197 Implementere EDI i varehandelen

Implementere EDI i varehandelen

Introduksjon til implementering av EDI i varehandelen hvor STAND sine retningslinjer skal benyttes.

Før utveksling av EDI kan finne sted må det inngås en EDI Utvekslingsavtale.

I denne spesifiseres all relevant informasjon, som:

• Hvilke parter som omfattes av EDI-avtalen
• Kontaktpersoner for ulike funksjoner hos kunde og leverandør
• Adresser som skal brukes ved utveksling av EDI-meldinger
• Hvilke EDI-meldinger som skal utveksles
• Hvilket format og versjon av EDI-meldinger som benyttes
• Hvilken måte EDI-meldingene skal utveksles på

I tillegg skal det i utvekslingsavtalen angis alle bilaterale avtaler knyttet til EDI-samhandling.

Bilaterale avtaler skal inngås på alle områder hvor det fremkommer avvik fra øvrige retningslinjer i STAND, som involverer EDI. Dette kan være på:

• Prosesser
• Tidsfrister
• Innhold i EDI-meldinger

Noen viktige avklaringer

 Gyldige formater på meldinger

STAND støtter to hovedformater;

• EANCOM, basert på UN EDIFACT-format
• XML, egenutviklet og tilpasset EANCOM-format, med unntak av faktura som er tilpasset e2b Faktura

I tillegg aksepterer noen kunder andre formater, men beskrivelse av disse er ikke del av retningslinjene for STAND.

De mest brukte av andre formater er

• EHF, utviklet av DIFI.
• e2b Faktura

Begge disse er XML-basert

Utvekslingsmåter

Det finnes ulike måter å utveksle EDI-meldinger på. Dette er ikke regulert i STAND, men avtales mellom partene. De mest relevante utvekslingsmåter er:

• Utveksle meldinger via en postkassefunksjon. Dette involverer en tredje-part som flytter inn- og utgående meldinger mellom kundens og leverandørens postboks
• Kunde og leverandør avtaler at meldinger sendes direkte til hverandres server uten å gå veien om tredjepart
• Leverandør sender og mottar meldinger via en web-portal

Introduksjon til teknisk dokumentasjon EDI

I det etterfølgende beskrives forhold som uavhengig av hvilket format EDI-meldinger utveksles på, er felles, og må vurderes/tas hensyn til ved implementering av EDI.

Målgruppen for dokumentasjonen er teknisk personale som skal implementere EDI i IT-løsningene hos kunde eller leverandør.

Det anbefales likevel sterkt at dokumentasjonen gjennomgås sammen med forretningssiden hos kunde/leverandør, da det på en rekke områder beskrives detaljert hva som må tas stilling til for at forventet samhandling skal kunne finne sted.

Teknisk dokumentasjon beskriver meldingsflyt og samhandlingsaktiviteter knyttet til dette for alle prosesser hvor EDI blir brukt, og omhandler meldingene:

• Ordre
• Ordrekvittering
• Ordrebekreftelse
• Pakkseddel
• Faktura
• Fakturakvittering

Da meldinger og samhandling kan variere for de enkelte distribusjonsformer er dokumentasjonen delt i tre deler, én for hver av distribusjonsformene:

• Leveranse over distributør
• Leveranse direkte til detaljist
• Crossdock

Retningslinjene legger vekt på at utveksling av meldinger og samhandling skal skje etter enkle og oversiktlige prinsipper som også gjør kontroll og oppfølging enklest mulig.

Til tross for dette må det inngås bilaterale avtaler på en rekke områder. Disse er beskrevet for hver distribusjonsform og prosess i etterfølgende dokumentasjon.

Bilaterale avtaler skal dokumenteres i EDI utvekslingsavtale.

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Om Ordrekvittering skal sendes
• Frist for ordrebekreftelse 
• Om Avvik fra frist på pakkseddel ved EXW
• Om Fakturakvittering skal sendes

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Ordre
  • Om ordretype Prognose skal brukes, og hvordan denne prosessen skal gjennomføres
  • Om ordretype Industriordre/representantordre skal brukes, og hvordan denne prosessen skal gjennomføres dersom denne avviker fra ordinær prosess
  • Ønsket leverings-/hentedato. Om følgende koder skal brukes:
    • Seneste leveringstidspunkt
    • Tidligste leveringstidspunkt
    • Leveringsønske i uke som begynner med…
  • Om Fritekstinformasjonskal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes

• Ordrebekreftelse
  • Om Kvantum som leveres skal sendes. Ikke anbefalt å ta med da avvik fra bestilt legges i et eget felt beregnet for dette
  • Om Tilgjengelighetsdato på vare ved midlertidig utsolgt skal sendes
  • Om Fritekstinformasjon skal kunne sendes, og hvilke tilhørende koder som skal brukes
  • Frist for når ordrebekreftelse skal sendes

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Pakkseddel
  • Om Antall lastbærere som inngår i pallutvekslingsordningenskal sendes
  • Om Antall pallplasser som forsendelsen opptar på bil skal sendes
  • Om Eksponeringsenhet skal sendes på Pakkseddel nivå 3

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Om Enkel eller avansert variant av Fakturakvittering skal sendes

