder på Eksponeringsenhet. Kundepakket pall og Blandingspall skal bare transportetiketten på transportenhet være lesbar
• Produktetikett på Standardpall med høyde 60 cm (Lavpall) skal plasseres så høyt som mulig. 

Identiske opplysninger
Samme opplysning (GS1-128 AI) skal kun forekomme én gang på produkt- og transportetikett.
Det betyr i praksis at samme opplysning verken kan gjentas på samme etikett, eller at samme opplysning kan forekomme på flere etiketter på enheten (pallen).
Unntaket er SSCC som tillates på begge etiketter forutsatt at nøyaktig samme nummer benyttes.

Størrelse og utforming av etikettene
Følgende anbefaling gjelder:

• Bredden på etiketten skal være 105 mm eller 148 mm
• Høyden på etiketten kan variere

Gangbare formater er:

• A5 (148 mm x 210 mm)
• A6 (105 mm x 148 mm)
• 105 mm x 192 mm

Kvalitet på etikettene

• Det er en forutsetning at etikettene er lesbare i alle ledd
• Det er et krav at kvaliteten på GS1-128 strekkoder minimum oppfyller utskriftskvalitet med «Grade C» iflg. Standard ISO/IEC 15416.
  For å oppnå «Grade C» ved avlesning anbefales «Grade B» eller bedre ved trykking
• Ved påsetting av etikettene er det viktig å sørge for at strekene i GS1-128 symbolet er rette og ubrutte (unngå «skrukking» på etiketten).

105 Gjennomføre produksjon

I denne delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har, som kan være relevant ved produksjon av et produkt som skal omsettes i varehandelen.

I prosessen inngår å produsere selve produktet og pakke disse sammen til en salgsenhet, normalt en D-pak, ferdig emballert og merket.

Områder som beskrives er:

• Total holdbarhetstid på produktet
• Mulig bruk av dynamisk holdbarhet
• Sporbarhetskrav på råvarer, innsatsfaktorer, emballasje og ferdige varer
• Merking av sporbarhet på F-pak og D-pak
• 2D-merking på F-pak
• Etiketter på D-pak
  • Innhold, og hva som skal strekkodemerkes
  • Plassering
  • Krav ved bruk av GS1-128

103 Produksjon

Prosessen er en generisk beskrivelse av en produksjonsprosess, og kan variere i ulike produksjonsbedrifter. Rekkefølge på aktiviteter som er beskrevet kan også være forskjellig fra hvordan dette utføres i din virksomhet.

Produksjon omfatter følgende delprosesser:

• Planlegge, forberede og tilrettelegge for produksjon
• Gjennomføre produksjon
• Palletering og innlagring
• Logging av sporingsinformasjon

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:

• • Vurdering av holdbarheten på råvarene som inngår i produksjon, og fastsettelse av total holdbarhet på ferdigvarer, type holdbarhet og vurdering av muligheten for dynamisk holdbarhet
  • Gyldige paller og krav til disse
  • Emballasjekrav, alle pakningsnivåer
  • Sporbarhetskrav på råvarer, innsatsfaktorer og ferdige varer
  • Krav til produktmerking på F-pak, D-pak og pall, innhold og plassering
  • Krav til bygging av pall
  • Bruk av mellomleggsplater
  • Bruk av plastring for sikring av pall gjennom verdikjeden

101 Produktutvikling

Denne prosessen vil variere fra virksomhet til virksomhet, og fra produkt til produkt.

STAND har ingen føringer til hvordan denne skal utføres, men har utformet retningslinjer innen følgende hovedområder:

• Optimalisering og krav til utforming av F-pak, D-pak og Pall med tilhørende emballasjemateriell
• Gyldige paller og krav til disse
• Merking av F-pak, D-pak og Pall
• Holdbarhetstid og vurderinger knyttet til denne
• Retningslinjer for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking, med krav til sporing, sporingsinformasjon og merking

FAQ Tobakksdirektivet i norsk varehandel

(Sist endret 17. februar 2022)

Implementering av Tobakksdirektivet i norsk varehandel

 Hva er Tobakksdirektivet?

Tobakksdirektivet er et EU-regulativ, basert på WHOs protokoll om å motarbeide ulovlig handel med tobakksvarer.  Protokollen trådte i kraft 25. september 2018. Denne protokollen har både EU og Norge forpliktet seg til å følge.

I protokollen legges det opp til at partene skal sørge for bevillings-, merkings- og sporingssystem for tobakksvarer og tilhørende økonomisk aktivitet i forbindelse med produksjon og transport av tobakksvarer og produksjonsutstyr. Dette omtales gjerne som Tobakksdirektivet.

Direktivet skal gjennomføres gjennom 3 forordninger:

EU 2018/574 Sporingsforordningen: Tekniske standarder for opprettelse og drift av et sporingssystem for tobakksvarer.

EU 2018/573 Avtaleforordningen: Sentrale elementer i avtaler om datalagring som skal inngå som en del av et sporingssystem for tobakksvarer.

EU 2018/576 Sikkerhetsmerkebeslutningen: Tekniske standarder for sikkerhetselementer som påføres tobakksvarer

Hvilke produkter omfattes av Tobakksdirektivet, og når vil dette tre i kraft i Norge?

Tobakksdirektivet omfatter alt av tobakk og tobakksrelaterte produkter, samt utstyr for produksjon av disse.

For medlemmer i EU trådte sporingssystemet i kraft for sigaretter og rulletobakk 20. mai 2019. For andre tobakksvarer gjelder 20. mai 2024.

Tobakksdirektivet ble innlemmet i EØS-avtalen 4. februar 2022. For Norge (og øvrige EFTA-land) følger implementeringsfristene av overgangsbestemmelser som fastsettes av EØS-komiteen. Det er per 4. februar ikke besluttet hvilke implementeringsfrister som gjelder.

Bevillingsordningen trådte i kraft 1. november 2020 i Norge.

---

Hva er Sporingsforordningen?

Sporingsforordningen beskriver tekniske standarder for hvordan sporingssystemet skal gjøre det mulig å spore hele reisen varen har vært på, fra produksjon til tobakksvaren er klar for salg til forbruker.

Unik identifikasjonskode på alle aktører

Alle aktører som inngår i verdikjeden skal ha en unik identifikasjonskode. Dette gjelder også anlegg der tobakksvarer produseres, lagres eller bringes i omsetning, som f.eks. produksjonslokaler og -maskiner, lager, terminaler, salgsautomater o.l.

Unikt identifikasjonsmerke på alle produkter på alle forpakningsnivåer

Identifikasjonskoden skal inngå i et unikt identifikasjonsmerke som påføres enkeltpakninger og/eller emballasje som inneholder mer enn én enkeltpakning med tobakksvarer (samleemballasje). Merket skal gjøre det mulig å fastsette dato og sted for produksjon, samt hvilken rute som skal benyttes fra produksjonsleddet frem til detaljist.

En vare kan ikke omsettes lovlig med mindre den er påført et unikt identifikasjonsmerke.

Registrering og rapportering av sporingsinformasjon

Sporingsforordningen pålegger markedsdeltakerne et ansvar for registrering og rapportering av sporingsinformasjon. Produsentene og importørene pålegges å inngå avtale med en leverandør av et primært datalager som de skal rapportere til. Datalageret skal være finansiert av produsenten eller importøren, men operere uavhengig av dem.

Kommisjonen har inngått en avtale med et sekundært datalager som skal samle informasjonen fra de primære datalagrene. Det er i det sekundære datalageret at komplett sporingsinformasjon fra produksjon til produktet når første utsalgssted kan skje.

For å sikre sporingssystemets uavhengighet, og for å garantere at dette kontrolleres av nasjonale myndigheter, skal myndighetene utpeke en uavhengig ID-utsteder som vil ha ansvaret for å generere de entydige identifikasjonsmerkene som brukes for å spore produktene. Markedsdeltakerne vil måtte kjøpe merkene for en fast stykkpris som fastsettes av ID-utstederen.

---

Hva er Avtaleforordningen?

Tobakksskadeloven krever bevillingsplikt for import, eksport og produksjon av tobakksvarer og utstyr for tobakksproduksjon. Bevilling skal gis til den juridiske enhet som har den økonomiske interessen i og ansvaret for virksomheten. Juridisk enhet omfatter juridiske personer og enkeltpersonforetak, og utelukker dermed at privatpersoner kan få bevilling.

Det skilles på ulike typer bevilling; eksempelvis bevilling for import og en annen for produksjon. Import av tobakksvarer til eget bruk (privatimport) er ikke omfattet av bevillingsordningen.

Sammen med registreringsordningen for detaljister og grossister som trådte i kraft i januar 2018, vil bevillingsordningen føre til bedre kontroll med hele forsynings- og omsetningskjeden for tobakksvarer og produksjonsutstyr i Norge.

---

Hva er Sikkerhetsmerkebeslutningen?

Stortinget vedtok i 2018 ny § 16 h i tobakksskadeloven som sier at det er forbudt å føre inn i Norge, selge eller flytte fra produksjonsanlegg enkeltpakninger med tobakksvarer som ikke er merket med et sikkerhetsmerke.

Forbudet gjelder ikke privatpersoners innførsel av tobakksvarer til personlig bruk.

Sikkerhetsmerket skal, sammen med sporingssystemet, legge til en rette for en bedre overvåkning og håndhevelse av at kravene i tobakksdirektivet overholdes.

Sikkerhetsmerket skal være sikret mot manipulasjon, og består av synlige og usynlige elementer som er påført pakningen på en måte som gjør at det ikke kan fjernes, ikke kan slettes og ikke er skjult eller kan brytes. Sikkerhetsmerket må ikke plasseres på en måte som gjør at det kommer i konflikt med andre lovpålagte krav til merking av tobakksvarer, f.eks. krav til helseadvarsler. Detaljreglene er fastsatt i sikkerhetsmerkebeslutningen.

Formålet med systemet med sikkerhetsmerket er å sette myndighetene og forbrukere i stand til å identifisere lovlig produserte og importerte tobakksvarer.

Det er produsenten eller importøren av varene som er ansvarlig for at merket produseres og påføres pakningene før produktene gjøres tilgjengelige på det norske markedet.

Til forskjell fra det entydige identifikasjonsmerket knyttet til sporingssystemet, vil sikkerhetsmerket kun være synlig på enkeltpakninger.

Det følger av sikkerhetsmerkebeslutningen at enkeltpakninger med sigaretter og rulletobakk som produseres eller føres inn i en av EUs medlemsstater etter 20. mai 2019 skal være påført sikkerhetsmerke.

For andre tobakksvarer gjelder kravet fra 20. mai 2024.

For Norge og de andre EFTA-statene vil frister og ev. overgangsperioder fastsettes i avtalen om innlemmelse av beslutningen i EØS-avtalen.

Sikkerhetsmerkebeslutningen fastsetter et felles regelsett med tekniske standarder for utforming av sikkerhetsmerket. Det er et krav at sikkerhetsmerket skal bestå av minst fem ulike autentiseringselementer. Beslutningen inneholder en oversikt med anbefalte forslag til autentiseringselementer som nasjonale myndigheter kan velge mellom, og kombinere, når kravet til sikkerhetsmerket skal fastsettes i nasjonal rett.

For å hindre utdaterte løsninger, fastsetter beslutningen regler om at myndighetene kan fastsette bestemmelser om regelmessig utskiftning av autentiseringselementer.

---

Hvordan kan bransjen forberede seg på implementering av Tobakksdirektivet?

De nye endringene til Tobakksdirektivet antas å bli innført trinnvis.

Bevillingsordningen trådte i kraft 1. november 2020, med overgangsordninger til 15. juni 2021.

Det er ikke besluttet når Sikkerhetsmerkebeslutningen og Sporingsforordningen skal tre i kraft i Norge. Det antas at dette ikke vil skje før tidligst i 2022. Forslag til utfyllende regler for Norge er oversendt til EØS-kommisjonen i Brussel for behandling, for at forordningene skal kunne tas inn i norsk rett ved henvisning i forskrift, med de endringer som vil følge av tilpasninger til EØS-avtalen.

En naturlig rekkefølge tilsier at Sikkerhetsmerkebeslutningen først innføres, og at Sporingsforordningen følger deretter. For begge disse vil det gjelde overgangsregler, som besluttes ved innlemmelse av forordningene i EØS-avtalen.

DMF og DLF vil gjennom STAND følge utviklingen etter som den politiske prosessen går fremover. STAND vil nedsettes en gruppe som skal utrede de praktiske konsekvenser ved innføring av Tobakksdirektivet, og foreslå tiltak som bransjen kan igangsette for at en overgang skal kunne skje på en så enkel og god måte som mulig.

Noen sentrale områder som gruppen vil se på:

• Identifikatorer som bl.a. skal benyttes i identifikasjonsmerket, og på alle aktørene som er involvert, for å se hvordan disse skal kunne samvirke med de identifikatorer som brukes i bransjen i dag (GS1-standarder)
• Kartlegge hvordan ompakking til ulike typer samleemballasje og merking av denne med det nye identifikasjonsmerket vil påvirke arbeidsprosesser, spesielt i relasjon til at bransjen i Norge har en høy grad av automatiserte prosesser, som nå muligens vil endres for tobakksprodukter.
• Utstyr som trengs for å kunne registrere sporingsinformasjon, og hvordan denne utveksles
• Høste erfaringer fra hvordan implementeringen er gjort i noen andre utvalgte land, for å sikre en så smidig og god innføring som mulig i Norge.

---

Har du behov for mer informasjon?

Dersom du har ytterligere spørsmål knyttet til implementering av Tobakksdirektivet kan du sende disse til support@stand.no.

FAQ

Hvorfor er det gjort endringer på hjemmesiden?

STAND ønsker å nå ut til enda flere brukere.  STAND har derfor gjennomført et prosjekt for å gjøre de anbefalte standarder og retningslinjer lettere tilgjengelig. Dette går både på å gjøre de mere relevant, enklere å forstå, lettere å etterleve, men også å kunne tilby de på flere plattformer og i andre former enn i dag.  Den nye hjemmesiden er utviklet for å kunne være et interaktivt hjelpemiddel med større grad av søkbar informasjon, samtidig som den tilbys på alternative plattformer som PC, laptop og mobil.

Hva er nytt i STAND?

De gamle anbefalte standardene og retningslinjene er skrevet totalt om. De er nå stykket opp i logiske/tematiserte deler og plassert inn i en prosessorientert struktur, hvor de naturlig hører hjemme. For bruker betyr dette at alt som vedrører en bestemt prosess nå er samlet i denne.

De enkelte deler av standardene/retningslinjene er interaktive hvor man kan navigere seg ned til et stadig mer detaljert nivå, er søkbare, og kan lastes ned som pdf-dokumenter.

I tillegg er det utviklet et sett med animasjoner Noen animasjoner skal forenkle forståelsen og understøtte forklaringer som finnes i standardene/retningslinjene, mens andre animasjoner forklarer overordnet hva STAND er, hva som er viktig når du skal etterleve STAND, eller beskriver en hel prosess.

Hele STAND finnes nå tilgengelig på engelsk!

Samlet har dette fått navnet STAND Rammeverk.

Er det endringer på standarder/retningslinjer etter omlegging til ny hjemmeside?

Det er ingen praktiske endringer på disse. Det er kun måten de fremstilles på som er endret.

Gjelder STAND sine standarder/retningslinjer alltid, for alle?

Det er sterkt å anbefale at STAND sine anbefalte standarder/retningslinjer blir etterlevd av alle som tilhører målgruppen de er utviklet for, men for at de skal være juridisk bindende må dette inntas som del av de kommersielle avtaler mellom partene.

Hvor er det blitt av de gamle pdf-dokumentene med standardene/retningslinjene?

De gamle standardene/retningslinjene eksisterer ikke lenger, ettersom de er omskrevet. Men du kan ta ut PDF-filer med de omskrevne standarder/retningslinjer. De er publisert under  Nedlastinger. Det er én pdf per prosess og delprosess. PDF-dokumentene har samme innhold som det nettstedet viser for en bestemt prosess/delprosess.

Når besluttes datoer/frister for lanseringer og hvor finnes disse dokumentert?

Frister besluttes i STAND i desember hvert år. Dette er da frister som gjelder for det 2. året frem i tid. Eksempel. Dato for lanseringer i 2020 besluttes i desember 2018

Dato for inneværende og neste år finnes tilgjengelig under Nedlastinger i prosessen Sortiment

Inngår ikke lenger Salgspall/Kampanjepall/Displaypall/Eksponeringspall i anbefalte standarder/retningslinjer?

De inngår, men har fått et nytt enhetlig navn som brukes konsekvent i all beskrivelse av disse. Nytt navn er Eksponeringsenhet.

 

 

Rutine ved forsinkelser

Rutine ved forsinkelser

Ved forsinkelse skilles mellom varslede og ikke varslede. Det er etablert egne rutiner for:

• Rutine ved varslede forsinkelser
• Rutine ved ikke-varslede forsinkelser

Rutine ved varslede forsinkelser (A7 i tidslinje)

Enhver forsinkelse skal umiddelbart varsles med den informasjon som er tilgjengelig på varslingstidspunktet. Melding skal sendes kategori og logistikk.

1. Leverandør bekrefter leveringsevne av komplett levering i U-6. Dersom leverandør ikke er leveringsdyktig, varsles foreløpig ny leveringsdato, (samme til alle kunder, gitt overholdelse av øvrige frister)
2. Leverandør bekrefter endelig utsatt leveringsdato i U-3. Faktisk utsettelse/utsatt lanseringstidspunkt skal være likt for alle kunder, gitt overholdelse av rutiner/frister i denne standard. Volum fordeles etter nøkkel basert på leverandørs prognose til kjede tidslinje A4. Tidsavvik som ikke påvirker vare i detaljist mandag uke 0, skal løses. Dersom forsinkelsen overstiger tre uker, dvs. lenger enn til mandag uke 1, gjelder rutine for ikke-varslede forsinkelser, se under.
3. Utsatt leveringsdato hensyntas i ordre som sendes i U-3 (A6).
4. Utsettelsen behandles siden i evaluering av lansering bilateralt mellom leverandør og kunde.

