Ordre
Denne delprosessen består av følgende aktiviteter:
- Sende ordre
- Motta ordre og returnere ordrekvittering
- Motta ordrekvittering
Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:
- Hvordan EDI brukes i varehandelen generelt, og i bestillingsprosessen spesielt
- Krav til EDI-meldinger
- EDI utvekslingsavtale
- Generisk beskrivelse av bestillingsprosess
- Bilaterale avtaler rundt fordeling av holdbarhetstid på produkter som omfattes av dette
Bruk av EDI i varehandelen
EDI – Electronic Data Interchange – brukes i dagligvarebransjen til å utveksle handelsdokumentene Ordre, Ordrekvittering, Ordrebekreftelse, Pakkseddel, Faktura og Fakturakvittering.
EDI finnes i ulike former, fra helautomatiserte løsninger hos kunde og leverandør, til web-løsninger hvor informasjon blir registrert manuelt.
EDI benyttes for alle distribusjonsformer.
Oversikt over EDI-meldinger, og i hvilke prosesser de er brukt
Hvilke EDI-meldinger som skal brukes varierer med distribusjonsform.
En oversikt over dette, sammen med frister for når meldingene skal sendes er beskrevet i EDI-melding, distribusjonsform og frister.
Før EDI tas i bruk er det nødvendig å avklare hvilke meldinger som skal benyttes, meldingsformater, utvekslingsmåter, elektroniske meldingsadresser, mm. Dette gjøres i EDI Utvekslingsavtale.
Her spesifiseres også andre bilaterale forhold i tilknytning til utveksling av EDI-meldinger.
Hvordan komme i gang med EDI er beskrevet i Implementere EDI i varehandelen.
For å ta EDI i bruk må handelsddokumentene oversettes til et EDI format.
Følgende formater er tilgjengelig og beskrevet i:
- Meldingsbeskrivelse EANCOM for Ordre, Ordrekvittering, Ordrebekreftelse, Pakkseddel, Faktura, Fakturakvittering
- Meldingsbeskrivelse XML for Ordre, Ordrekvittering, Ordrebekreftelse, Pakkseddel, Faktura, Fakturakvittering
Ved revidering av EDI-formatene dokumenteres dette i Endringslogg gjeldende versjon vs tidligere versjoner
Endringslogg
Ordre
Sende ordre
En bestilling sendes i form av en EDI ordre, og spesifiserer varer/ytelser som bestilles under de betingelser som er avtalt mellom selger og kjøper.
Ordren skal oppfylle bilaterale avtaler spesifisert i EDI utvekslingsavtale.
I ordren angis bl.a. kjøper og selger, produkt, mengde, ønsket leveringsdato og leveringssted.
Ordren skal sendes i henhold til avtalt ordrestopptid.
Mulige korreksjoner som kan gjøres på en ordre etter at den er avsendt:
- Kansellering av ordren kan gjøres på følgende alternative måter:
- Det avtales på telefon at leverandør skal sende en EDI ordrebekreftelse, med 0 i antall på alle varelinjer
- Det avtales på telefon at ordren slettes manuelt i systemet hos begge parter
- Tilleggs-ordre for leveranse på samme tid som hoved-ordre må gjøres innenfor avtalt ordrestopptid for hoved-leveransen. Dette gjøres ved å legge en ordinær EDI ordre på de produkter og kvanta som skal bestilles i tillegg.
- Endringer på en avsendt ordre kan gjøres på følgende alternative måter:
- Det avtales at det skal sendes en EDI ordrebekreftelse med 0 på de varelinjer som skal endres, hvorpå det sendes en ny EDI ordre på de varelinjer som skulle endres
- Det avtales på telefon at opprinnelig ordre slettes, og at det deretter sendes ny EDI ordre
- Det avtales på telefon at det sendes en EDI ordrebekreftelse med 0 på alle varelinjer, og at det deretter sendes ny EDI ordre
Spesielle forhold knyttet til Ordre
Ordrenummeret skal være unikt for hver bestilling som sendes fra en kjøper.
Leverandør skal avvise en bestilling med ordrenummer som er mottatt og behandlet tidligere.
For enkelte produkter gjelder at det foreligger en bilateral avtale om hvordan holdbarhetstid skal fordeles mellom partene. Se Inngåelse av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhetstid.
For EXW leveringsbetingelser gjelder at én ordre skal bare omfatte én leveranse fra ett hentested til ett leveringssted og én ønsket leveringsdato.
For leveringsbetingelser hvor leverandør er ansvarlig for transport gjelder det samme, bortsett fra at ordren kan inneholde leveranser fra flere hentesteder.
Motta ordre og returnere ordrekvittering
Leverandør skal om dette er avtalt i EDI utvekslingsavtale returnere en EDI ordrekvittering, umiddelbart etter at bestilling er mottatt.
Ordrekvittering har som funksjon å bekrefte ovenfor kunden at leverandør har mottatt ordren. Ordrekvittering inneholder ingen informasjon på om kunden får levert de bestilte varer eller ikke.
Motta ordrekvittering
Når ordrekvittering mottas gir det kunden en forsikring på at ordren ble mottatt av leverandør,
Hvordan ordrekvittering eventuelt brukes videre av kunden i interne systemer omfattes ikke av retningslinjene.