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Om Ordrekvittering skal sendes
• Om Ordrebekreftelse skal sendes
• Frist for ordrebekreftelse 
• Om Pakkseddel skal sendes
• Om Fakturakvittering skal sendes

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Ordre
  • Om ordretype Industriordre/representantordre skal brukes, og hvordan denne prosessen skal gjennomføres dersom denne avviker fra ordinær prosess
  • Ønsket leverings-/hentedato. Om følgende koder skal brukes:
    • Seneste leveringstidspunkt
    • Tidligste leveringstidspunkt
    • Leveringsønske i uke som begynner med…
  • Om Fritekstinformasjonskal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes

• Ordrebekreftelse
  • Om Kvantum som leveres skal angis. Ikke anbefalt å ta med da avvik fra bestilt legges i et eget felt beregnet for dette
  • Om Tilgjengelighetsdato på vare ved midlertidig utsolgt skal angis
  • Om Fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes
  • Frist for når Ordrebekreftelse skal sendes

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Pakkseddel
  • Om Antall lastbærere som inngår i pallutvekslingsordningen skal sendes
  • Om Antall pallplasser som forsendelsen opptar på bil skal sendes
  • Om Eksponeringsenhet skal sendes på Pakkseddel nivå 3
  • Om Mengde (bestilt kvantum) skal sendes (kan bare brukes dersom Ordrebekreftelse ikke benyttes)

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Om enkel eller avansert variant av Fakturakvittering skal sendes

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Om Ordrekvittering skal sendes
• Frist for Ordrebekreftelse 
• Om Avvik fra frist på Pakkseddel ved EXW
• Om Fakturakvittering skal sendes

Spesielle forhold ved Crossdock

Erstatningsvare (alternativ vare)

Bruk av erstatningsvarer må avtales bilateralt. Erstatningsvarer kan benyttes i forbindelse med kundepakkede leveranser.

Prinsippet er at opprinnelig vare som er bestilt, blir erstattet av alternativ vare fra leverandør. Leverandør og kunde har på forhånd avtalt hvilke varer som skal kunne erstattes. Ordrebekreftelse for å beskrive avvik mellom hvilket produkt som er bestilt og hvilket som blir levert benyttes ikke i dette tilfellet.

Det kan forekomme at én varelinje kan bli erstattet med flere erstatningsvarer.

Tilleggs-varelinjer

Bruk av tilleggs-varelinjer må avtales bilateralt. Tilleggs-varelinjer kan benyttes i forbindelse med kundepakkede leveranser.

Prinsippet er at tilleggs-varelinjer benyttes dersom varen ikke er bestilt i opprinnelig ordre, men bestilles i ettertid (for eksempel pr. telefon). Leverandør og kunde har på forhånd avtalt hvilke varer som skal kunne erstattes. Ordrebekreftelse benyttes ikke i dette tilfellet.

Kundepakkede leveranser fra leverandør

Identifisering av sluttkunde/sluttmottaker

Ved kundepakkede leveranser fra leverandør er hovedregelen at sluttmottakeren identifiseres med GLN i ordremeldingen. I spesielle situasjoner hvor leverandøren ikke har tilgang til GLN, kan kunden sende med sluttmottakers navn og adresseinformasjon.

Håndteringsinstruks

Ved kundepakkede leveranser fra leverandør har kundene behov for å få angitt detaljert transportinformasjon/håndteringsinstruks ved crossdocking på transittlager. Denne type informasjon utveksles i ordremeldingen.

Håndteringsinstruks som sendes fra kunde til leverandør, angis som et strukturert fri-tekst felt.

Angivelse av SSCC

Hver enhet av kundepakkede leveranser skal merkes med SSCC. Informasjon om de enkelte enheter og knytning til SSCC sendes i pakkseddelen.

Parter

Ved Crossdock skal Kjøper eller Varemottaker identifiseresamlastingsterminalen. Sluttmottaker skal da identifisere den som mottar varene, som kan være et lager eller en detaljist.

• • Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:
    • Ordre
      • Ønsket leverings-/hentedato. Om følgende koder skal brukes:
        • Seneste leveringstidspunkt
        • Tidligste leveringstidspunkt
        • Leveringsønske i uke som begynner med…
      • Om Fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes

     

    • Ordrebekreftelse
      • Om Kvantum som leveres skal angis. Ikke anbefalt å ta med da avvik fra bestilt legges i et eget felt beregnet for dette
      • Om Tilgjengelighetsdato på vare ved midlertidig utsolgt skal angis
      • Om Fritekstinformasjon skal kunne angis, og hvilke tilhørende koder som skal brukes
      • Frist for når ordrebekreftelse skal sendes

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Pakkseddel
  • Om Antall lastbærere som inngår i pallutvekslingsordningen skal angis
  • Om Antall pallplasser som forsendelsen opptar på bil skal angis
  • Om Eksponeringsenhet skal angis på Pakkseddel nivå 3
  • Om Erstatningsvare skal kunne leveres
  • Om Tilleggsvarelinjer skal kunne legges på i leveransen/pakkseddelen
  • Om Sluttmottaker av leveransen skal kunne angis på linjenivå

Områder hvor bilaterale avtaler kan inngås:

• Om enkel eller avansert variant av Fakturakvittering skal sendes