146 Kravspesifikasjon for 1/3 og ½ engangspall i papp

Last ned dokumentet her

Kravspesifikasjon for 1/3 og ½ engangspall i papp

STATUS: MÅ AVTALES BILATERALT

engangs 1/3 og ½ pall i papp er ikke en godkjent pall i norsk dagligvarebransje og må avtales bilateralt dersom den skal benyttes

• Størrelsen på 1/3 pall, Brutto – mål: 400 mm x 800 mm
• Størrelsen på ½ pall, Brutto –mål: 600 mm x 800 mm
• Pallen må lages av en type pappmateriale, som kan gjenvinnes sammen med butikkens øvrige papp/bølgepapp
• Høyden fra gulvet og opp til undersiden av pallen må være på 10 cm, tilsvarende kravet til EUR-paller, slik at alle typer trucker og jekketraller kommer under pallen, med eller uten last, som på en EUR-pall i dag
• Pallen må tåle en last på 250 kg, og også tåle å bli utsatt for belastninger sideveis.
  Den må tåle at tyngre varer lagres i en periode, uten at den ”synker” sammen. (Nedbøyings – test bør være gjennomført før endelig produksjon).
• Undersiden av pallemeiene må være motstandsdyktige mot ”skrubbe-kjøring” inn på lastebilene, samt at den må tåle fuktighet
• En engangspall i papp forventes å være en aktivitetspall, hvor jekketralle – bruk fra kortsiden kan unnværes
• Overflaten på pallen må ikke være så glatt at varene sklir av. Det bør være en eller annen ordning som hindrer dette. Pallen må være slik utformet, at pallen kan plastes med strekk-film helt ned til meiene

145 Kravspesifikasjon Gjenbruks ½ pall i tre

Last ned dokumentet her

Kravspesifikasjon Gjenbruks ½ pall i tre

STATUS: MÅ AVTALES BILATERALT

Gjenbruks ½ pall i tre er ikke en godkjent pall i norsk dagligvarebransje og må avtales bilateralt dersom den skal benyttes

Størrelse, Brutto-mål: 600 mm x 800 mm

• Pallen må utføres i tremateriale som er dimensjonert for gjenbruk, og dette innebærer at meier og platting må lages av ¾ – 1” bord (1,9 – 2,5 cm).
• Høyde fra gulvet og opp til undersiden av pall må være på 10 cm, tilsvarende kravet til europaller, slik at alle typer trucker og jekketraller kommer under pallen, med eller uten last.
• Klossene på pallen må plasseres slik at jekketralle kan benyttes både på kortside og langside.
• Meier bør utformes på en måte som gjør det lett å dra jekketralle over, så den ikke setter seg fast.
• Pallen må være så sterk, at den ikke gir mer nedbøying enn det som kreves etter testen i ISO 8611. (Nedbøyingstest, hvor akseptert grense for nedbøying er 26 mm, ut fra oppgitte test-beskrivelser).
• Pallen må tåle en last på 500 kg.
• Ved montering av pall skal det brukes skruer eller spiker som ikke løsner og skader varene på pallen.
• Overflaten må ikke være så glatt at varene sklir av pallen.
• Pallen bør ikke veie mer enn 10kg

144 Kravspesifikasjon for gjenbruks ¼ pall i plast

Last ned dokumentet her

Kravspesifikasjon for gjenbruks ¼ pall i plast

STATUS: MÅ AVTALES BILATERALT

Gjenbruks ¼ pall i plast er ikke en godkjent pall i norsk dagligvarebransje og må avtales bilateralt dersom den skal benyttes

Kravspesifikasjon gjelder kun når det er etablert et retursystem for slike paller.

• Størrelse, bruttomål
  • 600 mm (eksponeringsfront) x 400 mm
• Lastevekt
  • Pallen må tåle en vekt på 200 kg
• Lagring
  • Pallen må kunne stå 4 stk. på en EUR pall ved plassering i støtlager/ automatlager
• Utforming
  • Pallen med meier/ben må være slik at den kan håndteres med truck og/eller jekketralle
• Friksjon
  • Pallen må ha kontinuerlig friksjon uten friksjonsbelegg slik at varene ikke sklir av
• Palledekk
  • Dekket skal være plant og tilpasset feste for strapping av film
  • Ventilasjon gjennom dekket for å unngå kondens
• Renhold
  • Pallen skal være lett å holde ren, uten oppsamling av restvann
• Farge
  • Pallen bør være av nøytral farge, så den fremstår som ren og attraktiv i butikk
• Materiale
  • Pallen må være laget av et materiale som tilfredsstiller myndighetskrav for miljø og produsentansvar og som ikke inneholder tungmetaller
  • Brannklassifisering skal angis og eventuell UV – stabilisator skal defineres
  • Pallen skal være gjenvinnbar

143 Kravspesifikasjon for gjenbruks 1/3 pall i plast (fra NLP)

Last ned dokumentet her

Kravspesifikasjon for gjenbruks 1/3 pall i plast (fra NLP)

STATUS: GJELDENDE STANDARD

 

• Vekt
  • Pallens vekt skal være maks 8 kg

 

• Max last
  • Dynamisk belastning: pallen må klare en last på minimum 200 kg i henhold til krav om nedsenking se dimensjoner ved maks last, siste punkt
  • Statisk belastning (på gulv): 400 kg

 

• Dimensjoner ved maks last
  • Maks ytre mål (LB) 403 x 803 mm
  • Minimum ytre mål (LB) 397 x 797 mm
  • Høyde: 130-160 mm
  • Tunnelåpning: 100-140 mm
  • Lysåpning: Nedsenking av toppdekket under vektbelastning skal lysåpning ikke være under 100 mm

 

• Materiale
  • Materialet skal tåle håndtering i + 40 ºC til -35 ºC
  • Materialet skal være HDPE eller andre materialer med tilsvarende styrke og
  • livslengde
  • Materialet skal ha egenskaper som sikrer at pallen er motstandsdyktig mot strekning og deformasjon innen oppgitte temperaturer i hele pallens livslengde
  • Brannklassifisering skal angis
  • Sum tungmetaller (Bly, Kadmium, Kvikksølv og Krom) i fargepigmentet skal ikke
  • overstige 100 ppm
  • Pallen skal være vaskbar og 100 % gjenvinnbar

 

• Egenskaper
  • Friksjon på pallens overside, underside og under meiene/ben skal være slik at pallen fungerer med en normal håndtering av gods med ulike materialtyper som plastkasse, bølgepapp, trepall, halvpall, kvartpall, helpall, 1/3 pall etc
  • Friksjonen skal være konstant i pallens livslengde
  • Norm for friksjon er EUR trepall

 

• Merking og sporbarhet
  • Pallen skal være merket med produsent, material, produksjonstid, gjenvinningssymbol, samt hvem som eier pallen
  • Pallen skal merkes med logo eller annen merking som er synlig fra 2 sider

 

• Håndtering av pallen
  • Pallen skal kunne håndteres fra begge sider, samt fungere med plukktrucker og automatlagers håndteringssystem
  • Pallen skal fungere i standard pallvendere, pallenedstablere og pallmagasiner

 

• Design
  • Pallen skal være utformet slik at ingen lommer kan samle smuss, vann, etc. Dette for å minimere faren for bakteriesamling
  • Pallen skal være utformet for rengjøring med trykkspyling og/eller nedsenket i
  • bad
  • Pallens/materialets samlede miljømessige påvirkning skal dokumenteres
  • Lastdekket / toppdekket skal være plant for ikke å skade gods samt underlette manuell håndtering
  • Fargen på pallen skal være nøytral

142 Kravspesifikasjon for gjenbruks ½ pall i plast

Last ned dokumentet her.

Kravspesifikasjon for gjenbruks ½ pall i plast

STATUS: GJELDENDE STANDARD

 

• Vekt
  • Pallen vekt skal være maks 10 kilo

 

• Max last
  • Dynamisk belastning: pallen må klare en last på 500 kilo plassert i en standard lagerreol eller automatlager
  • Statisk belastning (på gulv): 1000 kg

 

• Dimensjoner ved maks last
  • Maks ytre mål (LBH) 603 x 803 x 151 mm
  • Minimum ytre mål (LBH) 597 x 797 x 147 mm
  • Tunnelåpning 600-side, høyde 90-140 mm, midtkloss maks 150 mm og avstand mellom ytterklosser min 550 mm
  • Tunnelåpning 800-side, høyde 90-140 mm, Midtkloss maks 150 mm og avstand mellom ytterklosser min 580 mm

 

• Materiale
  • Materialet skal tåle håndtering i + 40 ºC til -35 ºC
  • Materialet skal være HDPE eller andre materialer med tilsvarende styrke og livslengde
  • Materialet skal ha egenskaper som sikrer at pallen er motstandsdyktig mot strekning og deformasjon innen oppgitte temperaturer i hele pallens livslengde
  • Brannklassifisering skal angis
  • Sum tungmetaller (Bly, Kadmium, Kvikksølv og Krom) i fargepigmentet skal ikke overstige 100 ppm
  • Pallen skal være vaskbar og 100 % resirkulerbar

 

• Egenskaper
  • Pallen skal tåle normal utendørs lagring i nordisk klima med eksponering for sol, regn, snø, etc. i minst pallens livslengde
  • Friksjon på pallens overside, underside og under meiene skal være slik at pallen fungerer med en normal håndtering av gods med ulike materialtyper som plastkasse, bølgepapp, trepaller, halv, kvartpaller, etc
  • Friksjonen skal være konstant i pallens livslengde
  • Norm for friksjon er EUR trepall

 

• Merking og sporbarhet
  • Pallen skal være merket med produsent, material, produksjonstid, maks last og gjenvinningssymbol samt hvem som eier pallen
  • Pallen skal merkes med logo eller annen merking som er synlig fra 2 sider
  • Pallen skal ha minst 2 RFID-brikker av typen EPC Gen2. RFID-brikkene skal plasseres på begge kortsidene av pallen og skal kunne avleses med fast eller mobil leser. RFID-brikkene skal fungere i pallens livslengde ved normal bruk
  • Pallens RFID-brikker skal identifiseres med EPC GRAI-96. Begge RFID-brikkene skal ha samme id-nummer. Minimum brukerminne er 512 bit

 

• Håndtering av pallen
  • Pallen skal kunne håndteres manuelt fra kort og langside, samt fungere med plukktrucker og automatlagerhåndteringssystem
  • Pallen skal være tilpasset for transport på rullebaner (både baner med drift og rullebaner) og kjedetransportører
  • Pallen skal fungere i standard pallvendere, pallenedstablere og pallmagasiner

 

• Design
  • Pallen skal være utformet slik at ingen lommer kan samle smuss, vann, etc. Dette for å minimere faren for bakteriesamling
  • Pallen skal være utformet for rengjøring med trykkspyling og/eller nedsenket i bad
  • Pallens/materialets samlede miljømessige påvirkning skal dokumenteres
  • Lastdekket / toppdekket skal være plant for ikke å skade gods samt underlette manuell håndtering
  • Fargen skal være nøytral og praktisk

141 Kravspesifikasjon for gjenbruks 1/1 pall i plast

Last ned dokument her

Kravspesifikasjon for gjenbruks 1/1 pall i plast

STATUS: GJELDENDE STANDARD

• Vekt
  • Pallen vekt skal være maks 18 kilo

 

• Max last
  • Dynamisk belastning, pallen må klare en last på 1.000 kilo plassert i en standard lagerreol eller automatlager. Nedbøyning skal ikke være mer enn maks 4 cm

 

• Dimensjoner ved maks last (SIS standard SS 84 20 07)
  • Max ytre mål (LBH) 1203 x 803 x 151 mm
  • Min ytre mål (LBH) 1200 x 800 x 144 mm
  • Tunnelåpning 800-side, min 90 mm, midtkloss maks 150 mm og avstand mellom ytterklosser min 595 mm
  • Tunnelåpning 1200-side, maks 103 mm og min 100 mm høy, midtkloss maks 150 mm og avstand mellom ytterklosser min 900

 

• Materiale
  • Materialet skal tåle håndtering i + 40 ºC til -35 ºC
  • Materialet skal tåle belastning av 5.000 kilo i + 50 ºC til -50 ºC på plant underlag
  • Materialet skal ha egenskaper så pallen tåler strekning, deformasjon innom de oppgitte temperaturer under hele livslengden. Med dette menes at pallen skal gå tilbake til opprinnelig form etter belastning
  • Brannklassifisering skal angis
  • Fargepigment som anvendes i pallen skal være fri for tungmetaller. Med fri for tungmetaller menes att summen av tungmetaller (Bly, Kadmium, Kvikksølv og Krom) ikke overstiger 75 ppm
  • Pallen skal være 100 % resirkulerbar
  • Pallen skal være antistatisk

 

• Egenskaper
  • Kompresjon 5.000 kg, 5 paller med 1.000 kilo stablet på hverandre
  • Pallen skal tåle eksponering i nordisk klima under minst livslengde under normal lagring utendørs, så som sol, regn, snø etc.
  • Friksjon på pallen overside, underside og under meiene skal være slik at pallen fungerer med en normal håndtering av gods med ulike materialtyper så som plastkasse, bølgepapp, trepaller, halv og kvartpaller, etc.
  • Friksjonen skal også ha en beskaffenhet at den klarer en normal truckhåndtering med halvpall og helpall samt transport av pallstabel på 16-17 plastpaller
  • Friksjonen skal holde under pallens livslengde
  • Norm for friksjon er EUR trepall
  • Meienes underside skal ikke være konvekse og pallens meier skal maks være 3mm konkave
  • Pallen skal ha en god løsning for å minimere kondens på pallens overside
  • Mulighet for å la væske renne vekk fra oversiden på pallen

 

• Merking og sporbarhet
  • Pallen skal være merket med produsent, material, produksjonstid, maks last og gjenvinningssymbol samt hvem som eier pallen
  • Pallen skal videre merkes med logo eller annen merking slik at merkingen er synlig fra 2 sider
  • Pallen skal ha 2 RFID-brikker som partene blir enige om. Plasseringen skal være slik at de skal kunne avleses med fast eller mobil leser både fra begge side og fra over og underside
  • RFID -brikkene skal fungere i pallens livslengde

 

• Håndtering av pallen
  • Pallen skal fungere ved manuell håndtering fra kort og langside, håndtering med plukktrucker og automatlagerhåndteringssystem
  • Pallen skal være tilpasset for lagring i standard pallreoler med 2 tverrstolper
  • Pallen skal være tilpasset for transport på rullebaner (både baner med drift og rullebaner) og kjedetransportører
  • Pallen skal fungere i standard pallvendere, pallnedstablere og pallmagasiner

 

• Design
  • Pallens utforming skal ha lik dimensjonen på toppdekket og meiene er de samme
  • Oversiden på meiene skal være utformet for langside håndtering med truck
  • Klosser ved truckgaffel åpninger skal vare utformet slik att truckgafler lett kan komme inn i åpningene for å forhindre påkjørsels skader
  • Pallen skal ha innbygget håndtak for manuell håndtering fra langside og skal ha en god utforming
  • Pallen skal være utformet slik at ingen lommer kan samle smuss, vann, etc. for å minimere faren for bakteriesamling
  • Pallen skal være utformet for rengjøring med trykkspyling og nedsenket i bad
  • Pallen vil bli testet av eksterne institutter så som Mattilsynet, Veritas og pallens materialets totale miljømessige påvirkning
  • Lastdekket / toppdekket skal være plant for å ikke skade gods samt underlette manuell håndtering
  • Pallen skal være lysegrå/grå eller annen nøytral farge

140 Krav til godkjente Europaller

Last ned dokumentet her

Krav til godkjente Europaller

Fakta

• Materialer
  • 11 bord i kvalitetstømmer
  • 9 trespon eller massivt tre blokker
  • 78 spiker
• Lengde 1200 mm (toleransegrense +8/-5 mm)
• Bredde 800 mm (toleransegrense +8/-5 x mm)
• Høyde 144 mm (toleransegrense +10/-0 x mm)
• Tunellhøyde (lysåpning mellom topp- og bunnbord) 100mm (toleransegrense +4/0 mm)
• Vekt C 25 kg
• Arbeidsbelastning 1500 kg ved jevn belastning på hele pallen
• Toppbordene skal ha en tykkelse på 22 til 25 mm
• Bunnbordene skal ha en tykkelse på 22 til 24 mm og skal være skråskåret

• EUR-trepaller skal kun produseres, repareres og merkes av godkjente selskaper
• EUR-trepaller skal være produsert iht. kravene i UIC Code 435-2
• Reparasjon skal gjøres iht. kravene i UIC Code 435-4

Spikermønster

Merking:

Venstre kloss                         Senterkloss                  Høyre kloss (2 alternativer)

EPAL merket kan være erstattet av merket til europeiske jernbaneselskaper.

Ikke godkjente paller:

Hvis det er en eller flere defekter på pallen, som vist nedenfor er ikke pallen godkjent.

Pallen må repareres i henhold til UIC-kode 435-4.

---

Ett øvre eller nedre bord er skadet slik at mer enn en spiker eller skrue er synlig

---

Ett bord mangler

---

En kloss mangler, eller er ødelagt slik at mer enn en spiker er synlig
En vridd kloss kan ikke stikke ut mer enn 10mm.

---

Ett bord er brukket på tvers eller diagonalt

---

Mer enn to ytterbord er skadet og mer enn en spiker eller skue er synlig på hvert bord

---

Andre krav (Dårlig almenntilstand):

• Lastekapasiteten kan ikke lenger garanteres (markspist eller råtten)
• Forurensing slik at produkter kan bli ødelagte/skadet
• Store fliser fra flere av klossene
• Beviselig benyttet ikke godkjente materialer for reparasjon, som bord eller klosser av dårligere kvalitet

 

ISPM nr. 15
ISPM nr. 15 er en internasjonal standard for behandling og merking av treemballasje som er i bruk i den internasjonale varehandelen. Standarden angir krav til varmebehandling eller gassing av trevirket eller selve treemballasjen med metylbromid for å drepe trelevende skogskadegjørere, og at dette er dokumentert ved merking av treemballasjen
Standarden setter også krav til avbarking av trevirket.

Treemballasje som krysser EUs ytre grenser skal være merket med dette symbolet. Treemballasje som produseres og benyttes i Norge er fritatt behandling og merking.

Mer informasjon på Mattilsynets nettside:
http://www.mattilsynet.no/planter_og_dyrking/tommer_trelast_og_treemballasje/treemballasje/internasjonal_standard_for_treemballasje__ispm_nr_15.8473

IPPC symbolet, landkode, registreringsnummer, HT (for heat treated), lisensnummer-år-måned

ISPM 15 behandlede paller skal være merket på senterklossene på langsidene
ISPM 15 merkingen kan også være markert på senterklossene på kortsidene

154 Servicegrad – hensikt, typer måltall og forutsetninger

Servicegrad – hensikt, typer måltall og forutsetninger

Hensikt med måling av servicegrad

Måling av servicegrad er et tema som de fleste aktører er opptatt av, og er et viktig element i relasjonene mellom leverandør og kunde.

Partene står fritt i å avtale om måling av servicegrad skal inngås eller ikke.
Dersom partene er enige om å inngå avtale, anbefaler STAND at STANDs definisjoner benyttes.

En utfordring i forhold til utveksling og evaluering av servicegrad-data har vært at handelspartene ofte bruker ulike definisjoner og forutsetninger for måling og oppfølging.

Anbefalingen inneholder forslag til måltall og felles definisjoner for måling av servicegrad.
Hensikten er å etablere en felles plattform som utgangspunkt for måling, kommunikasjon og gjensidig evaluering av prestasjoner.

Felles utveksling av måleresultater, basert på de foreslåtte definisjoner vil kunne bidra til bedre servicegrad samt medvirke til økt forståelse av partenes syn på kunde- og leveringsservice.

Måltallene bygger på DLFs (Dagligvaruleverantörers Förbund) og DULOGs (Dagligvaruhandelns Utvecklings- och Logistikgrupp) felles definisjoner, utarbeidet i Sverige i 1998.

Med dette som utgangspunkt samt erfaring fra bedrifter med internasjonale relasjoner, bygger de prioriterte definisjoner opp under behovet for felles forståelse, måling og evaluering av servicegrad over landegrensene.

Ved kontinuerlig oppfølging vil utvikling og trender kunne følges over tid. Dette vil sannsynligvis være mer interessant enn enkelt-resultater. Større trendavvik er da varselsignaler og forbedringsprogrammer bør iverksettes for å redusere sannsynligheten for at tilsvarende situasjon oppstår i fremtiden.

Måltall

Anbefalingen beskriver 6 forskjellige måltall, hvorav STAND anbefaler at 3 av disse prioriteres, da disse raskt kan implementeres i dagens systemer.
Øvrige måltall er sammensatt av av ulike kombinasjoner av prioriterte måltall.

Valg av måltall gjøres av partene selv, og beskrives i bilaterale avtaler.

