Fakturering
Delprosessen beskrives de krav, anbefalinger og retningslinjer STAND har, som kan være relevant ved oppgjør for leveranser til en kunde, uavhengig av distribusjonsmåte.
Prosessen er basert på at all dokumentasjon utveksles på EDI.
Delprosessen består av følgende aktiviteter:
- Sende faktura
- Motta faktura og sende fakturakvittering
- Motta fakturakvittering
Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:
- Hvordan EDI brukes i varehandelen generelt, og i faktureringsprosessen spesielt
- Krav til, og innhold i EDI-meldinger for
- Faktura
- Fakturakvittering
- EDI utvekslingsavtale
- Generisk beskrivelse av oppgjørsprosess
Bruk av EDI i varehandelen
EDI – Electronic Data Interchange – brukes i dagligvarebransjen til å utveksle handelsdokumentene Ordre, Ordrekvittering, Ordrebekreftelse, Pakkseddel, Faktura og Fakturakvittering.
EDI finnes i ulike former, fra helautomatiserte løsninger hos kunde og leverandør, til web-løsninger hvor informasjon blir registrert manuelt.
EDI benyttes for alle distribusjonsformer.
Oversikt over EDI-meldinger, og i hvilke prosesser de er brukt
Hvilke EDI-meldinger som skal brukes varierer med distribusjonsform.
En oversikt over dette, sammen med frister for når meldingene skal sendes er beskrevet i EDI-melding, distribusjonsform og frister.
Før EDI tas i bruk er det nødvendig å avklare hvilke meldinger som skal benyttes, meldingsformater, utvekslingsmåter, elektroniske meldingsadresser, mm. Dette gjøres i EDI Utvekslingsavtale.
Her spesifiseres også andre bilaterale forhold i tilknytning til utveksling av EDI-meldinger.
Hvordan komme i gang med EDI er beskrevet i Implementere EDI i varehandelen.
For å ta EDI i bruk må handelsddokumentene oversettes til et EDI format.
Følgende formater er tilgjengelig og beskrevet i:
- Meldingsbeskrivelse EANCOM for Ordre, Ordrekvittering, Ordrebekreftelse, Pakkseddel, Faktura, Fakturakvittering
- Meldingsbeskrivelse XML for Ordre, Ordrekvittering, Ordrebekreftelse, Pakkseddel, Faktura, Fakturakvittering
Ved revidering av EDI-formatene dokumenteres dette i Endringslogg gjeldende versjon vs tidligere versjoner
Endringslogg
Sende og motta faktura og fakturakvittering
Sende faktura
På bakgrunn av hvilke produkter og kvantum som er levert, samt øvrige salgs- og leveringsbetingelser, produserer leverandøren en faktura og sender til kunde/fakturamottaker.
Faktura skal sendes på EDI dersom ikke annet er bilateralt avtalt.
Én faktura skal bare omfatte leveranse på én pakkseddel.
Ved leveringsbetingelse Ex Works, skal én faktura bare omhandle varer utlevert fra ett lager.
Dersom kreditnota sendes skal én kreditnota bare referere til én faktura.
Faktura skal være fortløpende nummerert, angi utleveringssted, fakturadato samt leverandørens og kjøperens navn og adresse. Fakturaen skal gi opplysninger om varens betegnelse, mengde og pris, i tillegg til avgifter og gebyrer.
Motta faktura og sende fakturakvittering
Dersom leverandør ønsker det kan det avtales bilateralt at kunden skal sende en fakturakvittering til leverandør som bekreftelse på at kunden har mottatt faktura.
Fakturakvittering skal sendes på EDI dersom ikke annet er bilateralt avtalt.
Fakturakvitteringen finnes i to versjoner; enkel og avansert. Forskjell er detaljeringsgrad på innhold. Hvilken versjon som benyttes må avtales bilateralt.
Følgende innhold kan inngå:
- Funksjonskode, som viser hvordan kunden har behandlet faktura
- Mottatt og kontrollert
- Mottatt men ikke kontrollert
- Ikke akseptert
- Feilkode, som viser hva som er feil dersom kunden har angitt funksjonskode = Ikke akseptert:
- Feil fakturabeløp i forhold til grunnlag
- Faktura mottatt tidligere
- Feil på GLN i adressefeltet til kjøper
- Ingen EDI-avtale mellom partene
Én fakturakvittering skal kun omhandle én faktura.
Fakturakvittering kan også sendes ved mottak av kreditnota. Samme regler som for faktura gjelder.
Motta fakturakvittering
Hvordan fakturakvittering brukes videre av leverandøren i interne systemer omfattes ikke av retningslinjene for STAND.
