Listing, full informasjonsbredde, prognose og leveringsevne
Denne delprosessen består av disse punktene (A3-A5 i tidslinje)
- Tilbakemelding på listing/hovedsortiment og bekrefte leveringsevne
- Tidsstyrt eller beholdningsstyrt sortimentsendring
- Grunndata registrering – komplettering av full informasjonsbredde
- Prognose og leveringsbekreftelse (A4 i tidslinje)
- Rutine ved forsinkelse fra leverandør/EMV
- Sortimentsendringer utenfor avtalte tidsvinduer
Tilbakemelding på listing/hovedsortiment og bekrefte leveringsevne (A3-A6 i tidslinje)
Tilbakemeldingen fra kjede skal inneholde:
- Sortimentsklassifisering per profilkjede (ny og gammel klassifisering)
- Valgt inn- og utfasingsmetode (tidsstyrt eller beholdningsstyrt)
- Inkl oversikt hvilke produkter som er linket
- Produkter som delistes
- Tidspunkt for tilbakemelding om sortiment er senest U‐8.
Dersom kjedenes sortimentsvalg fører til at leverandør beslutter å kansellere eller utsette lansering skal dette meldes til aktuelle kjeders kategoriansvarlig senest fredag i U-6.
Avvik fra ordinær nedtrapping må kommuniseres tydelig i rimelig tid.
Ved vareknapphet hos leverandør er det volum bekreftet i U-6 (A4 i tidslinje) som er førende for avvikshåndtering ref.
rutine ved forsinkelse fra leverandør/EMV.
Dog gjelder at ordrebekreftelse på bestillinger (A6) levert senest ila tirsdag i U-3 er å betrakte som bindende avtale. Ordrebekreftelser skal gis onsdag U-3 (A6.1). Gjeldende frister finnes under nedlastinger.
Endringslogg
Tidsstyrt eller beholdningsstyrt sortimentsendring
Sortimentsendring kan gjøres beholdningsstyrt eller tidsstyrt.
Beholdningsstyrt sortimentsendring innebærer at utgående vare selges til beholdning er på lavt nivå eller sluttsolgt og at salg av ny vare starter deretter.
Ved beholdningsstyrt sortimentsendring vil ny vare erstatte en utgående vare, og/eller ta over dennes plass i hyllen – link/varekobling benyttes. Salgsstart vil avhenge av beholdninger og omsetning på utgående vare. Leverandør og kjede må avtale hvilke beholdninger som inngår og beregne tidspunkt for overgangen. Kampanjer eller andre tiltak for å forsere endringen kan avtales. Det er naturlig å fastsette en siste frist for levering av utgående vare.
Beholdningsstyrt sortimentsendring innebærer betydelig lavere risiko for tomme hyller og svinn i hele verdikjeden og bør velges så langt det er mulig.
Optimal beholdningsstyrt sortimentsendring forutsetter nært samarbeid mellom leverandør og den enkelte grossist, herunder dialog om varebeholdninger og salgsutvikling. Det vil ikke være forhåndsordre fra grossist i U-3 ved beholdningsstyrt innfasing. Ordre og oppstart avtales bilateralt.
Tidsstyrt sortimentsendring innebærer at det settes en dato for salgsstart av vare. Tidsstyrt sortimentsendring velges når beholdningsstyrt ikke er optimal, f.eks ved innfasing av vare som gis tung salgsstøtte eller hvor varens fysiske egenskaper forutsetter ombygging av hylle. Ved tidsstyrt innfasing skal aktuelle grossistlager og butikker fylles opp samtidig. Volumet for dette er betydelig og må beregnes separat – omtalt som «pipeline fill»
Nyheter som ønskes distribuert i flere handelskjeder lanseres i et av bransjens felles lanseringsvinduer.
Grunndata registrering i EPD (A1 og A3.1 i tidslinje) og kontrollmåling EPD Sjekkpunkt (A8 i tidslinje)
Eventuelle møter skal avtales i rimelig tid. Begge parter skal bidra til løpende dialog.
Leverandør må registrere tilstrekkelig grunndatainformasjon i EPD-basen til at produktet får tildelt et EPD-nummer Dette er fase 1 av grunndataregistrering, og skal skje senest i U-15 (tidslinje A1).
Resterende relevante grunndatainformasjoner iht definert informasjonsbredde skal etter sortimentsbekreftelse registreres innen U-6 (tidslinje A3.1). Dette er fase 2 av grunndataregistrering.
Siste frist for innlevering av produkt for kontrollmåling hos EPD Sjekkpunkt/Tradesolution er fredag i U-3 (tidslinje A8).
Det henvises for øvrig til egen prosessbeskrivelse på www.tradesolution.no.
Endringslogg
Prognose og leveringsbekreftelse (A4 i tidslinje)
Ved beholdningsstyrt innfasing vil erstatningsprodukt oftest få et salgsvolum og -profil som utgående produkt. Det vil normalt ikke være behov for egne prognoser men tett dialog om innfasingstid.
Ved tidsstyrt innfasing deles prognosen i tre og fastsettes av leverandør:
- Oppfylling av pipeline
Kalkulasjon basert på informasjon fra kunde om listing/antall lokasjoner (lager og hyller) samt mengde pr lokasjon jfr. tidslinje A3. 2.
- Forbruker kjøp
Uttrykkes som antall d-pak pr uke gitt listing.
- Kampanjer
Kjeder som ønsker å gjennomføre kampanjer på nyheter følger kjedens ordinære frister mht. manus, prognose/forhåndsordre.
Leverandør skal bekrefte leveringsevne i U-6.
Tradesolution har utviklet en portal for utveksling av salgsprognoser mellom leverandør og distributør, i første omgang for nylanseringer og sortimentsendringer.
REMA og COOP bruker denne løsningen, mens Norgesgruppen/ASKO benytter egen leverandørportal.
Eksempel på skjermbilde fra prognoseportalen
Rutine ved forsinkelser fra leverandør/EMV
Enhver forsinkelse skal umiddelbart varsles med den informasjon som er tilgjengelig på varslingstidspunktet. Melding skal sendes kategori og logistikk.
Ved forsinkelse skilles mellom varslede og ikke varslede.
Les mer om:
Rutine ved varslede forsinkelser
Rutine ved ikke-varslede forsinkelser
Gjeldende frister finnes under nedlastinger.
Sortimentsendringer utenfor avtalte endringsvinduer
Ved behov for endringer utenfor avtalte endringsvinduer skal man, så langt det er praktisk mulig, følge denne standards tidslinjer og prosesser.
Endringer avtales bilateralt og skal normalt ikke medføre ombygging av butikkhyller.
Endringer av ren teknisk karakter, f.eks endrede merkekrav, mindre justeringer av emballasje kan gis forenklet administrativ behandling, avtales bilateralt.
Lansering skal ikke utsettes
Lansering skal ikke utsettes som følge av store avvik mellom prognose (A4 i tidslinje) og faktisk bestilling. Generelt skal nyheter være klare for henting hos leverandør fra og med mandag U-2, eller til avtalt tid.