Bransjen har et stadig større fokus på forbedre servicegrad til forbruker, dvs. redusere utsolgtsituasjoner i butikk. Arbeidet med dette, herunder utvikle omforente definisjoner på hvordan dette skal måles og følges opp er i prosess. Følgende to KPIer kan benyttes:

1.Tapt salg:

Der det er null i beholdning på slutten av dagen vil dette sees opp mot tapt salg i butikk.

Eksempel: Det er solgt 40 og butikken gikk tom slik at beholdningen på slutten av dagen var 0. Hvis denne varen hadde en salgsprognose på 100 ville hylleservicegraden på denne varen vært 40%

Når man aggregerer dette opp på butikk nivå vil vi få ett tall på hvor mange kunder som faktisk ble påvirket (ut fra prognose) av tomt i hylle.

2. Tomt i hylle

Ant. Varelinjer/produkter med beholdning = 0

Tomt i Hylle =  ——————————————————————–

Ant. Varelinjer/produkter i sortimentet totalt

 

Sortiment defineres som det innkjøp/kategori har besluttet.

Avvik mellom hva den enkelte butikk har i sin space og definert sortiment må eventuelt måles med et eget nøkkeltall; sortimentslojalitet.

For statistikken vil beholdning = 0 si at beholdning er 0 eller mindre enn null i butikkens systemer.

Øvrige prioriterte måltall:

• Riktig mengde
• Riktig tid
• Korrekt administrasjon

Sammensatte måltall:

• Leveringsgrad ordre – tilgjengelighet
• Komplette ordrer til riktig tid
• Den perfekte ordren

Måltallene kan brukes av både kunde og leverandør for oppfølging av hverandres prestasjoner.

Forutsetninger for måltall og definisjoner

Måleenhet
I måltallene er måleenheten beskrevet som «salgsenhet».
Det anbefales at D-pakbrukes som salgsenhet. D-pak er etablert i de fleste systemer og er utgangspunkt for transaksjoner; eks. bestilling, levering, fakturering etc. frem til butikk.

F-pak som måleenhet bør imidlertid være visjonen og målsetningen for fremtiden, da F-pak er den måleenhet som er enhetlig og felles gjennom hele verdikjeden.

Avtale om måling av servicegrad
Hvilke måltall som skal brukes, og hvilke definisjoner som skal gjelde bør forankres i en bilateral avtale.

Avtalen kan regulere forhold som:

• Periodisering
• Ledetider
• Sortiment
• Tidsvindu
• Hvordan utveksling av måleresultater skal skje
• Hvor og når målingen skal finne sted for målepunktene knyttet til det prioriterte måltallet «Riktig tid»
• Varighet på målinger. Ved valg av definisjoner må partene avtale om servicegraden skal beregnes over tid eller i forhold til et avtalt antall ordrer

190 Hvilke områder standarden for sortimentsendringer gjelder for

Hvilke områder standarden for sortimentsendringer gjelder for

Sortimentsendringer inkluderer inn- og utfasing av varer, både nyheter og kodeendringer/endret listing.

Vareforsyning av eksponeringsenhet og kampanjer omfattes ikke.

Sesongprodukter defineres som «Produkt som selges i en tidsavgrenset periode relatert til en mellom avtalepartene definert sesong»

Sesongprodukter lanseres etter samme mal som ordinære nyheter-, med følgende unntak:

• Sesongprodukter med lansering i tidsrommet L1-L2 presenteres ved innsalg av L1-nyheter foregående år
• Sesongprodukter med lansering i tidsrommet L2-L3 presenteres ved innsalg av L2-nyheter
• Sesongprodukter med lansering i tidsrommet L3-L1 presenteres ved innsalg av L3-nyheter
• Lanseringstidspunkt avtales bilateralt mellom leverandør og kunde.

Oversikt over sesongvinduer og respektive frister beskrives tydelig i avtaleverk mellom partene.

Bilaterale avtaler om f. eks pre-lansering og/eller kampanjer som ikke berører leveranser til andre parter, kan inngås. Prelansering defineres som «Bilateral avtale mellom leverandør og kunde om å lansere et produkt i forkant av ordinært lanseringsvindu eller sesong.»

203 Sende og motta faktura og fakturakvittering

Sende og motta faktura og fakturakvittering

Sende faktura

På bakgrunn av hvilke produkter og kvantum som er levert, samt øvrige salgs- og leveringsbetingelser, produserer leverandøren en faktura og sender til kunde/fakturamottaker.

Faktura skal sendes på EDI dersom ikke annet er bilateralt avtalt.

Én faktura skal bare omfatte leveranse på én pakkseddel.

Ved leveringsbetingelse Ex Works, skal én faktura bare omhandle varer utlevert fra ett lager.

Dersom kreditnota sendes skal én kreditnota bare referere til én faktura.

Faktura skal være fortløpende nummerert, angi utleveringssted, fakturadato samt leverandørens og kjøperens navn og adresse. Fakturaen skal gi opplysninger om varens betegnelse, mengde og pris, i tillegg til avgifter og gebyrer.

Motta faktura og sende fakturakvittering

Dersom leverandør ønsker det kan det avtales bilateralt at kunden skal sende en fakturakvittering til leverandør som bekreftelse på at kunden har mottatt faktura.
Fakturakvittering skal sendes på EDI dersom ikke annet er bilateralt avtalt.

Fakturakvitteringen finnes i to versjoner; enkel og avansert. Forskjell er detaljeringsgrad på innhold. Hvilken versjon som benyttes må avtales bilateralt.

Følgende innhold kan inngå:

• Funksjonskode, som viser hvordan kunden har behandlet faktura
  • Mottatt og kontrollert
  • Mottatt men ikke kontrollert
  • Ikke akseptert
• Feilkode, som viser hva som er feil dersom kunden har angitt funksjonskode = Ikke akseptert:
  • Feil fakturabeløp i forhold til grunnlag
  • Faktura mottatt tidligere
  • Feil på GLN i adressefeltet til kjøper
  • Ingen EDI-avtale mellom partene

Én fakturakvittering skal kun omhandle én faktura.

Fakturakvittering kan også sendes ved mottak av kreditnota. Samme regler som for faktura gjelder.

Motta fakturakvittering

Hvordan fakturakvittering brukes videre av leverandøren i interne systemer omfattes ikke av retningslinjene for STAND.

 

Ny digital plattform forenkler informasjonsflyten i dagligvarebransjen

Standardiseringsutvalget for norsk dagligvarebransje (STAND) feirer 20 år med å lansere en ny informasjonsportal tilrettelagt bransjens stadig mer digitale hverdag. Den nye plattformen skal sikre mer effektiv vareflyt til nytte for forbruker, virksomheter og samfunn, og er unik i internasjonal sammenheng. (mer…)

Bestilling

Prosessen er en generisk beskrivelse av noen elementer i en bestillingsprosess.
Den har fokus på samhandlingsaktivitetene mellom leverandør og distributør, eller mellom leverandør og detaljist.
Den beskriver ikke interne aktiviteter hos den enkelte aktør.

Bestilling omfatter følgende delprosesser:

• Ordre
• Bekrefte ordre

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:

• Ordre- og ordrebekreftelsesprosess ved bruk av EDI for leveranser fra leverandør til distributør eller detaljist, og cross-docking leveranser
• Hvilke EDI-meldinger som skal brukes for gitte distribusjonsformer, samt frister for når disse skal sendes EDI utvekslingsavtale
• Innhold i EDI-meldingene, og hvordan disse skal implementeres, for følgende meldinger
  • Ordre
  • Ordrekvittering
  • Ordrebekreftelse
• Bruk av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhet, for produkter som omfattes av dette
• Vurdering av leveringsevne på bestilte produkter
• Se også prosess 8 Datadeling med
  siktemål om å forbedre ordreprosessen og reduksjon av
  matsvinn.

Effektive lanseringer er nøkkelen til bransjevekst

Rammeverket «STAND011 Effektive lanseringer», som ble etablert i 2013, bidrar til å opprettholde varetrykk i butikk, redusere matsvinn og fjerne unødvendige kostnader. (mer…)

Nedlastinger

PDF

Endringslogg

Endringslogg

Felles rammeverk er nøkkelen til fremtidens helautomatiserte dagligvarehandel

Coops automatiske varelager CLog er et eksempel på hvordan fremtidens distribusjon av dagligvareprodukter vil se ut. (mer…)

Suksesshistorier

128 Tilbakekalle/tilbaketrekke et produkt

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:

• Iverksetting av tiltak når en hendelse oppstår, med bruk av varslingsskjema for tilbakekalling, tilbaketrekking eller sperring av en vare
• Alternative måter å spore en vare i verdikjeden

124 Fakturering

Delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har, som kan være relevant ved oppgjør for leveranser til en kunde, uavhengig av distribusjonsmåte.

Prosessen er basert på at all dokumentasjon utveksles på EDI.

Delprosessen består av følgende aktiviteter:

• Sende faktura
• Motta faktura og sende fakturakvittering
• Motta fakturakvittering

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:

• Hvordan EDI brukes i varehandelen generelt, og i faktureringsprosessen spesielt
• Krav til, og innhold i EDI-meldinger for
  • Faktura
  • Fakturakvittering
• EDI utvekslingsavtale
• Generisk beskrivelse av oppgjørsprosess

122 Varemottak

I denne delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har som gjelder ved mottak av en leveranse.
Den beskriver ikke intern behandling, men har hovedvekt på kontroller som skal og kan gjøres ved mottak av leveransen. Kontrollen omfatter så vel Paller som den enkelte D-pak.

I tillegg er det i delprosessen beskrevet noe om sporing og hovedpunkter ved eventuell tilbakekalling eller tilbaketrekking, da varemottak kan ha en aktiv rolle i forbindelse med eventuelle hendelser som kan oppstå.

Til slutt beskrives måling av servicegrad, og hvordan dette kan brukes som et effektivt verktøy for å etablere en felles plattform som utgangspunkt for måling, kommunikasjon og gjensidig evaluering av prestasjoner.

Områder som beskrives er:

• Ansvarsovergang for en vare ved Ex Works leveringsbetingelse
• Generelt om hvilke kontroller som skal utføres på varemottak ved Ex Works leveringsbetingelse
• Gyldige paller og krav til disse
• Kontroller knyttet til holdbarhet
  • Fordeling av total holdbarhet på et produkt med fordelingstabell
  • Eksepedering av kundeordre relatert til holdbarhet på produktet
  • Inngåelse av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhetstid
• Reklamasjoner ihht Ex Works leveringsbetingelse
• Retningslinjer for retur av varer
• Krav til merking
  • Formål med merking av D-pak og Pall
  • Produktinformasjon på D-pak, med eksempel på D-pak etikett
  • Retningslinjer for for merking av D-pak
  • Produktinformasjon på Pall, med eksempel på Pall etikett
  • Merking av transportinformasjoner
  • Retningslinjer for etiketter på Pall
  • Krav til strekkoder ved merking med GS1-128 på Pall
• Emballering/palletering
  • Krav til utforming av D-pak og emballasje, med modulsystemet, fyllingsgrad og topplastmerkingssystemet, samt spesielle krav knyttet til produkter og paller for at dette skal fungere i distributørens automatlager
  • Krav til utforming av Pall og palletering
• Sporbarhet på leveransen
  • Retningslinjer for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking
  • Krav til sporing av varer, og hvilke produktområder som er omfattet av dette
  • Krav til sporingsinformasjon og merking
  • Alternative måter å spore en vare i verdikjeden
  • Iverksetting av tiltak når en hendelse oppstår
• Måling av servicegrad, med definisjoner på måltall og eksempler på hvordan disse beregnes

121 Hente hos leverandør, transport til distributør/detaljist

I denne delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har til hvordan den fysiske leveransen skal skje, med hovedvekt på de kontroller som skal utføres ved overtagelse av ansvar for lasten.

Områder som beskrives er:

• Ansvarsovergang for en vare ved Ex Works leveringsbetingelse
• Kontroller som skal utføres av transportør, og mulige reklamasjoner knyttet til dette
• Merking av transportinformasjoner og retningslinjer for etiketter på pall
• Krav til paller/palletering
  • Gyldige paller og krav til disse
  • Krav til utforming av pall og palletering
  • Plassering av D-pak på Pall
  • Topplastmerkingssystemet

120 Utarbeide dokumentasjon, sende og motta Pakkseddel

I denne delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har, som kan være relevant ved utarbeidelse og oversendelse av dokumentasjon for en gitt leveranse. (mer…)

117 Bekrefte ordre

Denne delprosessen består av følgende aktiviteter:

• Behandle ordre og sende ordrebekreftelse
• Motta og behandle ordrebekreftelse

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:

• Hvordan EDI brukes i varehandelen generelt, og i ordrebekreftelsesprosessen spesielt
• Krav til EDI-meldinger
• EDI utvekslingsavtale
• Generisk beskrivelse av ordrebekreftelsesprosess
• Vurderinger knyttet til leveringsdyktighet og midlertidig utsolgt
• Bilaterale avtaler rundt fordeling av holdbarhetstid på produkter som omfattes av dette

116 Ordre

Denne delprosessen består av følgende aktiviteter:

• Sende ordre
• Motta ordre og returnere ordrekvittering
• Motta ordrekvittering

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:

• Hvordan EDI brukes i varehandelen generelt, og i bestillingsprosessen spesielt
• Krav til EDI-meldinger
• EDI utvekslingsavtale
• Generisk beskrivelse av bestillingsprosess
• Bilaterale avtaler rundt fordeling av holdbarhetstid på produkter som omfattes av dette

114 Evaluering

I etterkant av alle lanseringer skal det gjøres en evaluering. Denne ses i sammenheng med foregående nyhetsvinduer. Nedenfor finnes ytterligere informasjon om:

• Evaluering av nyheter
• Bestillingsrutine og datautveksling for varer med kort holdbarhet

112 Produktbilder og kontrollmåling

Det er definerte frister for innlevering av produkter til Tradesolution for fotografering og kontrollmåling. Denne delprosessen inneholder følgende punkter:

• Produktbilder i Tradesolutions MediaStore
• Innlevering til kontrollmåling hos EPD Sjekkpunkt

111 Bestilling og levering

Prosessen er generisk og beskriver følgende punkter:

• Bestilling fra distributør og levering til detaljist
• Kommunikasjon og datautveksling inkludert servicegrad
• Bestillingsrutine og datautveksling for varer med kort holdbarhet
• Prognose og frister

107 Logging av sporingsinformasjon

I denne delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har som gjelder for sporing av råvarer, innsatsfaktorer, emballasje og ferdigvarer omsatt i varehandelen.

Områder som beskrives er:

• Hva er sporing
• Hvilke produktområder er omfattet av sporingskrav
• Hvilke sporingskrav gjelder
• Hvilken sporingsinformasjon skal registreres
• Sporingsalternativer

106 Palletering og innlagring

I denne delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har til hvordan paller skal bygges og merkes for en optimal transport og lagring gjennom verdikjeden.

Områder som beskrives er:

• Gyldige palltyper, og hvilke krav som stilles til disse
• Plassering av D-pak på pall, og stablemønster
• Bruk av mellomleggsplater
• Krav til plastring for sikring av pall gjennom verdikjeden
• Produktetikett på pall
  • Innhold og hva som skal strekkodemerkes
  • Plassering
  • Krav til strekkoder ved merking med GS1-128
• Sporingsalternativer

104 Planlegge, forberede og tilrettelegge for produksjon

I denne delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har, som kan være relevant ved planlegging og tilrettelegging for produksjon av et produkt som skal omsettes i varehandelen.

I tillegg til ferdigvaren inngår også råvarer og andre innsatsfaktorer som inngår i det ferdige produkt, samt emballasje, lastbærere/paller som brukes for transport og lagring av det ferdig produkt.

Områder som beskrives er:

• Holdbarhetskrav og mulig bruk av dynamisk holdbarhet
• Krav til paller som planlegges brukt ved palletering av produserte varer
• Krav til emballasjen som planlegges brukt på produserte varer
• Sporbarhetskrav på råvarer og innsatsfaktorer som planlegges brukt i produksjon

Sporing

Sporing omfatter følgende delprosesser:

• Utarbeide rutiner for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking
• Tilbakekalle/tilbaketrekke et produkt

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer for STAND:

• Bakgrunn for retningslinjene, hva som er målsetting, og hvem som er målgruppen
• Lover og regler som ligger til grunn for retningslinjene, og hvordan disse er jurisik forankret
• Hvilke krav som finnes til sporing, sporingsinformasjon og merking, og hvilke produktområder retningslinjene gjelder for
• Hvordan interne beredskaprutiner for tilbakekalling/tilbaketrekking kan bygges opp
• Hvilke tiltak som kan i verksettes dersom en uønsket hendelse eller krise skulle oppstå, og hvordan en vare kan spores i verdikjeden

Retningslinjene er å forstå som anbefalinger, som aktørene bilateralt må avtale om skal følges eller ikke.

Oppgjør

Prosessen omhandler oppgjør for leveranser.  Den dekker alle tre distribusjonsformer:

• Leveranser over distributør
• Leveranser direkte til butikk
• Leveranser via crossdock

Oppgjør er basert på at all dokumentasjon knyttet til leveransen skal utveksles i elektronisk form (EDI)

I tillegg beskriver prosessen ulike servicegradmålinger som kan gjøres for å dokumentere partenes prestasjoner, fra bestilling, via leveranse, til oppgjør har funnet sted.

Målingene er typisk knyttet til:

• Riktig mengde
• Riktig tid
• Korrekt dokumentasjon

Oppgjør omfatter følgende delprosesser:

• Fakturering
• Måling servicegrad

Leveranse

Leveranse omfatter følgende delprosesser:

• Plukke, pakke og merke leveransen
• Utarbeide dokumentasjon, sende og motta Pakkseddel
• Hente hos leverandør, transport til distributør/detaljist
• Varemottak

Sortiment

STAND Sortiment beskriver anbefalte aktiviteter, prosesser og frister ved sortimentsendringeri profilkjedene i norsk dagligvarehandel.

Som hovedregel skal nye produkter lanseres i L1 og L3. Ved relanseringer, bytter og spesielt viktige nyheter kan produkter også lanseres i L2 etter nærmere avtale med kunde.

Det er et omforent ønske fra både dagligvareleverandører, distributører og dagligvarekjeder at aktørene i fellesskap bidrar til mest mulige effektive prosesser ved gjennomføring av sortimentsendringer.
Regelmessig bilateral dialog under prosess 8 Datadeling.

Standardens formål er å bidra til å opprettholde varetrykk hos detaljist, unngå utsolgtsituasjoner i verdikjeden samt redusere kostnader, retur og ukurans.

Dette kan oppnås ved:

• Samarbeid og åpenhet i gjennomføringen av sortimentsendringer
• Tydelighet mht ansvar og frister
• Presisjon i prognoser
• Klare regler for avvikshåndtering

Standarden omfatter følgende delprosesser:

• Grunndataregistrering og produktpresentasjon
• Listing, full informasjonsbredde, prognose og leveringsevne
• Bestilling og levering
• Produktbilder og kontrollmåling
• Rutine ved forsinkelser
• Evasluering

Tidsfristene er knappe, og for å få til vellykkede sortimentsendringer er det av stor betydning at den anbefalte standardens tidslinje og tidsfrister følges.

