Grunndataregistrering og Produktpresentasjon
Prosessen beskriver hvilket løp informasjonen om og den fysiske varen skal følge og dette er illustrert i en tidslinje.
Hvilke områder standarden for sortimentsendringer gjelder for
Sortimentsendringer inkluderer inn- og utfasing av varer, både nyheter og kodeendringer/endret listing.
Vareforsyning av eksponeringsenhet og kampanjer omfattes ikke.
Sesongprodukter defineres som «Produkt som selges i en tidsavgrenset periode relatert til en mellom avtalepartene definert sesong»
Sesongprodukter lanseres etter samme mal som ordinære nyheter-, med følgende unntak:
- Sesongprodukter med lansering i tidsrommet L1-L2 presenteres ved innsalg av L1-nyheter foregående år
- Sesongprodukter med lansering i tidsrommet L2-L3 presenteres ved innsalg av L2-nyheter
- Sesongprodukter med lansering i tidsrommet L3-L1 presenteres ved innsalg av L3-nyheter
- Lanseringstidspunkt avtales bilateralt mellom leverandør og kunde.
Oversikt over sesongvinduer og respektive frister beskrives tydelig i avtaleverk mellom partene.
Bilaterale avtaler om f. eks pre-lansering og/eller kampanjer som ikke berører leveranser til andre parter, kan inngås. Prelansering defineres som «Bilateral avtale mellom leverandør og kunde om å lansere et produkt i forkant av ordinært lanseringsvindu eller sesong.»
Grunndataregistrering og Produktpresentasjon følger en tidslinje
Varer distribuert over distributør, via, crossdock eller direkte til detaljist følger samme løp.
Tidslinjen indikerer aller siste frist for gjennomføring av respektive aktivitet.
Mange av aktivitetene er sekvensielle, hvor oppstart forutsetter at tidligere aktiviteter er avsluttet.
Der det er mulig, oppfordres det til gjensidig involvering så tidlig som mulig i prosessen for å redusere kostnader og usikkerhet. Se også kommunikasjon og datautveksling.
Kjedene vil operere med ulike formularer, men de inneholder i store trekk det samme.
Gjeldende frister finnes under nedlastinger.
Grunndata registrering i EPD (A1 og A3.1 i tidslinje) og kontrollmåling EPD Sjekkpunkt (A8 i tidslinje)
Eventuelle møter skal avtales i rimelig tid. Begge parter skal bidra til løpende dialog.
Leverandør må registrere tilstrekkelig grunndatainformasjon i EPD-basen til at produktet får tildelt et EPD-nummer Dette er fase 1 av grunndataregistrering, og skal skje senest i U-15 (tidslinje A1).
Resterende relevante grunndatainformasjoner iht definert informasjonsbredde skal etter sortimentsbekreftelse registreres innen U-6 (tidslinje A3.1). Dette er fase 2 av grunndataregistrering.
Siste frist for innlevering av produkt for kontrollmåling hos EPD Sjekkpunkt/Tradesolution er fredag i U-3 (tidslinje A8).
Det henvises for øvrig til egen prosessbeskrivelse på www.tradesolution.no.
Endringslogg
Produktpresentasjon (A2 i tidslinjen)
I nyhetsmøtet presenterer leverandør sine nyheter og forslag til sortimentsendringer sammen med:
- Kjedens avtaleskjema (inkl. pris)
- Ferdig PRICAT‐melding
- Vareprøver (gjerne før i forbindelse med planleggingsfasen)
- Forslag til sortimentskoder
- Forslag til innfasingsmetode (tidsstyrt eller beholdningsstyrt)
- Forslag til delisting (tidsstyrt eller beholdningsstyrt)
- Nyhetsoppsummering (i noen kjeder)
Sortimentsendringer utenfor avtalte endringsvinduer
Ved behov for endringer utenfor avtalte endringsvinduer skal man, så langt det er praktisk mulig, følge denne standards tidslinjer og prosesser.
Endringer avtales bilateralt og skal normalt ikke medføre ombygging av butikkhyller.
Endringer av ren teknisk karakter, f.eks endrede merkekrav, mindre justeringer av emballasje kan gis forenklet administrativ behandling, avtales bilateralt.
Lansering skal ikke utsettes
Lansering skal ikke utsettes som følge av store avvik mellom prognose (A4 i tidslinje) og faktisk bestilling. Generelt skal nyheter være klare for henting hos leverandør fra og med mandag U-2, eller til avtalt tid.
Kommunikasjon og datautveksling
Leverandør og kjede holder hverandre oppdatert i alle forhold som kan ha relevans for vellykket sortimentsendring.
Salgs- og beholdningsdata gjøres tilgjengelig så snart de foreligger.
Måltall
Servicegrad – til grossist og til butikk – måles og utveksles. For definisjon av servicegrad henvises det til dokument Servicegrad-hensikt, typer måltall og forutsetninger med eventuelle presiseringer i kjede-/leverandøravtalen. Ved betydelig avvik i servicegrad er sortimentskoding og prognose derfor naturlige referansepunkter.
