Bekrefte ordre

Denne delprosessen består av følgende aktiviteter:

• Behandle ordre og sende ordrebekreftelse
• Motta og behandle ordrebekreftelse

Områder som blir berørt og som omfattes av retningslinjer fra STAND er:

• Hvordan EDI brukes i varehandelen generelt, og i ordrebekreftelsesprosessen spesielt
• Krav til EDI-meldinger
• EDI utvekslingsavtale
• Generisk beskrivelse av ordrebekreftelsesprosess
• Vurderinger knyttet til leveringsdyktighet og midlertidig utsolgt
• Bilaterale avtaler rundt fordeling av holdbarhetstid på produkter som omfattes av dette

Bruk av EDI i varehandelen

EDI – Electronic Data Interchange – brukes i dagligvarebransjen til å utveksle handelsdokumentene Ordre, Ordrekvittering, Ordrebekreftelse, Pakkseddel, Faktura og Fakturakvittering.

EDI finnes i ulike former, fra helautomatiserte løsninger hos kunde og leverandør, til web-løsninger hvor informasjon blir registrert manuelt.

EDI benyttes for alle distribusjonsformer.

Oversikt over EDI-meldinger, og i hvilke prosesser de er brukt

Hvilke EDI-meldinger som skal brukes varierer med distribusjonsform.

En oversikt over dette, sammen med frister for når meldingene skal sendes er beskrevet i EDI-melding, distribusjonsform og frister.

Før EDI tas i bruk er det nødvendig å avklare hvilke meldinger som skal benyttes, meldingsformater, utvekslingsmåter, elektroniske meldingsadresser, mm. Dette gjøres i EDI Utvekslingsavtale.

Her spesifiseres også andre bilaterale forhold i tilknytning til utveksling av EDI-meldinger.

Hvordan komme i gang med EDI er beskrevet i Implementere EDI i varehandelen.

For å ta EDI i bruk må handelsddokumentene oversettes til et EDI format.
Følgende formater er tilgjengelig og beskrevet i:

• Meldingsbeskrivelse EANCOM for Ordre, Ordrekvittering, Ordrebekreftelse, Pakkseddel, Faktura, Fakturakvittering
• Meldingsbeskrivelse XML for Ordre, Ordrekvittering, Ordrebekreftelse, Pakkseddel, Faktura, Fakturakvittering

Ved revidering av EDI-formatene dokumenteres dette i Endringslogg gjeldende versjon vs tidligere versjoner

Endringslogg

28.03.2023: Diverse presiseringer/tydeliggjøringer

Bekrefte ordre

Behandle ordre og sende Ordrebekreftelse

Ved mottak av ordre skal leverandøren sjekke at ordren oppfyller bilaterale avtaler spesifisert i EDI utvekslingsavtale.

Frist for sending av Ordrebekreftelse

Ordrebekreftelsen skal sendes senest 3 timer etter ordrestopptid. Dersom det ikke er mulig å overholde 3-timers frist, kan det avtales bilateralt hva fristen skal være.

For leveranser med bestilling og henting samme dag gjelder bilaterale frister

Bilaterale frister skal avtales skriftlig mellom partene.

Sjekk av leveringsdyktighet

Det skal sendes en ordrebekreftelse som bekrefter det leverandøren med høy grad av sannsynlighet forventer vil bli levert. Distributør er innforstått med at det kan oppstå et avvik mellom hva som bekreftes levert og hva som faktisk blir levert. Ved gjentagende avvik over tid vil partene gå i dialog om hvordan forholdet kan rettes, på en konstruktiv og smidig måte.

Det skal ikke bekreftes mer enn opprinnelig bestilt uten at det foreligger en avtale

Ved sjekk på leveringsdyktighet skal det tas hensyn til eventuelle bilaterale avtaler, som muliggjør at det kan leveres varer som under vanlige vilkår ikke oppfyller kravene til fordeling av total holdbarhetstid mellom aktørene. Se Inngåelse av bilaterale avtaler for fordeling av holdbarhet

Produkter det ikke er bilateral avtale på må ha en restholdbarhet som tilfredsstiller kravene til fordeling mellom aktørene som spesifisert i Tabell for fordeling av total holdbarhetstid på en vare.

Informasjon som skal utveksles ved midlertidig utsolgt

Dersom en vare er midlertidig utsolgt er det et ønske fra distributørene om at tidspunkt for når varen er forventet tilgjengelig for salg, kan returneres i ordrebekreftelsen.  Dette må imidlertid avtales bilateralt. Dersom leverandøren ikke har systemer som gir mulighet til å informere om dette i ordrebekreftelsen skal denne informasjonen utveksles på andre bilateralt avtalte måter. Ved å utveksle informasjon om når en midlertidig utsolgt vare forventes å være tilgjengelig for salg, vil dette kunne brukes aktivt i bestillingen

Reservering av kvantum til en ordrebekreftelse

Når ordrebekreftelsen sendes må leverandør reservere kvantumet som bekreftes levert, til den aktuelle ordren.

Bekreftet kvantum versus hva som kan leveres på leveransetidspunkt

Dersom det i ordrebekreftelsen bekreftes et antall som avviker fra hva som er bestilt, er det hva som er angitt i ordrebekreftelsen som skal inngå i leveransen til kjøper.

Dette gjelder også om leverandør i mellomtiden skulle bli leveringsdyktig.

Krav til ordrebekreftelsen

• Ordrebekreftelsen skal sendes på EDI
• Det skal sendes én ordrebekreftelse per bestilling
• Ordrebekreftelsen skal sendes i henhold til frist
• I ordrebekreftelsen skal det oppgis en kode som gir kunden en rask forståelse av status på bestillingen. Én av følgende koder skal sendes:
  • Ordren er akseptert og leveres fullt ut
  • Ordren er akseptert, men kan ikke leveres fullt ut
  • Ordren er akseptert, men inneholder ett eller flere varenummer som er utgått
  • Ordren er akseptert, men inneholder ett eller flere varenummer som er ukjent
  • Ordren er akseptert og sjekket for vareinformasjon, men beholdningsinformasjon/leveringsdyktighet er ikke kontrollert
  • Ordren er akseptert, men det er avvik på en linje med en ikke-definert årsak
  • Ordren avvist (normalt grunnet syntaktiske feil i selve ordren)

For crossdock gjelder følgende tilbakemelding i tillegg til ovenstående:

• • Ordren er akseptert, men kvantum på en linje er redusert etter avtale med sluttkunde

• Det kan ikke sendes en ny ordrebekreftelse som skal erstatte en tidligere ordrebekreftelse, selv om leveringssituasjonen endres

Motta og behandle ordrebekreftelse

En ordrebekreftelse er en endelig avslutning på innkjøpsprosessen, og kunden skal derfor ikke svare på ordrebekreftelsen selv om denne skulle være endret ift. bestilling.

Ordrebekreftelsesnummeret fra leverandøren skal være unikt. Kunden skal avvise en ordrebekreftelse med et ordrebekreftelsesnummer som er mottatt og behandlet tidligere.

Hvordan ordrebekreftelsen brukes videre av kunden i interne systemer omfattes ikke av retningslinjene fra STAND.

Endringslogg