En forutsetning for suksess er følgende rettesnor for arbeidet:
Riktig første gang – til rett tid

Hjem

viewer

Retningslinjer og rutiner for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking

Tilbakekalle/tilbaketrekke et produkt

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:

• Iverksetting av tiltak når en hendelse oppstår, med bruk av varslingsskjema for tilbakekalling, tilbaketrekking eller sperring av en vare
• Alternative måter å spore en vare i verdikjeden

Anbefalt sporingsmetode i verdikjeden

Sporing ved bruk av pallemerking og EDI pakkseddel

Den anbefalte metoden for sporing innebærer merking av lastbærere med GS1 merkesystem kombinert med EDI pakksedler (Advance Shipping Notice (ASN)).

For produkter som distribueres gjennom dagligvarekjedenes distribusjonslagre gjelder bransjens omforente retningslinjer for merking av D-pak og Pall, basert på GS1s standarder.
Det er en forutsetning at hvert enkelt ledd i verdikjeden har et system som kan lagre og prosessere paller/logistiske enheter med unik identifikator.

Betydning av SSCC som sporingsnøkkel på leveranser

SSCC er den viktigste sporingsnøkkelen i verdikjeden. Til hver pall identifisert og merket med SSCC knyttes alle produkter som befinner seg på pallen, med full sporingsinformasjon (GTIN, batch/lot og holdbarhetsdato). Denne informasjonen sendes til kjøper i en EDI Pakkseddel.
En forutsetning for at sporingsinformasjonen forblir intakt er at en SSCC ikke gjenbrukes.

Gjenbruk av SSCC vil medføre at en pall kan bli stoppet i varemottaket, ved at mottakers IT-system vil tro at pallen er mottatt tidligere. Mottaker må dermed utstede en ny SSCC for pallen, merke denne og knyttet innholdet på pallen opp til ny SSCC.
Da pallen nå har fått en ny SSCC vil den ikke lenger fungere som en felles sporingsnøkkel i verdikjeden. Ifm. en eventuell tilbakekalling/tilbaketrekking av produkter vil dette kunne være kritisk.

STAND har derfor besluttet følgende:
«For handel i Norge er det et krav at SSCC ikke skal gjenbrukes før etter minimum 6 år. Dette er forankret i Matlovens krav til minimum sporbarhet på 5 år. Dette omfatter også produkter som ligger utenfor Matlovens omfang.»

Sporbarhet hos og fra avsender
Hvert forpakningsnivå (F-pak, D-pak og Pall) har et tildelt unikt GTIN og skal strekkodemerkes.
På F-pak skal GTIN fortrinnsvis merkes med EAN-13 strekkodesymbol.
D-pak skal være merket med en godkjent strekkode og knyttes til pallens unike identifikasjon.
Hver pall skal merkes med en GS1-128 palletikett. Etiketten inneholder en unik identifikasjon (SSCC) som muliggjør knytning mellom D-pak på pall og batch/lot-nummer, lagret i avsenders IT systemer.

Dersom pallen splittes eller endres (for eksempel til en Blandingspall eller Eksponeringsenhet, må den identifiseres med en ny GS1-128 etikett og SSCC. Blandingspaller er ikke merket med produktinformasjon. Produktinformasjonen blir her knyttet mot pallens SSCC ved at hver enkelt D-pak skannes når pallen bygges.

Når avsender har skapt knytningen mellom D-pak og pall, og sikret dette, kan informasjonen benyttes til å lage en EDI pakkseddel.
EDI pakkseddel sendes deretter fra avsender til mottaker av produktene. Partene er identifisert med GLN. Dette gir en entydig og sikker identifikasjon av partene, og er sentral for sporbarhet. Pakkseddelen inneholder all relevant produktinformasjon (GTIN, batch/lot-nummer og holdbarhetsinformasjon) om forsendelsen, samt at den knytter dette opp mot hver enkelt pall ved bruk av SSCC.

Ved forsendelse skanner avsender samtlige utgående paller, og har dermed en éntydig knytning mellom det enkelte produkt, dets tilhørende batcher og hvilken kunde som mottar produktet. Dette muliggjør samtidig en effektiv kontroll på at riktige produkter sendes til kundene.

Avsender sender EDI pakkseddel til mottaker til avtalt tid.

Sporbarhet hos mottaker
Når varene ankommer mottaker, vil hver enkelt pall bli skannet.

All D-pak og palleinformasjon mottas i EDI pakkseddel. Ved bruk av EDI pakkseddel ivaretas sporingsinformasjonen, og forenkler varemottaket betydelig.

Koblingen av produktinformasjon skjer når mottaker skanner SSCC på den enkelte pall. Da kopler mottaker informasjon om produktene (GTIN, batch/lot-nummer og holdbarhetsinformasjon, mot avsenderen (GLN).

For Standardpaller kan all relevant informasjon skannes fra palleetikettene. Dermed får man en kontroll på at det er mottatt riktige produkter samtidig som det kan knyttes sporbarhetsinformasjon tilbake til den enkelte avsender/leverandør. Dette forenkler og sikrer deling av riktig sporingsinformasjon.

Blandingspaller må splittes i varemottaket, og gjennom IT-støtte sikre at korrekt og lovpålagt sporingsinformasjon blir ivaretatt og koblet riktig.

Varemottak

I denne delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har som gjelder ved mottak av en leveranse.
Den beskriver ikke intern behandling, men har hovedvekt på kontroller som skal og kan gjøres ved mottak av leveransen. Kontrollen omfatter så vel Paller som den enkelte D-pak.

I tillegg er det i delprosessen beskrevet noe om sporing og hovedpunkter ved eventuell tilbakekalling eller tilbaketrekking, da varemottak kan ha en aktiv rolle i forbindelse med eventuelle hendelser som kan oppstå.

Til slutt beskrives måling av servicegrad, og hvordan dette kan brukes som et effektivt verktøy for å etablere en felles plattform som utgangspunkt for måling, kommunikasjon og gjensidig evaluering av prestasjoner.

Områder som beskrives er:

• Ansvarsovergang for en vare ved Ex Works leveringsbetingelse
• Generelt om hvilke kontroller som skal utføres på varemottak ved Ex Works leveringsbetingelse
• Gyldige paller og krav til disse
• Kontroller knyttet til holdbarhet
  • Fordeling av total holdbarhet på et produkt med fordelingstabell
  • Eksepedering av kundeordre relatert til holdbarhet på produktet
  • Inngåelse av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhetstid
• Reklamasjoner ihht Ex Works leveringsbetingelse
• Retningslinjer for retur av varer
• Krav til merking
  • Formål med merking av D-pak og Pall
  • Produktinformasjon på D-pak, med eksempel på D-pak etikett
  • Retningslinjer for for merking av D-pak
  • Produktinformasjon på Pall, med eksempel på Pall etikett
  • Merking av transportinformasjoner
  • Retningslinjer for etiketter på Pall
  • Krav til strekkoder ved merking med GS1-128 på Pall
• Emballering/palletering
  • Krav til utforming av D-pak og emballasje, med modulsystemet, fyllingsgrad og topplastmerkingssystemet, samt spesielle krav knyttet til produkter og paller for at dette skal fungere i distributørens automatlager
  • Krav til utforming av Pall og palletering
• Sporbarhet på leveransen
  • Retningslinjer for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking
  • Krav til sporing av varer, og hvilke produktområder som er omfattet av dette
  • Krav til sporingsinformasjon og merking
  • Alternative måter å spore en vare i verdikjeden
  • Iverksetting av tiltak når en hendelse oppstår
• Måling av servicegrad, med definisjoner på måltall og eksempler på hvordan disse beregnes

Retningslinjer for retur av varer

Retur av kurante, uskadede varer godtas normalt ikke.
Partene kan imidlertid inngå avtaler om retur av varer for eksempel i forbindelse med:

• Utskifting av gammel vare ved introduksjon av ny vare
• Sesongvarer
• Kampanjer initiert av selger
• Returer skal alltid avtales på forhånd.

Servicegrad – hensikt, typer måltall og forutsetninger

Hensikt med måling av servicegrad

Måling av servicegrad er et tema som de fleste aktører er opptatt av, og er et viktig element i relasjonene mellom leverandør og kunde.

Partene står fritt i å avtale om måling av servicegrad skal inngås eller ikke.
Dersom partene er enige om å inngå avtale, anbefaler STAND at STANDs definisjoner benyttes.

En utfordring i forhold til utveksling og evaluering av servicegrad-data har vært at handelspartene ofte bruker ulike definisjoner og forutsetninger for måling og oppfølging.

Anbefalingen inneholder forslag til måltall og felles definisjoner for måling av servicegrad.
Hensikten er å etablere en felles plattform som utgangspunkt for måling, kommunikasjon og gjensidig evaluering av prestasjoner.

Felles utveksling av måleresultater, basert på de foreslåtte definisjoner vil kunne bidra til bedre servicegrad samt medvirke til økt forståelse av partenes syn på kunde- og leveringsservice.

Måltallene bygger på DLFs (Dagligvaruleverantörers Förbund) og DULOGs (Dagligvaruhandelns Utvecklings- och Logistikgrupp) felles definisjoner, utarbeidet i Sverige i 1998.

Med dette som utgangspunkt samt erfaring fra bedrifter med internasjonale relasjoner, bygger de prioriterte definisjoner opp under behovet for felles forståelse, måling og evaluering av servicegrad over landegrensene.

Ved kontinuerlig oppfølging vil utvikling og trender kunne følges over tid. Dette vil sannsynligvis være mer interessant enn enkelt-resultater. Større trendavvik er da varselsignaler og forbedringsprogrammer bør iverksettes for å redusere sannsynligheten for at tilsvarende situasjon oppstår i fremtiden.

Måltall

Anbefalingen beskriver 6 forskjellige måltall, hvorav STAND anbefaler at 3 av disse prioriteres, da disse raskt kan implementeres i dagens systemer.
Øvrige måltall er sammensatt av av ulike kombinasjoner av prioriterte måltall.

Valg av måltall gjøres av partene selv, og beskrives i bilaterale avtaler.

Bransjen har et stadig større fokus på forbedre servicegrad til forbruker, dvs. redusere utsolgtsituasjoner i butikk. Arbeidet med dette, herunder utvikle omforente definisjoner på hvordan dette skal måles og følges opp er i prosess. Følgende to KPIer kan benyttes:

1.Tapt salg:

Der det er null i beholdning på slutten av dagen vil dette sees opp mot tapt salg i butikk.

Eksempel: Det er solgt 40 og butikken gikk tom slik at beholdningen på slutten av dagen var 0. Hvis denne varen hadde en salgsprognose på 100 ville hylleservicegraden på denne varen vært 40%

Når man aggregerer dette opp på butikk nivå vil vi få ett tall på hvor mange kunder som faktisk ble påvirket (ut fra prognose) av tomt i hylle.

2. Tomt i hylle

Ant. Varelinjer/produkter med beholdning = 0

Tomt i Hylle =  ——————————————————————–

Ant. Varelinjer/produkter i sortimentet totalt

 

Sortiment defineres som det innkjøp/kategori har besluttet.

Avvik mellom hva den enkelte butikk har i sin space og definert sortiment må eventuelt måles med et eget nøkkeltall; sortimentslojalitet.

For statistikken vil beholdning = 0 si at beholdning er 0 eller mindre enn null i butikkens systemer.

Øvrige prioriterte måltall:

• Riktig mengde
• Riktig tid
• Korrekt administrasjon

Sammensatte måltall:

• Leveringsgrad ordre – tilgjengelighet
• Komplette ordrer til riktig tid
• Den perfekte ordren

Måltallene kan brukes av både kunde og leverandør for oppfølging av hverandres prestasjoner.

Forutsetninger for måltall og definisjoner

Måleenhet
I måltallene er måleenheten beskrevet som «salgsenhet».
Det anbefales at D-pakbrukes som salgsenhet. D-pak er etablert i de fleste systemer og er utgangspunkt for transaksjoner; eks. bestilling, levering, fakturering etc. frem til butikk.

F-pak som måleenhet bør imidlertid være visjonen og målsetningen for fremtiden, da F-pak er den måleenhet som er enhetlig og felles gjennom hele verdikjeden.

Avtale om måling av servicegrad
Hvilke måltall som skal brukes, og hvilke definisjoner som skal gjelde bør forankres i en bilateral avtale.

Avtalen kan regulere forhold som:

• Periodisering
• Ledetider
• Sortiment
• Tidsvindu
• Hvordan utveksling av måleresultater skal skje
• Hvor og når målingen skal finne sted for målepunktene knyttet til det prioriterte måltallet «Riktig tid»
• Varighet på målinger. Ved valg av definisjoner må partene avtale om servicegraden skal beregnes over tid eller i forhold til et avtalt antall ordrer

Definisjoner – sammensatte måltall

De prioriterte måltallene kan kombineres på ulike måter, til sammensatte måltall.

STAND har definert 3 eksempler:

Måltall Leveringsgrad ordre – tilgjengelighet

Måltallet «Leveringsgrad ordre» viser andel av ordrene som er riktig levert.

Definisjon:

Antall komplett leverte ordrer	= Leveringsgrad for ordre
Totalt antall bestilte ordrer

 

En komplett levert ordre inneholder alle bestilte salgsenheter, i riktig antall

Tilgjengelighet vil i hovedsak bli målt som det prioriterte måltallet «Riktig mengde – tilgjengelighet», men for å kunne beregne de sammensatte måltallene nedenfor, er det en forutsetning at «Leveringsgrad ordre – tilgjengelighet» beregnes.

Komplette ordrer til riktig tid – tilgjengelighet & pålitelighet

Måltallet beskriver både tilgjengelighet og pålitelighet i samhandlingen.

Måltallet er sammensatt av måltallene:

• Leveringsgrad ordre – tilgjengelighet
• Til riktig tid – pålitelighet.

Definisjon:

Tilgjengelighet uttrykt pr ordre –  antall forsinkede eller for tidlige leverte ordrer	= Komplette ordrer til riktig tid
Totalt antall ordrer

Kun én feil pr. ordre telles

Målingen av «Komplette ordrer til riktig tid» skal skje på ankomststedet. Ved Incoterms Ex Works er dette leverandørens rampe

Den perfekte ordren

Dette er det mest krevende måltallet og måler alle typer avvik ift. komplette ordrer.

Måltallet er sammensatt av tre tidligere definerte måltall:

• Leveringsgrad ordre – tilgjengelighet
• Til riktig tid – pålitelighet
• Korrekt administrasjon – sikkerhet

Definisjon:

Antall komplette leverte ordrer – forsinkede eller for tidlig leverte ordrer – ordrer med manglende eller feilaktige dokumenter – ordrer med kredit-/debetnotaer	= Den perfekte ordren
Totalt antall ordrer

Kun én feil pr. ordre telles

Dersom både leverandørens og kundens forpliktelser tas hensyn til i måltallet, representerer måltallet den prestasjon som partene skaper i fellesskap.

Eksempler på utregning av servicegrad for sammensatte måltall finner du her.

Logging av sporingsinformasjon

I denne delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har som gjelder for sporing av råvarer, innsatsfaktorer, emballasje og ferdigvarer omsatt i varehandelen.

Områder som beskrives er:

• Hva er sporing
• Hvilke produktområder er omfattet av sporingskrav
• Hvilke sporingskrav gjelder
• Hvilken sporingsinformasjon skal registreres
• Sporingsalternativer

Evaluering

I etterkant av alle lanseringer skal det gjøres en evaluering. Denne ses i sammenheng med foregående nyhetsvinduer. Nedenfor finnes ytterligere informasjon om:

• Evaluering av nyheter
• Bestillingsrutine og datautveksling for varer med kort holdbarhet

Grunndataregistrering og Produktpresentasjon

Prosessen beskriver hvilket løp informasjonen om og den fysiske varen skal følge og dette er illustrert i en tidslinje.

Grunndataregistrering og Produktpresentasjon følger en tidslinje

Varer distribuert over distributør, via, crossdock eller direkte til detaljist følger samme løp.

Tidslinjen indikerer aller siste frist for gjennomføring av respektive aktivitet.
Mange av aktivitetene er sekvensielle, hvor oppstart forutsetter at tidligere aktiviteter er avsluttet.

Der det er mulig, oppfordres det til gjensidig involvering så tidlig som mulig i prosessen for å redusere kostnader og usikkerhet. Se også kommunikasjon og datautveksling.

Kjedene vil operere med ulike formularer, men de inneholder i store trekk det samme.

Gjeldende frister finnes under nedlastinger.

Produktpresentasjon (A2 i tidslinjen)

I nyhetsmøtet presenterer leverandør sine nyheter og forslag til sortimentsendringer sammen med:

• Kjedens avtaleskjema (inkl. pris)
• Ferdig PRICAT‐melding
• Vareprøver (gjerne før i forbindelse med planleggingsfasen)
• Forslag til sortimentskoder
• Forslag til innfasingsmetode (tidsstyrt eller beholdningsstyrt)
• Forslag til delisting (tidsstyrt eller beholdningsstyrt)
• Nyhetsoppsummering (i noen kjeder)

Listing, full informasjonsbredde, prognose og leveringsevne

Denne delprosessen består av disse punktene (A3-A5 i tidslinje)

• Tilbakemelding på listing/hovedsortiment og bekrefte leveringsevne
• Tidsstyrt eller beholdningsstyrt sortimentsendring
• Grunndata registrering – komplettering av full informasjonsbredde
• Prognose og leveringsbekreftelse (A4 i tidslinje)
• Rutine ved forsinkelse fra leverandør/EMV
• Sortimentsendringer utenfor avtalte tidsvinduer

Tidsstyrt eller beholdningsstyrt sortimentsendring

Sortimentsendring kan gjøres beholdningsstyrt eller tidsstyrt.

Beholdningsstyrt sortimentsendring innebærer at utgående vare selges til beholdning er på lavt nivå eller sluttsolgt og at salg av ny vare starter deretter.

Ved beholdningsstyrt sortimentsendring vil ny vare erstatte en utgående vare, og/eller ta over dennes plass i hyllen – link/varekobling benyttes. Salgsstart vil avhenge av beholdninger og omsetning på utgående vare. Leverandør og kjede må avtale hvilke beholdninger som inngår og beregne tidspunkt for overgangen. Kampanjer eller andre tiltak for å forsere endringen kan avtales. Det er naturlig å fastsette en siste frist for levering av utgående vare.

Beholdningsstyrt sortimentsendring innebærer betydelig lavere risiko for tomme hyller og svinn i hele verdikjeden og bør velges så langt det er mulig.

Optimal beholdningsstyrt sortimentsendring forutsetter nært samarbeid mellom leverandør og den enkelte grossist, herunder dialog om varebeholdninger og salgsutvikling. Det vil ikke være forhåndsordre fra grossist i U-3 ved beholdningsstyrt innfasing. Ordre og oppstart avtales bilateralt.

Tidsstyrt sortimentsendring innebærer at det settes en dato for salgsstart av vare. Tidsstyrt sortimentsendring velges når beholdningsstyrt ikke er optimal, f.eks ved innfasing av vare som gis tung salgsstøtte eller hvor varens fysiske egenskaper forutsetter ombygging av hylle. Ved tidsstyrt innfasing skal aktuelle grossistlager og butikker fylles opp samtidig. Volumet for dette er betydelig og må beregnes separat – omtalt som «pipeline fill»

Nyheter som ønskes distribuert i flere handelskjeder lanseres i et av bransjens felles lanseringsvinduer.

Prognose og leveringsbekreftelse (A4 i tidslinje)

Ved beholdningsstyrt innfasing vil erstatningsprodukt oftest få et salgsvolum og -profil som utgående produkt. Det vil normalt ikke være behov for egne prognoser men tett dialog om innfasingstid.

