Rutine ved registrering av en hendelse eller krise, i Tradesolution ReCall portal
1 Registrere ny sak
Produktet det gjelder skal identifiseres med et GTIN.
Alle produktvarianter/forpakningsnivåer produktet inngår i må registreres.
2 Bestemme alvorlighet og helsefare
Hendelsen skal graderes ut fra følgende helsefare:
- Medfører helsefare
- Mulig helsefare
- Ingen helsefare
Ulik helsefare medfører ulike tiltak.
Leverandøren må vurdere om det er nødvendig å informere Mattilsynet om hendelsen, og vurdere mulige alternativer sammen med involverte parter.
Følgende tiltak er aktuelle:
- Sperring
Innebærer at produktet sperres i påvente av videre undersøkelser. En sperring skal utløse en aktivitet hos distributøren/detaljisten som skal hindre at produktet når ut til forbruker. Et sperret produkt medfører at produktet blir sperret i kassen hos detaljisten.
- Tilbakekalling
Tilbakekalling er prosedyren som iverksettes når produktet kan ha kommet ut til forbruker.
Det er en mulig høy risiko for at produktene kan være helsefarlige.
Det er avgjørende for bedriften at tilbakekallingen blir gjort kjent for offentligheten. Blir forbruker informert er det viktig at leverandøren har kapasitet til å håndtere eventuelle kundehenvendelser.
I henhold til Matloven har aktørene varslingsplikt.
- Tilbaketrekking
Tilbaketrekking betyr at produktet trekkes tilbake fra distribusjonskjeden/butikk. Hensikten er å hindre at produkter kommer ut til forbruker.
Tilbaketrekking innebærer at forbruker ikke trenger å bli varslet.
I noen tilfeller kan produktet ha nådd ut til forbruker, men at det likevel gjøres en tilbaketrekking av produktet og ikke en tilbakekalling. Det forutsettes da at produktet ikke medfører noen form for helsefare og at det gjelder et lite kvantum.
- Annen håndtering
I enkelte tilfeller ønsker en leverandør å gi informasjon om et produkt til partene i verdikjeden, eksempelvis knyttet til omdømme. Dette kan gå på ulike tiltak leverandøren ønsker skal skje uten at det medfører en sperring, tilbakekalling eller tilbaketrekking.
3 Varsle berørte parter/mottakere
Alle parter som blir berørt av hendelsen skal varsles. All informasjon som vedrører saken skal registreres og følge saken til den er avsluttet.
Mattilsynet skal varsles dersom hendelsen er klassifisert som helsefare, og at det gjennomføres en tilbakekalling
4 Registrere distribusjon og hva som skal gjøres med produktet
Det skal registreres om produktet er distribuert via grossist, direkte til detaljist eller eventuelt en kombinasjon.
Det må tydelig beskrives og avtales hvordan produktene skal håndteres og hvem som har ansvar for dette.
Eksempler på håndtering:
- Distributør/detaljist kaster produktet på stedet
- Produktet settes i karantene/midlertidig sperring i påvente av videre undersøkelser
- Produktet destrueres på godkjent avfallshåndteringsanlegg
- Produktet returneres til distributør og videre til leverandør
- Forbruker skal kaste eller returnere produktet
- Produktet kan gis bort
I de tilfeller hvor produktet skal destrueres skal dette foregå på et godkjent destruksjonsanlegg, og uten at det er fare for forurensning/smitte (kontaminering).
5 Angi sporingsinformasjon for berørte partier
All relevant sporingsinformasjon for produktet skal oppgis.
Dette inkluderer
- Alle holdbarhetsdatoer
- Batch-/lot nummer for berørte partier
- SSCC koder for de logistiske enheter (paller) dette produktet er distribuert på gjennom verdikjeden
Ved korrekt merking, og at denne informasjonen tidligere er blitt sendt i EDI pakkseddel, gir dette en nøyaktig identifikasjon av de berørte partier, og muliggjør en avgrenset (kirurgisk) tilbakekalling/tilbaketrekking.
Det oppfordres også til å ta bilder av produktet slik at evt forbruker lettere kan identifisere hvilket produkt hendelsen omfatter, og hvordan dette er merket.
6 Beskrive ytterligere tiltak som skal gjennomføres, med pressemeldinger og annen tilleggsinformasjon
Ytterligere informasjon om saken kan omfatte:
- Kopi av pressemeldinger
- Nærmere opplysninger om risiko eller faremomenter ved inntak
- Info om når produktet kan forventes å være tilgjengelig igjen (friskmeldt) i de tilfelle alle produktene kalles/trekkes tilbake
- Hvor man kan finne supplerende informasjon
- En presis beskrivelse av håndtering av varen, både hos distributør og detaljist
Det anbefales at involverte parter (leverandør og kunde) gjensidig informerer hverandre før man går videre ut med informasjon.
Det er viktig at myndigheter og media informeres på riktig tidspunkt. Hvilken informasjon som kreves, avhenger av hendelsens/krisens alvorlighetsgrad og omfang.
7 Avslutte saken
Hendelsen/krisen skal avblåses når den er kommet under kontroll.
Informasjon som bør kommuniseres er:
- Tidspunktet for når et friskmeldt produkt igjen er tilgjengelig
- Identifikasjon (kjennetegn) på et friskmeldt produkt
- Økonomiske forhold (avregning, kreditering)