Ved tidsstyrt innfasing deles prognosen i tre og fastsettes av leverandør:

1. Oppfylling av pipeline
   Kalkulasjon basert på informasjon fra kunde om listing/antall lokasjoner (lager og hyller) samt mengde pr lokasjon jfr. tidslinje A3. 2.

2. Forbruker kjøp
   Uttrykkes som antall d-pak pr uke gitt listing.

3. Kampanjer
   Kjeder som ønsker å gjennomføre kampanjer på nyheter følger kjedens ordinære frister mht. manus, prognose/forhåndsordre.

 

Leverandør skal bekrefte leveringsevne i U-6.

Tradesolution har utviklet en portal for utveksling av salgsprognoser mellom leverandør og distributør, i første omgang for nylanseringer og sortimentsendringer.

REMA og COOP bruker denne løsningen, mens Norgesgruppen/ASKO benytter egen leverandørportal.

Eksempel på skjermbilde fra prognoseportalen

Produktbilder og kontrollmåling

Det er definerte frister for innlevering av produkter til Tradesolution for fotografering og kontrollmåling. Denne delprosessen inneholder følgende punkter:

• Produktbilder i Tradesolutions MediaStore
• Innlevering til kontrollmåling hos EPD Sjekkpunkt

Innlevering til kontrollmåling hos EPD Sjekkpunkt

Frist for innlevering av produkt for kontrollmåling hos EPD Sjekkpunkt/Tradesolution er fredag i U-3 (Tidslinje A8).

Det henvises til egen prosessbeskrivelse på: www.tradesolution.no
Gjeldende frister finnes under nedlastinger.

Bestilling og levering

Prosessen er generisk og beskriver følgende punkter:

• Bestilling fra distributør og levering til detaljist
• Kommunikasjon og datautveksling inkludert servicegrad
• Bestillingsrutine og datautveksling for varer med kort holdbarhet
• Prognose og frister

 

Ordre

Denne delprosessen består av følgende aktiviteter:

• Sende ordre
• Motta ordre og returnere ordrekvittering
• Motta ordrekvittering

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:

• Hvordan EDI brukes i varehandelen generelt, og i bestillingsprosessen spesielt
• Krav til EDI-meldinger
• EDI utvekslingsavtale
• Generisk beskrivelse av bestillingsprosess
• Bilaterale avtaler rundt fordeling av holdbarhetstid på produkter som omfattes av dette

Ordre

Sende ordre

En bestilling sendes i form av en EDI ordre, og spesifiserer varer/ytelser som bestilles under de betingelser som er avtalt mellom selger og kjøper.

Ordren skal oppfylle bilaterale avtaler spesifisert i EDI utvekslingsavtale.

I ordren angis bl.a. kjøper og selger, produkt, mengde, ønsket leveringsdato og leveringssted.

Ordren skal sendes i henhold til avtalt ordrestopptid.

Mulige korreksjoner som kan gjøres på en ordre etter at den er avsendt:

• Kansellering av ordren kan gjøres på følgende alternative måter:
  • Det avtales på telefon at leverandør skal sende en EDI ordrebekreftelse, med 0 i antall på alle varelinjer
  • Det avtales på telefon at ordren slettes manuelt i systemet hos begge parter
• Tilleggs-ordre for leveranse på samme tid som hoved-ordre må gjøres innenfor avtalt ordrestopptid for hoved-leveransen. Dette gjøres ved å legge en ordinær EDI ordre på de produkter og kvanta som skal bestilles i tillegg.
• Endringer på en avsendt ordre kan gjøres på følgende alternative måter:
  • Det avtales at det skal sendes en EDI ordrebekreftelse med 0 på de varelinjer som skal endres, hvorpå det sendes en ny EDI ordre på de varelinjer som skulle endres
  • Det avtales på telefon at opprinnelig ordre slettes, og at det deretter sendes ny EDI ordre
  • Det avtales på telefon at det sendes en EDI ordrebekreftelse med 0 på alle varelinjer, og at det deretter sendes ny EDI ordre

Spesielle forhold knyttet til Ordre

Ordrenummeret skal være unikt for hver bestilling som sendes fra en kjøper.

Leverandør skal avvise en bestilling med ordrenummer som er mottatt og behandlet tidligere.

For enkelte produkter gjelder at det foreligger en bilateral avtale om hvordan holdbarhetstid skal fordeles mellom partene.  Se Inngåelse av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhetstid.

For EXW leveringsbetingelser gjelder at én ordre skal bare omfatte én leveranse fra ett hentested til ett leveringssted og én ønsket leveringsdato.
For leveringsbetingelser hvor leverandør er ansvarlig for transport gjelder det samme, bortsett fra at ordren kan inneholde leveranser fra flere hentesteder.

Motta ordre og returnere ordrekvittering
Leverandør skal om dette er avtalt i EDI utvekslingsavtale returnere en EDI ordrekvittering, umiddelbart etter at bestilling er mottatt.

Ordrekvittering har som funksjon å bekrefte ovenfor kunden at leverandør har mottatt ordren. Ordrekvittering inneholder ingen informasjon på om kunden får levert de bestilte varer eller ikke. 

Motta ordrekvittering
Når ordrekvittering mottas gir det kunden en forsikring på at ordren ble mottatt av leverandør,

Hvordan ordrekvittering eventuelt brukes videre av kunden i interne systemer omfattes ikke av retningslinjene.

Bekrefte ordre

Denne delprosessen består av følgende aktiviteter:

• Behandle ordre og sende ordrebekreftelse
• Motta og behandle ordrebekreftelse

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:

• Hvordan EDI brukes i varehandelen generelt, og i ordrebekreftelsesprosessen spesielt
• Krav til EDI-meldinger
• EDI utvekslingsavtale
• Generisk beskrivelse av ordrebekreftelsesprosess
• Vurderinger knyttet til leveringsdyktighet og midlertidig utsolgt
• Bilaterale avtaler rundt fordeling av holdbarhetstid på produkter som omfattes av dette

Bekrefte ordre

Behandle ordre og sende Ordrebekreftelse

Ved mottak av ordre skal leverandøren sjekke at ordren oppfyller bilaterale avtaler spesifisert i EDI utvekslingsavtale.

Frist for sending av Ordrebekreftelse

Ordrebekreftelsen skal sendes senest 3 timer etter ordrestopptid. Dersom det ikke er mulig å overholde 3-timers frist, kan det avtales bilateralt hva fristen skal være.

For leveranser med bestilling og henting samme dag gjelder bilaterale frister

Bilaterale frister skal avtales skriftlig mellom partene.

Sjekk av leveringsdyktighet

Det skal sendes en ordrebekreftelse som bekrefter det leverandøren med høy grad av sannsynlighet forventer vil bli levert. Distributør er innforstått med at det kan oppstå et avvik mellom hva som bekreftes levert og hva som faktisk blir levert. Ved gjentagende avvik over tid vil partene gå i dialog om hvordan forholdet kan rettes, på en konstruktiv og smidig måte.

Det skal ikke bekreftes mer enn opprinnelig bestilt uten at det foreligger en avtale

Ved sjekk på leveringsdyktighet skal det tas hensyn til eventuelle bilaterale avtaler, som muliggjør at det kan leveres varer som under vanlige vilkår ikke oppfyller kravene til fordeling av total holdbarhetstid mellom aktørene. Se Inngåelse av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhet

Produkter det ikke er bilateral avtale på må ha en restholdbarhet som tilfredsstiller kravene til fordeling mellom aktørene som spesifisert i Tabell for fordeling av total holdbarhetstid på en vare.

Informasjon som skal utveksles ved midlertidig utsolgt

Dersom en vare er midlertidig utsolgt er det et ønske fra distributørene om at tidspunkt for når varen er forventet tilgjengelig for salg, kan returneres i ordrebekreftelsen.  Dette må imidlertid avtales bilateralt. Dersom leverandøren ikke har systemer som gir mulighet til å informere om dette i ordrebekreftelsen skal denne informasjonen utveksles på andre bilateralt avtalte måter. Ved å utveksle informasjon om når en midlertidig utsolgt vare forventes å være tilgjengelig for salg, vil dette kunne brukes aktivt i bestillingen

Reservering av kvantum til en ordrebekreftelse

Når ordrebekreftelsen sendes må leverandør reservere kvantumet som bekreftes levert, til den aktuelle ordren.

Bekreftet kvantum versus hva som kan leveres på leveransetidspunkt

Dersom det i ordrebekreftelsen bekreftes et antall som avviker fra hva som er bestilt, er det hva som er angitt i ordrebekreftelsen som skal inngå i leveransen til kjøper.

Dette gjelder også om leverandør i mellomtiden skulle bli leveringsdyktig.

Krav til ordrebekreftelsen

• Ordrebekreftelsen skal sendes på EDI
• Det skal sendes én ordrebekreftelse per bestilling
• Ordrebekreftelsen skal sendes i henhold til frist
• I ordrebekreftelsen skal det oppgis en kode som gir kunden en rask forståelse av status på bestillingen. Én av følgende koder skal sendes:
  • Ordren er akseptert og leveres fullt ut
  • Ordren er akseptert, men kan ikke leveres fullt ut
  • Ordren er akseptert, men inneholder ett eller flere varenummer som er utgått
  • Ordren er akseptert, men inneholder ett eller flere varenummer som er ukjent
  • Ordren er akseptert og sjekket for vareinformasjon, men beholdningsinformasjon/leveringsdyktighet er ikke kontrollert
  • Ordren er akseptert, men det er avvik på en linje med en ikke-definert årsak
  • Ordren avvist (normalt grunnet syntaktiske feil i selve ordren)

For crossdock gjelder følgende tilbakemelding i tillegg til ovenstående:

• • Ordren er akseptert, men kvantum på en linje er redusert etter avtale med sluttkunde

• Det kan ikke sendes en ny ordrebekreftelse som skal erstatte en tidligere ordrebekreftelse, selv om leveringssituasjonen endres

 

Motta og behandle ordrebekreftelse

En ordrebekreftelse er en endelig avslutning på innkjøpsprosessen, og kunden skal derfor ikke svare på ordrebekreftelsen selv om denne skulle være endret ift. bestilling.

Ordrebekreftelsesnummeret fra leverandøren skal være unikt. Kunden skal avvise en ordrebekreftelse med et ordrebekreftelsesnummer som er mottatt og behandlet tidligere.

Hvordan ordrebekreftelsen brukes videre av kunden i interne systemer omfattes ikke av retningslinjene fra STAND.

 

Endringslogg

Plukke, pakke og merke leveransen

I denne delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har, som kan være relevant ved effekuering og klargjøring av leveranse til kunde.
Dette inkluderer plukk av vare, pakking og merking av leveransen, klart til henting/forsendelse.

Områder som beskrives er:

• Vurderinger knyttet til holdbarhet
  • 
Fordeling av total holdbarhet på et produkt med fordelingstabell
  • Ekspedering av kundeordre relatert til holdbarhet på produktet
Inngåelse av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhetstid
• Emballering/palletering
  • Krav til utforming av D-pak og emballasje, med modulsystemet, fyllingsgrad og topplastmerkingssystemet, samt spesielle krav knyttet til varer og paller for at dette skal fungere i distributørens automatlager
  • Krav til utforming av Pall og palletering
  • Plassering av D-pak på Pall
  • Gyldige paller og krav til disse
• Krav til merking
  • Formål med merking av D-pak og Pall
  • Produktinformasjon på D-pak, med eksempel på D-pak etikett
  • Retningslinjer for for merking av D-pak
  • Produktinformasjon på Pall, med eksempel på Pall etikett
  • Merking av transportinformasjoner
  • Retningslinjer for etiketter på pall
  • 
Krav til strekkoder ved merking med GS1-128 på Pall
• Sporbarhet på leveransen
  • Krav til sporing av varer, og hvilke produktområder som er omfattet av dette
  • Krav til sporingsinformasjon og merking
  • Alternative måter å spore en vare i verdikjeden
• 
Ansvarsovergang for en vare ved Ex Works leveringsbetingelse

Utarbeide dokumentasjon, sende og motta pakkseddel

I denne delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har, som kan være relevant ved utarbeidelse og oversendelse av dokumentasjon for en gitt leveranse.

I det vesentligste er dette knyttet til Pakkseddel, og hvordan denne brukes ift Standardpaller, Blandingspaller, Eksponeringsenheter og Kundepakkede paller, for distribusjonsformene:

• Leveranser over distributør
• Leveranser direkte til detaljist
• Crossdock-leveranser

Områder som beskrives er:

• Generelt om krav til leveransedokumentasjon
• Bruk av EDI i varehandelen og hvordan EDI kan implementeres
• Krav til utforming og innhold i Pakkseddel (meldingsbeskrivelse)
• EDI utvekslingsavtale og hvordan denne skal benyttes for å dokumentere samhandling knyttet til bruk og utveksling av Pakkseddel

Utarbeide dokumentasjon, sende og motta EDI Pakkseddel

Utarbeide dokumentasjon

STAND stiller ingen direkte krav til hvilken dokumentasjon som skal følge eller dokumentere en leveranse, foruten at EDI Pakkseddelalltid skal brukes ved leveranser over distributøreller via crossdock.

For leveranser direkte til detaljistskal det bilateralt avtales om EDI Pakkseddel skal sendes.

Det er likevel innforstått at det kan være behov for dokumentasjon utover dette, som eksempelvis fraktbrev, transportdokumenter eller annen følgedokumentasjon.

Ved visse typer leveranser eller i gitte situasjoner kan det også være lovmessige krav til hvilken dokumentasjon som skal følge varelast.

Partene må bilateralt avtale hvilken dokumentasjon som kreves utover EDI Pakkseddel.

Sende pakkseddel

Når leverandør har plukket, merket og klargjort leveransen for henting (ved leveringsbetingelseEX Works) til avtalt tid og sted, skal han sende en pakkseddel iht. frist.

Én pakkseddel skal kun omfatte én ordre. Unntak fra dette kan forekomme ved crossdock.

Pakkseddelen skal ha referanse til tidligere ordre.

Pakkseddel skal kun inneholde de produkter og det antall som blir levert.
Unntak fra dette kan forekomme ved crossdock, men dette må i tilfelle avtales bilateralt.

Paller skal identifiseres med SSCC(Serial Shipping Container Code), og denne informasjonen skal sendes i pakkseddel.
SSCC er den viktigste sporingsnøkkelen, og knytter de enkelte produkter i leveransen opp til hvilken pall produktene befinner seg på.

Pakkseddel sendes med ulik grad av informasjonsdetaljering, avhengig av hvilken palltype leveransen består av, evt. hva som bilateralt er avtalt.

Normalt gjelder at:

• Standardpall skal sendes på nivå 3
• Blandingspall skal sendes på nivå 3
• Kundepakkede paller skal sendes på nivå 4
• Eksponeringsenhet skal sendes på nivå 4. Nivå 3 kan avtales bilateralt

For Eksponeringsenheter gjelder følgende formulering fra STAND:

«Dagligvarebransjen har et felles mål om at alle leveranser i størst mulig grad skal kunne spores gjennom hele verdikjeden. For Eksponeringsenheter oppnås dette kun gjennom å merke hver enkelt Eksponeringsenhet med en unik identifikator (SSCC) og sende denne i pakkseddel til kunden. Dette sikrer sporbarhet helt ut til detaljist.

I dag er det variabel praksis hos leverandører hvilket nivå av pakkseddel som sendes og brukes på Eksponeringsenheter. Målet er at industri-siden tilrettelegger systemene for å kunne sende og bruke nivå 4 av pakkseddel på Eksponeringsenheter, slik at alle pakksedler som omfatter Eksponeringsenheter sendes på nivå 4 fra 1.1.2020.»

For de som bruker TakeCargo for formidling av transport gjelder følgende:

• Leverandørens sendingsnummer (fraktbrevnummer) skal sendes i pakkseddelmeldingen.
• I Norge benyttes GS1 Sendingsnummer som unik identifikasjon av den enkelte sending. Dokumentasjon på oppbygning og struktur finnes på gs1.no.
• Sendingsnummeret benyttes fortrinnsvis av transportørene. Fra kundene sendes det en Transportinstruks til transportøren (via TakeCargo) som beskriver selve forsendelsen. I transportinstruksen skal sendingsnummer inngå. Det er et krav at det sendingsnummer som sendes i pakkseddelmeldingen også er påført transportdokumentene som overleveres transportøren når godset avhentes.

Pakkseddel kan også sendes til lastbæreraktøren (eksempelvis NLP) med informasjon om antall paller av hver palltype som inngår i palleutvekslingsordningen.
Denne informasjonen muliggjør automatisk oppdatering av pallesaldo mellom kunde og leverandør.
Bruk av pakkseddel for oppdatering av lastbærerinformasjon må avtales med lastbæreraktør før den tas i bruk.

I pakkseddel kan det også oppgis antall pallplassersom leveransen opptar på bil. Denne informasjonen kan distributøren ved leveringsbetingelse Ex Works bruke til å kalkulere transportbehovet, og derved sende riktig størrelse på bil når leveransen skal hentes.

Motta pakkseddel

Ved mottak av pakkseddel kan kunden planlegge og forberede varemottak.
Bruk av pakkseddel forenkler varemottak og inneholder i tillegg til annen informasjon, også sporingsinformasjonpå varelasten.

Pakkseddelnummeret skal være unikt for hver pakkseddel som sendes fra leverandør.
Kjøper skal avvise en pakkseddel med pakkseddelnummer som er mottatt og behandlet tidligere.

Hvordan pakkseddel brukes videre av kunden i interne systemer omfattes ikke av retningslinjer fra STAND.

Hente hos leverandør, transport til distributør/detaljist

I denne delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har til hvordan den fysiske leveransen skal skje, med hovedvekt på de kontroller som skal utføres ved overtagelse av ansvar for lasten.

Områder som beskrives er:

• Ansvarsovergang for en vare ved Ex Works leveringsbetingelse
• Kontroller som skal utføres av transportør, og mulige reklamasjoner knyttet til dette
• Merking av transportinformasjoner og retningslinjer for etiketter på pall
• Krav til paller/palletering
  • Gyldige paller og krav til disse
  • Krav til utforming av pall og palletering
  • Plassering av D-pak på Pall
  • Topplastmerkingssystemet

Fakturering

Delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har, som kan være relevant ved oppgjør for leveranser til en kunde, uavhengig av distribusjonsmåte.

Prosessen er basert på at all dokumentasjon utveksles på EDI.

Delprosessen består av følgende aktiviteter:

• Sende faktura
• Motta faktura og sende fakturakvittering
• Motta fakturakvittering

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:

• Hvordan EDI brukes i varehandelen generelt, og i faktureringsprosessen spesielt
• Krav til, og innhold i EDI-meldinger for
  • Faktura
  • Fakturakvittering
• EDI utvekslingsavtale
• Generisk beskrivelse av oppgjørsprosess

Sende og motta faktura og fakturakvittering

Sende faktura

På bakgrunn av hvilke produkter og kvantum som er levert, samt øvrige salgs- og leveringsbetingelser, produserer leverandøren en faktura og sender til kunde/fakturamottaker.

Faktura skal sendes på EDI dersom ikke annet er bilateralt avtalt.

Én faktura skal bare omfatte leveranse på én pakkseddel.

Ved leveringsbetingelse Ex Works, skal én faktura bare omhandle varer utlevert fra ett lager.

Dersom kreditnota sendes skal én kreditnota bare referere til én faktura.

Faktura skal være fortløpende nummerert, angi utleveringssted, fakturadato samt leverandørens og kjøperens navn og adresse. Fakturaen skal gi opplysninger om varens betegnelse, mengde og pris, i tillegg til avgifter og gebyrer.

Motta faktura og sende fakturakvittering

Dersom leverandør ønsker det kan det avtales bilateralt at kunden skal sende en fakturakvittering til leverandør som bekreftelse på at kunden har mottatt faktura.
Fakturakvittering skal sendes på EDI dersom ikke annet er bilateralt avtalt.

Fakturakvitteringen finnes i to versjoner; enkel og avansert. Forskjell er detaljeringsgrad på innhold. Hvilken versjon som benyttes må avtales bilateralt.

Følgende innhold kan inngå:

• Funksjonskode, som viser hvordan kunden har behandlet faktura
  • Mottatt og kontrollert
  • Mottatt men ikke kontrollert
  • Ikke akseptert
• Feilkode, som viser hva som er feil dersom kunden har angitt funksjonskode = Ikke akseptert:
  • Feil fakturabeløp i forhold til grunnlag
  • Faktura mottatt tidligere
  • Feil på GLN i adressefeltet til kjøper
  • Ingen EDI-avtale mellom partene

Én fakturakvittering skal kun omhandle én faktura.

Fakturakvittering kan også sendes ved mottak av kreditnota. Samme regler som for faktura gjelder.

Motta fakturakvittering

Hvordan fakturakvittering brukes videre av leverandøren i interne systemer omfattes ikke av retningslinjene for STAND.

 

Måling servicegrad

God servicegrad i hele verdikjeden er i dag en forutsetning for rasjonell og konkurransedyktig vareflyt, noe som i sin tur forutsetter at prestasjonene kan måles og følges opp.
Måling og evaluering av servicegrad er avgjørende for å kunne prioritere og gjennomføre tiltak med sikte på kontinuerlige forbedringer. For bruk av Servicegrad, se også  Kontinuerlig forbedring under prosess 8
Datadeling.

Partene står fritt i å avtale om måling av servicegrad skal inngås eller ikke.
Dersom partene er enige om å inngå avtale, anbefaler STAND at STANDs definisjoner benyttes.

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:

• Hensikt med måling av servicegrad
• Måltall og hvilke forutsetninger som gjelder for disse
• Definisjoner av ulike typer måltall, med eksempler
  • Prioriterte måltall
  • Sammensatte måltall

Definisjoner – prioriterte måltall

Måltallene tar utgangspunkt i tre viktige dimensjoner i begrepet «servicegrad»:

• Mengde – tilgjengelighet
• Tid – pålitelighet
• Administrasjon – sikkerhet

De prioriterte måltallene bør følges og evalueres kontinuerlig med fokus på nivå, trender og utvikling.

Måltall Riktig mengde – tilgjengelighet

Måltallet «Riktig mengde» måler tilgjengelighet som presisjon i levert mengde.

Definisjon:

Antall leverte salgsenheter	= Tilgjengelighet
Antall bestilte salgsenheter

 

Med antall bestilt menes det antall som kunden i utgangspunktet har bestilt.
Ikke levert kvantum utgjør avvik i leveringsgrad.

Måltall Til riktig tid – pålitelighet

Måltallet «Til riktig tid» måler pålitelighet som presisjon i leveringstiden.

Måltallet benyttes for å måle overholdelse av tidsfrister definert i avtalen mellom partene.
Måltallet kan brukes langs flere dimensjoner i verdikjeden.
Eksempler kan være om ordrer er sendt til riktig tid, om ordrebekreftelser er sendt til riktig tid, om leveransen er hentet til riktig tid, om pakkseddel er sendt til riktig tid, etc.

Definisjon (med eksempel ordre):

Antall forsinkede eller for tidlig leverte ordrer	= Pålitelighet
Totalt antall ordrer

 

Forsinket eller for tidlig måles ut fra om utveksling/leveranse er innenfor avtalt tidsvindu.
Ved leveringsbetingelse Incoterms Ex Works skjer målingen av leverandørens pålitelighet på leverandørens rampe.
Leveringen er mottatt når ordren/leveransen etc., er kvittert for.

Måltall Korrekt administrasjon – sikkerhet

Måltallet «Korrekt administrasjon» måler sikkerhet som overensstemmelse mellom hva som er bestilt i ordren og hva som er levert og er blitt fakturert, det vil si riktig vare uten feil og med korrekt dokumentasjon.

Definisjon:

Antall ordrer uten kredit-/debetnotaer	= Sikkerhet
Totalt antall ordrer

 

Korrekt administrasjon innebærer at pakksedler, fraktbrev, fakturaer etc. er komplette og feilfrie i forhold til leveringen.
Kun kredit- og debetnotaer som berører den fysiske leveransen tas med i målingen.
Måltallet kan også brukes for å måle kvaliteten på ordrer fra kunden.

Eksempler på utregning av servicegrad for prioriterte måltall finnes i dette dokumentet

Palletering / Innlagring

I denne delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har til hvordan paller skal bygges og merkes for en optimal transport og lagring gjennom verdikjeden.

Områder som beskrives er:

• Gyldige palltyper, og hvilke krav som stilles til disse
• Plassering av D-pak på pall, og stablemønster
• Bruk av mellomleggsplater
• Krav til plastring for sikring av pall gjennom verdikjeden
• Produktetikett på pall
  • Innhold og hva som skal strekkodemerkes
  • Plassering
  • Krav til strekkoder ved merking med GS1-128
• Sporingsalternativer

Planlegge produksjon

I denne delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har, som kan være relevant ved planlegging og tilrettelegging for produksjon av et produkt som skal omsettes i varehandelen.

I tillegg til ferdigvaren inngår også råvarer og andre innsatsfaktorer som inngår i det ferdige produkt, samt emballasje, lastbærere/paller som brukes for transport og lagring av det ferdig produkt.

Områder som beskrives er:

• Holdbarhetskrav og mulig bruk av dynamisk holdbarhet
• Krav til paller som planlegges brukt ved palletering av produserte varer
• Krav til emballasjen som planlegges brukt på produserte varer
• Sporbarhetskrav på råvarer og innsatsfaktorer som planlegges brukt i produksjon

Prosess

Copyright

Copyright Notice

The content of this web site is copyright protected. You may download, display, print and reproduce this material in unaltered form only for your personal, non-commercial use, or use within your organisation.

Requests and inquiries concerning reproduction and rights should be addressed to support@stand.no

You are not permitted to re-transmit, distribute or commercialise the information or material without seeking prior written approval from STAND.

You may link to the www.stand.no, at your full expense and responsibility.

Cookie Policy

Cookie Policy

Når du besøker oss på www.stand.no, lagrer siden enkelte opplysninger på din datamaskin i små tekstfiler, kalt informasjonskapsler (eng. «cookies»).

Informasjonskapsler brukes blant annet til å gi brukere tilgang til ulike funksjoner på nettstedet, og er en vanlig metode for å logge hvilke sider brukerne besøker. Opplysningene benyttes for å forbedre brukeropplevelsen og videreutvikle nettstedet.

Google Analytics
Vi bruker Google Analytics for å analysere bruken av nettsidene. Vi får informasjon om hvilke sider som er mest besøkt, hvor brukerne kommer fra, på hvilke tidspunkter sidene er mest besøkt osv.

Google Analytics er en nettanalysetjeneste som leveres av Google, Inc. («Google»). Google Analytics bruker cookies for å analysere hvordan brukere benytter nettstedet. Informasjonen som genereres av en slik cookie ved bruk av det aktuelle nettstedet, inkludert din IP-adresse, sendes til Google og lagres på servere i USA.

Google kan overføre statistikken til tredjeparter hvis dette kreves iht. lov eller i tilfeller hvor tredjeparter behandler informasjonen på vegne av Google.

Hvordan unngå informasjonskapsler (cookies)
Dersom du ikke vil akseptere vår bruk av cookies, kan du gå inn og trekke tilbake ditt samtykke ved å endre innstillingene i nettleseren slik at du enten blokkerer informasjonskapsler fra å bli lastet ned automatisk, eller at du får et valg om å laste ned hver enkelt informasjonskapsel. Informasjonskapsler som er blitt lastet ned tidligere kan også slettes av nettleseren.

Vi gjør imidlertid oppmerksom på at dersom du velger å blokkere informasjonskapsler kan dette medføre at enkelte tjenester på våre nettsider ikke fungerer optimalt, eller at du ikke får tilgang til alle deler av vårt nettsted.

For mer informasjon, se nettvett.no: Slik administrerer du bruken av administrasjonskapsler (cookies).

313 Rutine ved registrering av en hendelse eller krise, i Tradesolution ReCall portal

Rutine ved registrering av en hendelse eller krise, i Tradesolution ReCall portal

 1 Registrere ny sak

Produktet det gjelder skal identifiseres med et GTIN.

Alle produktvarianter/forpakningsnivåer produktet inngår i må registreres.

2 Bestemme alvorlighet og helsefare 

Hendelsen skal graderes ut fra følgende helsefare:

• Medfører helsefare
• Mulig helsefare
• Ingen helsefare

Ulik helsefare medfører ulike tiltak.

Leverandøren må vurdere om det er nødvendig å informere Mattilsynet om hendelsen, og vurdere mulige alternativer sammen med involverte parter. 

Følgende tiltak er aktuelle:

• Sperring

Innebærer at produktet sperres i påvente av videre undersøkelser. En sperring skal utløse en aktivitet hos distributøren/detaljisten som skal hindre at produktet når ut til forbruker. Et sperret produkt medfører at produktet blir sperret i kassen hos detaljisten.

• Tilbakekalling

Tilbakekalling er prosedyren som iverksettes når produktet kan ha kommet ut til forbruker.
Det er en mulig høy risiko for at produktene kan være helsefarlige.
Det er avgjørende for bedriften at tilbakekallingen blir gjort kjent for offentligheten. Blir forbruker informert er det viktig at leverandøren har kapasitet til å håndtere eventuelle kundehenvendelser.
I henhold til Matloven har aktørene varslingsplikt.

• Tilbaketrekking

Tilbaketrekking betyr at produktet trekkes tilbake fra distribusjonskjeden/butikk. Hensikten er å hindre at produkter kommer ut til forbruker.
Tilbaketrekking innebærer at forbruker ikke trenger å bli varslet.
I noen tilfeller kan produktet ha nådd ut til forbruker, men at det likevel gjøres en tilbaketrekking av produktet og ikke en tilbakekalling. Det forutsettes da at produktet ikke medfører noen form for helsefare og at det gjelder et lite kvantum.

• Annen håndtering

I enkelte tilfeller ønsker en leverandør å gi informasjon om et produkt til partene i verdikjeden, eksempelvis knyttet til omdømme. Dette kan gå på ulike tiltak leverandøren ønsker skal skje uten at det medfører en sperring, tilbakekalling eller tilbaketrekking.

3 Varsle berørte parter/mottakere

Alle parter som blir berørt av hendelsen skal varsles. All informasjon som vedrører saken skal registreres og følge saken til den er avsluttet.

Mattilsynet skal varsles dersom hendelsen er klassifisert som helsefare, og at det gjennomføres en tilbakekalling

4 Registrere distribusjon og hva som skal gjøres med produktet

Det skal registreres om produktet er distribuert via grossist, direkte til detaljist eller eventuelt en kombinasjon.

Det må tydelig beskrives og avtales hvordan produktene skal håndteres og hvem som har ansvar for dette.

Eksempler på håndtering:

• Distributør/detaljist kaster produktet på stedet
• Produktet settes i karantene/midlertidig sperring i påvente av videre undersøkelser
• Produktet destrueres på godkjent avfallshåndteringsanlegg
• Produktet returneres til distributør og videre til leverandør
• Forbruker skal kaste eller returnere produktet
• Produktet kan gis bort

I de tilfeller hvor produktet skal destrueres skal dette foregå på et godkjent destruksjonsanlegg, og uten at det er fare for forurensning/smitte (kontaminering).

5 Angi sporingsinformasjon for berørte partier

All relevant sporingsinformasjon for produktet skal oppgis.

Dette inkluderer

• Alle holdbarhetsdatoer
• Batch-/lot nummer for berørte partier
• SSCC koder for de logistiske enheter (paller) dette produktet er distribuert på gjennom verdikjeden

Ved korrekt merking, og at denne informasjonen tidligere er blitt sendt i EDI pakkseddel, gir dette en nøyaktig identifikasjon av de berørte partier, og muliggjør en avgrenset (kirurgisk) tilbakekalling/tilbaketrekking.

Det oppfordres også til å ta bilder av produktet slik at evt forbruker lettere kan identifisere hvilket produkt hendelsen omfatter, og hvordan dette er merket.

6 Beskrive ytterligere tiltak som skal gjennomføres, med pressemeldinger og annen tilleggsinformasjon

Ytterligere informasjon om saken kan omfatte:

• Kopi av pressemeldinger
• Nærmere opplysninger om risiko eller faremomenter ved inntak
• Info om når produktet kan forventes å være tilgjengelig igjen (friskmeldt) i de tilfelle alle produktene kalles/trekkes tilbake
• Hvor man kan finne supplerende informasjon
• En presis beskrivelse av håndtering av varen, både hos distributør og detaljist

Det anbefales at involverte parter (leverandør og kunde) gjensidig informerer hverandre før man går videre ut med informasjon.

Det er viktig at myndigheter og media informeres på riktig tidspunkt. Hvilken informasjon som kreves, avhenger av hendelsens/krisens alvorlighetsgrad og omfang.

7 Avslutte saken

Hendelsen/krisen skal avblåses når den er kommet under kontroll.

Informasjon som bør kommuniseres er:

• Tidspunktet for når et friskmeldt produkt igjen er tilgjengelig
• Identifikasjon (kjennetegn) på et friskmeldt produkt
• Økonomiske forhold (avregning, kreditering)

312 Utforming og innhold i en beredskapsplan

Utforming og innhold i en beredskapsplan

Dersom uønskede hendelser eller kriser oppstår er det viktig å være godt forberedt.

Mulige scenarier for hva som kan oppstå bør være tenkt igjennom, og hvordan dette skal håndteres.

Det må utarbeides en beredskapsplan som gjør at man kan takle situasjonen på en rask, riktig og effektiv måte. En viktig del av dette kan være å ha etablert et kriseteam, med ansvar for sporbarhet, tilbakekalling og tilbaketrekking.

Beredskapsplan

Beredskapsplanen kan inneholde følgende:

• Omfang, mål og målgruppe
• Bedriftens policy når det gjelder produktsikkerhet
• Definisjon av hendelse og krise
• Beskrivelse av kriseteamet med roller og ansvarsområder tydelig definert for hvert medlem av teamet
• Handlingsrekke som skal utføres hvis det oppstår en hendelse/krise
• En liste over viktige kontakter – interne/eksterne
• Når en produkttilbaketrekking skal iverksettes
• Når en tilbakekalling skal iverksettes
• Hvordan intern/ekstern kommunikasjon skal organiseres
• Dokumenterte erfaringer fra tidligere hendelser og øvelser
• Maler for intern og ekstern kommunikasjon
• Registrering og evaluering av hendelser

Beredskapsplanen må oppdateres jevnlig og distribueres til alle involverte personer.

Kriseteam

Med basis i beredskapsplanen må det utpekes et kriseteam som ledes fra et sentralt koordineringspunkt. Teamet skal bestemme hvilke tiltak som skal treffes. Det må klart angis hvem som skal være beslutningstaker. Ingenting må gjøres uten at kriseteamet formelt har godkjent det.

Det samlede ansvarsområdet for teamet er å organisere, styre og lede:

• Håndtering av hver hendelse/krise
• Utvikling, implementering og oppdatering av interne instrukser som skal følges hvis det oppstår en hendelse/krise
• Kontinuerlig opplæring av personer som er involvert i produktsporbarheten ved krisehåndtering
• Regelmessige øvelser og evaluering av tiltakene i planen
• Utvikling av interne og eksterne kommunikasjonsplaner som skal brukes som hjelp ved håndtering av en hendelse/krise

Teamet for krisehåndtering er en permanent, fast beredskapsgruppe med utgangspunkt i bedriftens ledergruppe, mest mulig tverrfunksjonelt sammensatt og supplert med nødvendig spisskompetanse (juridisk, informasjon, salg/markedsføring)

Teamet må være kjent på alle nivåer i bedriften. Medlemmene av gruppen må kunne kontaktes når som helst, og når det er nødvendig må alternativer være tilgjengelig for å dekke alle roller.

Kontaktlister 

For at kommunikasjonen skal gå raskt, må det på forhånd utarbeides en liste over personer med kontaktdetaljer (telefonnummer, mobilnummer, e-postadresse og postadresse). Dette gjelder for kriseteamet, potensielle stedfortredere, eksterne rådgivere, offentlige myndigheter, kontakter i bransjeorganisasjoner, kunder og medier.

Intern kontaktliste:
Inkluderer interne beslutningstakere, samt personer som har ekspertise og kan gi støtte.

Listen må til enhver tid være korrekt og tilgjengelig for alle berørte personer i bedriften. Personene i kontaktlisten må kunne kontaktes per telefon og e-post når som helst, og være forberedt på å samles som et team for å håndtere en hendelse/krise.

Ekstern kontaktliste:
Består av leverandører, kunder, leverandører av logistikktjenester og IT-løsninger, forbrukere, offentlige myndigheter osv. Disse danner et eksternt nettverk med personer som skal kunne kontaktes hvis det oppstår en hendelse/krise.

Kriseteamet har ansvaret for at den eksterne kontaktlisten er korrekt og tilgjengelig for alle nøkkelpersoner.

Dersom mulig anbefales det å trykke telefonnummeret (vanligvis nummeret til forbrukerkontakt) på produktets F-pak, slik at forbruker kan stille spørsmål, klage eller informere om eventuelle produktfeil.

Opplæring

Alle personer som kan bli involvert i sporing og krisehåndtering må ha opplæring og holdes kontinuerlig oppdatert om endringer i beredskapen. Opplæringen inkluderer:

• Bedriftens prosedyrer for sporbarhet, IT-løsninger, hvordan man får tilgang til nødvendige data etc.
• Instrukser om håndtering av hendelser/kriser
• Kriseteamet, deltakere, ansvar og oppgaver
• Rollen til personen som læres opp
• Hvem som skal kontaktes
• Viktigheten av koordinerte handlinger og kommunikasjon i bedriften
• Hva som skal gjøres, og hva som skal unngås
• Hvordan dokumentasjonen skal brukes
• Hvordan systemene for produktsporbarhet og registrering skal brukes

Øvelser

Opplæringen bør inkludere øvelser for håndtering av hendelser/kriser. Disse må kjøres jevnlig for å forbedre beredskapen og bevisstheten til teamet for krisehåndtering, nøkkelpersonale og eksterne kontakter.

Øvelser er aktuelt innen følgende områder:

• Produktsporbarhet
• Krisehåndtering
• Tilbaketrekking
• Tilbakekalling
• Håndtering av produkter i karantene

Slike øvelser bør være:

• Regelmessige og realistiske
• Dokumentert med en tydelig forklaring av sammenhengen, resultatene, vise avvik og korrigerende handlinger
• Basert på maler, som gjenspeiler de interne tekniske og organisasjonsmessige instruksene
• Utført sammen med nærmeste ledd i verdikjeden

Sjekkliste for kriseberedskap

Bedriften bør utarbeide en sjekkliste.

Sjekklisten kan bestå av følgende punkter

• Team for håndtering av hendelser/kriser er utpekt med tydelig beskrivelse av roller og ansvarsområder
• Interne retningslinjer for håndtering av hendelser/kriser med tydelige prosedyrer for tilbaketrekking og tilbakekalling, hendelsesevaluering osv, er fullstendig dokumentert
• Kontaktlister er dokumentert og distribuert/gjort tilgjengelige for viktige handelspartnere
• Hver enkelt person som er involvert i håndtering av hendelser/kriser og prosedyrer for tilbaketrekking/tilbakekalling av produkter forstår rollene og handlingsomfanget
• Opplæringsmateriale er utviklet
• Involverte personer holdes regelmessig oppdatert
• Det holdes regelmessige interne øvelser for å teste alle beredskapsplaner og hvordan kriseteamet fungerer
• Det holdes regelmessige øvelser med viktige kunder og/eller tilstøtende ledd i verdikjeden

311 Utforming og innhold i en risikoanalyse

Utforming og innhold i en risikoanalyse

 Sentralt i lovgivningen står den enkelte bedrifts plikt til å foreta en risikoanalyse over hvilken helserisiko produktene representerer, og hvordan bedriften vil forholde seg til dette når det gjelder sporbarhet.

Risikoanalyse

 Analysen har som formål at den skal redusere/forhindre risiko gjennom

• tilbaketrekking av produkter fra markedet, eller
• effektiv varsling eller tilbakekalling av produkter fra forbrukerne.

Dette forutsetter at aktørene er kjent med de risikoer produktene måtte utgjøre og har en beredskap som sikrer at man reagerer raskt, riktig og effektivt ved uønskede hendelser. En riskoanalyse bør derfor utføres på nye produkter basert på en tenkt relevant hendelse, slik at den kan iverksettes så raskt som mulig dersom en virkelig hendelse skulle inntreffe for produktet.

Risikoanalysen består av tre elementer som både myndigheter og næring bør arbeide etter på lik måte:

• Risikovurdering
• Risikohåndtering
• Risikokommunikasjon

Risikovurdering

 Ved vurdering av risiko kan det også inngå andre elementer enn mattrygghet, som at produkter med kvalitetsfeil kommer ut på markedet, noe som kan ha store omdømmemessige og økonomiske konsekvenser.

Elementer som inngår i en risikovurdering av produktet er:

Type risiko

• forbrukers helse og sikkerhet
• bedriftens omdømme
• økonomiske aspekter.

Subjektiv vurdering av sannsynlighet for at en hendelse inntreffer

• Lav (sjeldent forekommende)
• Middels (forekommer av og til)
• Høy (ofte forekommende)

Subjektiv vurdering av konsekvens, spesielt den helsemessige, dersom en hendelse inntreffer

• = Lav
• = Middels
• = Høy

Sammenstilling og behandling av ovennevnte faktorer gir en vurdering av risiko som bedriften må ta stilling til.

Ved vurdering av risko bør alltid risiko vurderes ut fra den verst tenkelige hendelse som kan inntreffe.

 Risikohåndtering

 Det må utarbeides prosedyrer, beredskapsrutiner o.l. som sikrer at hendelsen håndteres på en rask, riktig og effektiv måte

Med bakgrunn i risikovurderingen, må det tas stilling til hvilke tiltak som skal settes i verk ovenfor produktet.

Aktuelle tiltak er:

Sperring
Dette er et tiltak som kan iverksettes så snart en hendelse er konstantert, i påvente av videre undersøkelser. En sperring skal utløse en aktivitet hos distributøren/detaljisten som skal hindre at produktet når ut til forbruker.

Tilbakekalling
Tilbakekalling er prosedyren som iverksettes når produktet kan ha kommet ut til forbruker.
Det er en mulig høy risiko for at produktene kan være helsefarlige.
Det er avgjørende for bedriften at tilbakekallingen blir gjort kjent for offentligheten.
I henhold til Matloven har aktørene varslingsplikt.

Tilbaketrekking
Tilbaketrekking betyr at produktet trekkes tilbake fra distribusjonskjeden/butikk. Hensikten er å hindre at produkter kommer ut til forbruker.
Tilbaketrekking innebærer at forbruker ikke trenger å bli varslet.

 
Risikokommunikasjon

Dette omfatter kommunikasjonstiltak internt i bedriften, mot andre ledd i verdikjeden, mot myndigheter, presse og forbrukere. Kommunikasjonen skal være åpen og korrekt.

Distributørene har bygget opp egne systemer og rutiner for varsling av hendelser og krisesituasjoner. På denne måten sikres en enhetlig og effektiv håndtering av tilbaketrekking, tilbakekalling eller sperring internt i bedriftene.

308 Sporing

Sporing

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer for STAND:

• Bakgrunn for retningslinjene, hva som er målsetting, og hvem som er målgruppen
• Lover og regler som ligger til grunn for retningslinjene
• Hvilke krav som finnes til sporing, sporingsinformasjon og merking
• Hvilke produktområder retningslinjene gjelder for
• Utforming og innhold i en risikoanalyse
• Hvordan interne beredskaprutiner for tilbakekalling/tilbaketrekking kan bygges opp
• Rutine ved registrering av en hendelse eller krise, i Tradesolution ReCall portal
• Hvordan en vare kan spores i verdikjeden

Retningslinjene er å forstå som anbefalinger, basert på beste praksis.

Partene kan henvise til retningslinjene i sine kommersielle avtaler. Retningslinjene vil da inngå som del av de juridisk bindende avtaler mellom partene.

Eventuelle avvik fra retningslinjene må spesifiseres i de kommersielle avtalene.

Retningslinjene er utarbeidet i samarbeid med DMF Trygg Mat, og DLF LK, arbeidsgruppe for RECALL, og er bransjens tolkning av eksisterende lover og regler.

153 Krav til strekkoder ved merking med GS1-128 på pall

Krav til strekkoder ved merking med GS1-128 på pall

Strekkodemerking med GS1-128 strekkoder skal gjøres iht. GS1 General Specifications Kapittel 5.4.
Merk spesielt:

• Størrelsesfaktor ligger i intervallet 50 % til 94 % av nominell størrelse.
• Minimum høyde på strekkoden er 32 mm.
• Ved merking av GTIN (AI 01 og AI 02) skal alltid 14 siffer benyttes.
  Når GTIN har 13 siffer, må det legges inn en foranstilt 0 (eks. 07038010000065).
• Ved strekkodemerking i GS1-128 benyttes et skilletegn, kalt Function Code 1 (FNC1), mellom de enkelte informasjonene.
  Dette gjelder bortsett fra de AI-ene som har forhåndsdefinert fast lengde.
  Følgende AI-er i dette dokumentet har forhåndsdefinert lengde AI 00, AI 01, AI 02, AI 15.
• Det anbefales å ha AI-ene som skal etterfølges av FNC1 til slutt i strekkodelinjen, for da kan FNC1-koden utelates.
• Det er viktig at kravene til lysmarger
  Ved størrelsesfaktor 50 % er høyre og venstre lysmarg på 5 mm, og ved størrelsesfaktor 94 % er lysmargene 9,4 mm.

Nyheter

135 Retningslinjer for retur av varer

Retningslinjer for retur av varer

Retur av kurante, uskadede varer godtas normalt ikke.
Partene kan imidlertid inngå avtaler om retur av varer for eksempel i forbindelse med:

• Utskifting av gammel vare ved introduksjon av ny vare
• Sesongvarer
• Kampanjer initiert av selger
• Returer skal alltid avtales på forhånd.

178 Automatlager hos distributør – økt forståelse av depalleteringsprosess

Automatlager hos distributør – økt forståelse av depalleteringsprosess

Guide til økt forståelse av depalleteringsprosess ved automatlager

Denne guiden er utarbeidet som veiledning til leverandører, og er ment å gi økt forståelse av depalleteringsprosess ved automatlager.

For å sikre god produktivitet og et minimum av driftsstans i automatanlegg er det viktig at kvaliteten på mellomleggsplater, D-pak samt stablingsmønster på pall er av egnet kvalitet. Mellomleggsplater kan benyttes der plastsikring av pall alene ikke er tilstrekkelig for å sikre pallen god stabilitet gjennom verdikjeden.

Mellomleggsplater

Mellomleggsplatens funksjon er å opprettholde pallens kvalitet og transportdyktighet, og at bruken av mellomleggsplater skal begrenses til et minimum. Skal slike brukes må de være ihht STANDs anbefalinger.

Kvaliteten på mellomleggsplaten må være tilpasset D-pak sin tyngde. Om D-pak «borrer» seg ned i mellomleggsplaten, så vil depalleteringsprosessen stoppe opp fordi maskinen ikke klarer å skyve D-pak av platen.

Grenseoverskridende varer har ofte mellomleggsplater med friksjon. Ved bruk av slike er det viktig at friksjonssiden vender ned.

D-pak

Gode D-pak kan i seg selv være stabiliserende nok for en pall. Formstabilitet er et nøkkelord for D-pak. Det vil si at D-pak må holde sin opprinnelige form gjennom verdikjeden. Dette gjelder også de nederste D-pak på pallen. Er det i tillegg god utnyttelse av pallens grunnflate, har leverandør et godt grunnlag for å unngå bruk av mellomleggsplater.

D-pak må ha lokk som er festet, samt tilstrekkelig lim på limte flater. Dette for at D-pak skal holde sin form gjennom produksjonsprosessen i et automatanlegg. Løse lokk, samt limte flater som løsner medfører driftsstans.

Stablemønster – Om ett eller flere av lagene på en pall «bindes» ved at de stables i forband, så gir dette en så stor stabilitet for pall at bruk av mellomleggsplater i de fleste tilfeller er unødvendig.

Depalleteringsmaskin i automatanlegg – depalleteringsprosessen

Det legges inn en depalleterings-profil for hver enkelt vare hos grossist. Dvs at styrke på vakum, klemfunksjon og sug fastsettes individuelt ut fra varens tyngde samt type D-pak. Ett og ett lag på en pall løftes opp av maskinens «hode». Er det mellomleggsplate under laget, vil suget i maskinen sørge for at platen følger med opp når pallelaget løftes av de resterende lagene på pallen.

For at også mellomleggsplater skal kunne løftes i maskinen, må det slippes luft mellom pallelagene. Som et eksempel vil en pall med kompakte og formstabile D-pak som i tillegg har mellomleggsplate som oppfyller kravet i STAND fortsatt kunne medføre stans i depalleteringsprosessen. Dette fordi D-pak gjør pallelaget så kompakt at suget ikke kommer gjennom varelaget og får tatt med seg mellomleggsplaten. I slike tilfeller er en mellomleggsplate ofte helt unødvendig. Leverandør bør da heller vurdere å stabilisere pall med forbands stablemønster istedet for bruk av mellomleggsplate. Hjørnelister kan være et alternativ i tilfeller der pallelag er helt kompakte, men pall allikevel trenger ekstra stabilisering.

Når et pallelag løftes av skal en evt mellomleggsplate følge med under pallelaget når det løftes opp. Deretter settes pallelaget forsiktig ned igjen og mellomlegsplaten skal fortsatt være under pallelaget. Så skyves pallelaget av platen det ligger på. Platen blir liggende igjen, og faller ned i en container. For at denne prosessen skal gå automatisk er det avgjørende at platen er av stiv kartong eller bølgepapp og for øvrig ihht STANDs anbefalinger.

Depalleteringsmaskin

Depalleteringsmaskin i automatanlegg, klar til å løfte av et lag med varer

 

Depalleteringsmaskinens «hode»; viser øverste del av maskinen

 

Et pallelag er løftet av, og mellomleggsplaten følger med under pallelaget. Se øverste halvdel av bildet, der dette pallelaget henger oppe i palleteringsmaskinens «hode».

 

Laget på pallen skyves av mellomleggsplaten det står på

 

 

Mellomleggsplaten blir liggende igjen, når laget ….og til slutt faller mellomleggsplaten ned i en pappcontainer med varer er skjøvet av. Silikonstrips i underlaget sørger for dette

Erfaringsmessig hyppige problemer

Når mellomleggsplater ikke har en kvalitet ihht. STANDs anbefalinger, medfører det driftstans i et automatanlegg. Eksempelvis når mellomleggsplaten er et tynt ark, består av to ark pr pallelag eller mellomleggsplate med mye hull. Nedenfor vises noen eksempler:

Mellomleggsplaten har ikke riktig kvalitet. Dette er et tynt ark og er ikke egnet i et automatanlegg.

Eksempel på hva som skjer ved bruk av mellomleggsplate av type «tynt ark». Arket blir hengende ned i maskinen. Det blokkerer for sensorer som sjekker at laget er separert fra resten av pallen. Maskinen stopper opp, og manuell feilretting må bistå før maskinen igjen kan igangsettes.

Eksempel på todelt mellomleggsplate som ikke er ihht STANDs anbefalinger, og som skaper driftsstans i depalleteringsprosess.

Eks på mellomleggsplater som ikke er ihht STANDs anbefalinger. De fungerer ikke pga hullene.

165 Hvordan utvikle interne beredskapsrutiner for uønskede hendelser eller kriser

Hvordan utvikle interne beredskapsrutiner for uønskede hendelser eller kriser

Uønskede hendelser eller kriser kommer som regel uventet. For å sikre en god håndtering er det viktig å være godt forberedt. Bedriften må på forhånd ha tenkt nøye igjennom hva slags hendelser som kan oppstå. Det må utarbeides en beredskapsplan som gjør at man kan takle situasjonen på en rask, riktig og effektiv måte.

Som del av beredskapen har mange bedrifter opprettet egne kriseteam hvor hvert medlem har klart definerte oppgaver og ansvar, blant annet for sporbarhet og eventuell tilbaketrekking eller tilbakekalling av bedriftens produkter.

Beredskapsplan

Prosedyrene som skal brukes hvis det oppstår en krise må dokumenteres gjennom en beredskapsplan. Beredskapsplanen kan inneholde følgende:

• Omfang, mål og målgruppe
• Bedriftens policy når det gjelder produktsikkerhet
• Definisjon av hendelse og krise
• Beskrivelse av kriseteamet med roller og ansvarsområder tydelig definert for hvert medlem av teamet
• Handlingsrekke som skal utføres hvis det oppstår en hendelse/krise
• En liste over viktige kontakter – interne/eksterne
• Når en produkttilbaketrekking skal iverksettes
• Når en tilbakekalling skal iverksettes
• Hvordan intern/ekstern kommunikasjon skal organiseres
• Dokumenterte erfaringer fra tidligere hendelser og øvelser
• Maler for intern og ekstern kommunikasjon
• Registrering og evaluering av hendelser

Beredskapsplanen må oppdateres jevnlig og distribueres til alle involverte personer.

Kriseteam

Med basis i beredskapsplanen må det utpekes et kriseteam som ledes fra et sentralt koordineringspunkt. Teamet skal bestemme hvilke tiltak som skal treffes. Det må klart angis hvem som skal være beslutningstaker. Ingenting må gjøres uten at kriseteamet formelt har godkjent det.

Det samlede ansvarsområdet for teamet er å organisere, styre og lede:

• Håndtering av hver hendelse/krise
• Utvikling, implementering og oppdatering av interne instrukser som skal følges hvis det oppstår en hendelse/krise
• Kontinuerlig opplæring av personer som er involvert i produktsporbarheten ved krisehåndtering
• Regelmessige øvelser og evaluering av tiltakene i planen
• Utvikling av interne og eksterne kommunikasjonsplaner som skal brukes som hjelp ved håndtering av en hendelse/krise

Teamet for krisehåndtering er en permanent, fast beredskapsgruppe med utgangspunkt i bedriftens ledergruppe, mest mulig tverrfunksjonelt sammensatt og supplert med nødvendig spisskompetanse (juridisk, informasjon, salg/markedsføring)

Teamet må være kjent på alle nivåer i bedriften. Medlemmene av gruppen må kunne kontaktes når som helst, og når det er nødvendig, må passende alternativer være tilgjengelig for å dekke alle roller.

Kontaktlister

For at kommunikasjonen skal gå raskt, må det på forhånd utarbeides en liste over personer med kontaktdetaljer (telefonnummer, mobilnummer, e-postadresse og postadresse). Dette gjelder for kriseteamet, potensielle stedfortredere, eksterne rådgivere, offentlige myndigheter, kontakter i bransjeorganisasjoner, kunder og medier.

Intern kontaktliste:

Denne inkluderer interne beslutningstakere, samt personer som har ekspertise og kan gi støtte. Listen må være fullstendig, oppdatert og tilgjengelig for alle berørte personer i bedriften. Personene i kontaktlisten må kunne kontaktes per telefon, mobiltelefon og e-post når som helst og være forberedt på å samles som et team for å håndtere en krise.

Ekstern kontaktliste:

Hver enkelt bedrift har en ekstern kontaktflate som kan bestå av leverandører, kunder, leverandører av logistikktjenester og IT-løsninger, forbrukere, offentlige myndigheter osv. Disse danner et eksternt nettverk med personer som skal kontaktes hvis det oppstår en hendelse/krise.

Kriseteamet har ansvaret for at den eksterne kontaktlisten er fullstendig, oppdatert og tilgjengelig for alle nøkkelpersoner.

Dersom mulig anbefales det å trykke telefonnummeret (vanligvis nummeret til forbrukerkontakt) på produktets F-pak, slik at en forbruker kan ringe og stille spørsmål eller informere bedriften om en produktfeil eller klage.

Opplæring

Alle personer som kan bli involvert i produktsporbarhet og krisehåndtering må ha opplæring og holdes kontinuerlig oppdatert om endringer i beredskapen. Opplæringen inkluderer:

• Bedriftens prosedyrer for sporbarhet, IT-løsninger, hvordan man får tilgang til nødvendige data etc.
• Instrukser om håndtering av hendelser/kriser
• Kriseteamet, deltakere, ansvar og oppgaver
• Rollen til personen som læres opp
• Hvem som skal kontaktes
• Viktigheten av koordinerte handlinger og kommunikasjon i bedriften
• Hva som skal gjøres, og hva som skal unngås
• Hvordan dokumentasjonen skal brukes
• Hvordan systemene for produktsporbarhet og registrering skal brukes

Øvelser

Opplæringen bør inkludere øvelser for håndtering av hendelser/kriser. Disse må kjøres jevnlig for å forbedre beredskapen og bevisstheten til teamet for krisehåndtering, nøkkelpersonale og eksterne kontakter.

Øvelser er aktuelt innen følgende områder:

• Produktsporbarhet
• Krisehåndtering
• Tilbaketrekking
• Tilbakekalling
• Håndtering av produkter i karantene

Slike øvelser bør være:

• Regelmessige og realistiske
• Dokumentert med en tydelig forklaring av sammenhengen, resultatene, vise avvik og korrigerende handlinger
• Basert på maler, som gjenspeiler de interne tekniske og organisasjonsmessige instruksene
• Utført sammen med nærmeste ledd i verdikjeden

Sjekkliste for kriseberedskap

Bedriften bør utarbeide en sjekkliste for egenvurdering for å bedømme sine egne beredskapsrutiner i forhold til det som betraktes som beste praksis. AP:

Sjekkliste for kriseberedskap
Krav/handlinger	Poeng
Team for håndtering av hendelser/kriser er utpekt med tydelig beskrivelse av roller og ansvarsområder
Interne retningslinjer for håndtering av hendelser/kriser med tydelige prosedyrer for tilbaketrekking og tilbakekalling, hendelsesevaluering osv, er fullstendig dokumentert
Kontaktlister er dokumentert og distribuert
Kontaktlister er gjort tilgjengelige for viktige handelspartnere
Hver enkelt person som er involvert i håndtering av hendelser/kriser og prosedyrer for tilbaketrekking/tilbakekalling av produkter forstår rollene og handlingsomfanget
Opplæringsmateriale er utviklet
Involverte personer holdes regelmessig oppdatert
Det holdes regelmessige øvelser for å teste alle beredskapsplaner og hvordan kriseteamet fungerer
Det holdes regelmessige øvelser med viktige kunder og/eller tilstøtende ledd i verdikjeden

 

En passende poengsum kan være basert på følgende eksempel:

0: Ingen tiltak truffet
1: Planer er etablert, men arbeidet er ikke startet
2: Implementering er startet med begrenset omfang
3: Full implementering er startet
4: Planene er fullstendig implementert

137 Kontroll av vare ved opplasting, mottak distributørlager og detaljist ved Ex Works leveringsbetingelse

Kontroll av vare ved opplasting, mottak distributørlager og detaljist ved Ex Works leveringsbetingelse

Kjøper eller den som opptrer på kjøpers vegne skal når ansvar for varen er overdratt kontrollere kvantum og mulige skader i rimelig utstrekning.

• Ved opplasting:
  • Antall lastbærere og ytre skader kontrolleres, samt om det benyttes utvekslings- eller gjenbrukspall.
• Mottak distributørlager:
  • Antall lastbærere, ytre skader, riktig vare, samt om det benyttes
utvekslings- eller gjenbrukspall.
Datomerking og antall D-pak kontrolleres ved plassering på støtlager eller plukkplass.
• Mottak butikk:
  • Skader som ikke kunne ha vært oppdaget ved mottak distributørlager.

136 Ansvarsovergang for vare ved Ex Works leveringsbetingelse

Ansvarsovergang for vare ved Ex Works leveringsbetingelse

Ansvaret for varen går over når selger har gjort varen tilgjengelig for kjøper i henhold til avtale.

Med mindre annet er avtalt er kjøper ansvarlig for lasting.

Kjøper er ansvarlig for enhver risiko for tap av eller skade varen påføres fra det tidspunkt varen stilles til kjøpers disposisjon.

131 Ekspedering av kundeordre relatert til holdbarhet på produkter

Ekspedering av kundeordre relatert til holdbarhet på produkter

Transporttid og leveringsfrekvens bør om mulig være kriterier som blir hensyntatt i de tilfeller der det er flere holdbarhetstider tilgjengelige ved ekspedering.
«Ferskere varer» leveres til distributører eller kunder med store transportavstander/lav leveringsfrekvens.

194 Evaluering av nyheter

Evaluering av nyheter

8 uker etter salgsstart evalueres vareforsyningen av nyheter.
Evalueringen ses i sammenheng med foregående 2 nyhetsvinduer.

Leverandører som har prestert svakt kan skriftlig varsles om mangelfulle leveranser og bes levere en redegjørelse hvor årsak og tiltak beskrives.

Gitt fortsatte leveringsutfordringer (kommende nyhetsvindu) kan leverandør varsles skriftlig om at nyheter ikke vurderes med mindre overbevisende dokumentasjon om gjennomførte tiltak overleveres.

Vurdering og beslutning om reaksjonsmønstre ved avvik håndteres av den enkelte kjede.

186 Bestillingsrutine og datautveksling for varer med kort holdbarhet

Bestillingsrutine og datautveksling for varer med kort holdbarhet

Alle forbrukernyheter følger felles rutiner for oppfylling av hyller.
For varer med holdbarhet kortere enn 60 dager vil distributørbestillingen(e) dekke oppfyllingsbehov og forventet supplering til detaljist de første salgsdagene, sjelden mer enn 6 dager.

Distributør vil gi leverandør tilgang til data som viser antall detaljister pr kjede som har salg på aktuell vare og antall F-pak solgt (POS), periodisert og akkumulert.
Data leveres i de første 8 uker etter lansering.

Leverandør forutsettes å ha høy beredskap for iverksetting av eventuelle tiltak for å sikre kontinuerlig leveringsevne.

182 Sortimentsendringer utenfor avtalte endringsvinduer

Sortimentsendringer utenfor avtalte endringsvinduer

Ved behov for endringer utenfor avtalte endringsvinduer skal man, så langt det er praktisk mulig, følge denne standards tidslinjer og prosesser.

Endringer avtales bilateralt og skal normalt ikke medføre ombygging av butikkhyller.

Endringer av ren teknisk karakter, f.eks endrede merkekrav, mindre justeringer av emballasje kan gis forenklet administrativ behandling, avtales bilateralt.

159 Retningslinjer for Sporing/Tilbakekalling/Tilbaketrekking

Retningslinjer for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking

Det er utarbeidet retningslinjer for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking i dagligvarebransjen.
Dette er anbefalinger som aktørene bilateralt må avtale om skal følges eller ikke.

Retningslinjene er basert på norske og internasjonale bestemmelser om mattrygghet og sporbarhet:

• Norsk lov om matproduksjon og mattrygghet (Matloven, 1. januar 2004.)
• EUs Food Law (Forordning EC 178/2002, januar 2002), inklusiv bestemmelsr om sporbarhet som trådte i kraft 1.januar 2005.

I tillegg har Produktansvarsloven også generelle regler om sikkerhet og ansvar for produkter (food og non-food) som leveres i markedet, samt at det finnes spesielle bestemmelser for legemidler, som også regulerer krav til sporbarhet.

Mattilsynet har hatt retningslinjene til gjennomsyn og har bidratt med kommentarer på relevante områder.

Retningslinjene er bransjens tolkning av eksisterende lover og regler.
Retningslinjene er ikke juridisk prøvet, og det finnes i dag ikke rettspraksis på området.
Ved innføring av de enkleste systemene vil lovkravene til sporing etter bransjens oppfatning være tilfredsstilt.
Enkelte typer næringsmidler kan være pålagt ytterligere krav om sporing fra myndighetene.

Mer om juridisk forankring finnes i Juridisk forankring av retningslinjer for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking.

Måletting for retningslinjene
Retningslinjene har som mål «Å bidra til å oppfylle forbrukernes forventninger til trygge produkter».

Målgruppe for retningslinjene

• Ledere av kvalitetssikring
• Ledere for forsyningskjede/logistikk
• Ledere for fabrikk og lager
• Kunde- og forbrukertjenester
• Juridiske avdelinger
• Kommunikasjonsledere
• IT
• Personer med ansvar for implementering av sporing og sporbarhetsløsninger

Graden av implementering og hvilken infrastruktur en bedrift har valgt, avgjør hvilke investeringer som må gjøres.
Kostnadene kan være betydelige, men kostnadene ved ikke å ha en slik funksjon, eller å ha ineffektive systemer, kan også være betydelige.

Det er en felles oppfatning i dagligvarebransjen at bruken av felles retningslinjer og standarder forbedrer effektiviteten og reduserer de totale kostnadene i verdikjeden.

129 Vurdere bruk av dynamisk holdbarhet

Vurdere bruk av dynamisk holdbarhet

«Utgått på dato» er den viktigste årsaken til matsvinn i verdikjeden. En mer fleksibel holdbarhetsmerking i løpet av året vil kunne bidra til å redusere matsvinn.

Holdbarhet påvirkes av en rekke forhold som kan variere. Det er anledning til å angi økt holdbarhetstid i perioder eller for batcher. Dette betegnes som «dynamisk holdbarhet». I praksis betyr det at total holdbarhet utvides når forholdene gir anledning til det.

Leverandør bør informere kunden dersom dynamisk holdbarhet tas i bruk.

I følge Mattilsynet er bruk av dynamisk holdbarhet innenfor dagens regelverk: «Det er produsenten som vurderer og setter holdbarhetsdato på matvaren. Produsentene kjenner til råvarene og prosessene som er brukt. Holdbarhetstiden skal settes ut fra vanlige og realistiske betingelser for transport, oppbevaring og salg. Dette er ikke til hinder for at produsentene kan ta hensyn til at det også kan være ulike ytre betingelser for matvarenes holdbarhet. I praksis setter produsentene ofte holdbarhetstiden ut fra de mest krevende, men realistiske betingelsene i løpet av året. Så lenge virksomheten har full kontroll og oversikt over betingelsene, er det ikke noe i veien for at de kan sette ulik holdbarhet gjennom året for samme produkt. Det vil si at matvarene gis en holdbarhet som er tilpasset sesong, temperatur og andre forutsetninger.»

Mer informasjon finnes her: http://www.mattilsynet.no/mat_og_vann/merking_av_mat/generelle_krav_til_merking_av_mat/holdbarhetsmerking_paa_matvarer.2711

Eksempler som ved bruk av dynamisk holdbarhet bør gi flere dagers holdbarhet enn det som ofte er praksis i dag:

• Forskjellig temperatur gjennom året

For å gjøre en realistisk vurdering tar produsent utgangspunkt i at produktene blir oppbevart i normal ute/romtemperatur i kortere tidsrom gjennom verdikjeden, for eksempel ved omlastning, varepåfylling i butikk, i forbrukernes handlevogn, ved transport hjem fra butikken og i hjemmet (inn og ut av kjøleskapet og oppbevaring på kjøkkenbordet). I sommerperioden er ute/romtemperaturen høyere og har dermed større påvirkning på holdbarheten. For å gjøre en realistisk vurdering tar man da ofte høyde for forutsetningene i sommerperioden og fastsetter holdbarhetstiden ut fra dette, og samme holdbarhetstid blir normalt brukt hele året.

• Forskjellig holdbarhet basert på ulik teknologi

Bedrifter kan ha ulike produksjonsmetoder og/eller hygienestandarder. For å gjøre en realistisk vurdering tar man utgangspunkt i den teknologien som gir kortest holdbarhetstid.

• Forskjellig holdbarhet på råvarene

Forskrift(er) eller interne regler fastsetter at man kan bruke råvarer som er opptil x dager «gamle» fra et gitt tidspunkt i produksjonsprosessen. Da fastsettes holdbarheten ut fra at man bruker x dager gammel råvare hver gang. Dette til tross for at man ofte bruker ferskere råvare enn x dager.

• Forskjellig råvarekvalitet

Råvarekvalitet kan variere naturlig i løpet av et år, og i noen tilfeller kan dette påvirke holdbarhetstiden. For å gjøre en realistisk vurdering, tar man utgangspunkt i den råvaren som har kortest holdbarhet, og benytter normalt samme holdbarhetstid på de ferdige matvarene gjennom hele året.

Dynamisk holdbarhet og EPD-basen

Det er ikke behov for noen endringer i EPD-basen for å ta i bruk dynamisk holdbarhet.

Det er produktets korteste holdbarhet i løpet av året som leverandør skal melde inn til EPD-basen.

133 Fastsette total holdbarhetstid på et produkt og krav til merking av denne

Fastsette total holdbarhetstid på et produkt og krav til merking av denne

Ansvaret for å fastsette type holdbarhetsmerking og total holdbarhetstid ligger hos produsent. Holdbarhetstiden regnes fra produktet er salgsklart, f.eks. fra etter at produktet er ferdig modnet og kontrollert.

Produktets faktiske holdbarhetstid påvirkes av en rekke forhold, primært råvarens egenskaper og ekstern påvirkning.
Produsent oppfordres til å vurdere om dynamisk holdbarhetsmerking kan praktiseres.
Dette innebærer at total holdbarhetstid utvides når forholdene gir anledning til dette.
Antall «stemplingsdager» kan derfor på enkelte produkter være flere enn antall holdbarhetsdager.
I følge Mattilsynet, er bruk av dynamisk holdbarhet innenfor dagens regelverk.

Merking
Emballasjen (F-pak og D-pak) skal merkes i henhold til produsentens valg av type holdbarhetsmerking og total holdbarhetstid.

157 Eksempler prioriterte måltall

Servicegrad måles i %

Måltall Leveringsgrad mengde – tilgjengelighet

Dersom det er bestilt 100 salgsenheter, og 98 salgsenheter leveres ved første leveringstilfelle, er servicegrad 98%.

Måltall Til riktig tid – pålitelighet

Om det blant 10 ordrer er avtalt at leveransene skal være ankommet mottaker på spesifikke datoer/gitte tidsvinduer, og 1 av leveringene ankommer før eller etter avtalt dato/tidsvindu, er servicegrad 90%.

Måltall Korrekt administrasjon – sikkerhet

Eksempel 1:

Av 10 ordrer har 1 faktura en prisfeil, faktura for en annen ordre inneholder varer som er rapportert til leverandøren var beheftet med feil ved ankomsten, og leveransen på en tredje ordre mangler pakkseddel.
Disse 3 feilene genererer 3 kreditnotaer/avvik og servicegrad er 70%.

Eksempel 2:

Av 10 ordrer er det på faktura for én av ordrene en prisfeil på en vare, samt at en annen vare på samme faktura har en feil/mangel som er meldt tilbake til leverandøren.
Dersom feilene kan korrigeres på én og samme kreditnota, er servicegrad 90%.

127 Utarbeide rutiner for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking

Utarbeide rutiner for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:

• Retningslinjer for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking, og hvordan disse er juridisk forankret
• Krav til sporing av varer, og hvilke produktområder som er omfattet av retningslinjene
• Krav til sporingsinformasjon og merking
• Hvordan utvikle interne beredskapsrutiner for uønskede hendelser eller kriser

 

113 Rutine ved forsinkelser

Rutine ved forsinkelser

Ved forsinkelse skilles mellom varslede og ikke varslede. Det er etablert egne rutiner for:

• Rutine ved varslede forsinkelser
• Rutine ved ikke-varslede forsinkelser

161 Juridisk forankring av retningslinjer for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking

Juridisk forankring av retningslinjer for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking

Regler om produktsikkerhet og sporbarhet finnes definert i flere lover og forskrifter.

Sentralt i disse retningslinjene står:

• Lov om produktansvar av 23.12.1988
• Lov om matproduksjon og mattrygghet mv. av 19.12.2003 (Matloven)

Produktansvarsloven gjelder det erstatningsansvar en produsent har for skade som voldes av et produkt framstilt eller satt i omsetning som ledd i hans yrke, ervervsvirksomhet eller dermed likestilt virksomhet (§1). Produsenten plikter å erstatte skade som hans produkt volder, og som skyldes at det ikke byr den sikkerhet som en bruker eller allmennheten med rimelighet kunne vente (§2).

Matlovens formål er å sikre helsemessig trygge næringsmidler og fremme helse, kvalitet og forbrukerhensyn langs hele produksjonskjeden, samt ivareta miljøvennlig produksjon (§1, 1. ledd).

Lovens saklige virkeområde er alle forhold i forbindelse med produksjon, bearbeiding og distribusjon av innsatsvarer og næringsmidler, herunder drikkevann. Loven omfatter også alle forhold i forbindelse med produksjon av materialer og gjenstander som er bestemt til å komme i kontakt med, eller kan ha innvirkning på innsatsvarer eller næringsmidler. Videre gjelder loven all bruk av innsatsvarer (§2, 1. ledd).

Loven har i § 11 en bestemmelse om sporbarhet der Kongen kan gi forskrifter. I Ot.prp. nr. 100 (2002-2003) om matloven heter det (s.221) «Departementet gjennomførte sporbarhetskravet slik det følger av EUs Food Law, fra det tidspunkt bestemmelsen trådte i kraft i EU (1.1.2005)».

I tillegg vises det til at bestemmelsen gir hjemmel til videreføring av eksisterende sporbarhetsbestemmelser (kjøtt).

Matloven omfatter også emballasje i tillegg til selve næringsmidlene, mens EU Food Law ikke gjør det. EU vil legge inn krav til sporbarhet når det gjelder emballasje i sitt emballasjedirektiv Forordning EC 94/62)

Forskrift om sporbarhet av næringsmidler og fôr.

Forskriften trådte i kraft 1.1.2005 og retter seg mot driftsansvarlig for næringsmiddel- og fôrforetak i alle ledd i produksjon, bearbeiding og distribusjon. Hovedprinsippet for ansvar er det samme som i EUs Food Law: Hvert ledd i verdikjeden skal kunne spore sine produkter ett ledd fram og ett ledd tilbake.

IK-mat forskriften (Forskrift om internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen)

skal sikre en systematisert gjennomføring av tiltak for å oppfylle næringsmiddellovgivningen. Forskriften krever bl.a. at bedriftene skal fastlegge og gjennomføre effektive rutiner for styring og kontroll med kritiske punkter i sin virksomhet. Skriftlige prosedyrer for krisehåndtering, tilbaketrekking og tilbakekalling bør inngå i bedriftens system for internkontroll.

EUs Food Law (Forordning EC 178/2002)har bestemmelser knyttet til sporbarhet i artiklene 13, 14, 17, 18 og 19.

Loven beskriver sporbarhet som: «muligheten til å spore og følge et næringsmiddel, et fôr, et dyr bestemt til næringsmiddelproduksjon eller et stoff som er bestemt til eller kan forventes å bli tilsatt næringsmidler eller fôr, gjennom alle ledd i produksjon, bearbeiding og distribusjon.»

Hovedprinsippet for ansvar for sporbarhet er at hvert ledd i verdikjeden skal kunne spore sine produkter ett ledd fram og ett ledd tilbake.

Merk: Lovteksten handler om resultater bedriftene må oppnå. De har imidlertid ingen forpliktelser når det gjelder måten de oppnår resultatene på.

For oppdatert informasjon om lover og regler, se:
www.mattilsynet.no
www.lovdata.no
www.regelhjelp.no

166 Produktområder omfattet av retningslinjer for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking

Produktområder omfattet av retningslinjer for sporing, tilbakekalling og tilbaketrekking

Retningslinjene omfatter sporbarhet for:

• innsatsvarer, planter, dyr eller næringsmidler
• materialer og gjenstander som er bestemt til å komme i kontakt med, eller kan ha innvirkning på innsatsvarer eller næringsmidler.

Retningslinjene anbefales benyttet på matvarer og non-food produkter, unntatt legemidler. 

Områder som ikke er beskrevet i retningslinjene

• Interne sporingssystemer
• Fôr, allergeniske praksiser og jordbrukspraksiser, inkludert bruken av GMO-er
• Forhindring av forurensning (f.eks. desinfeksjonsmidler)
• Utvikling og implementering av kvalitetssikring i en bedrift
• Implementering av produkt- og/eller pallmerkingssystemer osv.

At områdene over ikke er beskrevet i retningslinjene betyr ikke at det ikke finnes bestemmelser om eller reguleringer av dette andre steder.

TestGrounds

S013-02_Meldingsbeskrivelse_EANCOM

118 Leveranse

Leveranse omfatter følgende delprosesser:

• Plukke, pakke og merke leveransen
• Utarbeide dokumentasjon, sende og motta Pakkseddel
• Hente hos leverandør, transport til distributør/detaljist
• Varemottak

123 Oppgjør

Prosessen omhandler oppgjør for leveranser.  Den dekker alle tre distribusjonsformer:

• Leveranser over distributør
• Leveranser direkte til butikk
• Leveranser via crossdock

Oppgjør er basert på at all dokumentasjon knyttet til leveransen skal utveksles i elektronisk form (EDI)

I tillegg beskriver prosessen ulike servicegradmålinger som kan gjøres for å dokumentere partenes prestasjoner, fra bestilling, via leveranse, til oppgjør har funnet sted.

Målingene er typisk knyttet til:

• Riktig mengde
• Riktig tid
• Korrekt dokumentasjon

Oppgjør omfatter følgende delprosesser:

• Fakturering
• Måling servicegrad

Search

[siq_ajax_search]